Règles de conservation des dossiers de paie à Regina

Travail et emploi Saskatchewan 5 min de lecture · publié 24 mai 2026 Flag of Saskatchewan

Les employeurs de Regina, Saskatchewan doivent gérer les dossiers de paie pour satisfaire aux vérifications municipales, aux normes d'emploi provinciales et aux audits fiscaux fédéraux. Ce guide explique quels documents conserver, pendant combien de temps, qui applique les règles et les étapes pratiques pour les petites entreprises à Regina.

Quels dossiers conserver

Conservez des dossiers clairs et datés pour chaque employé et période de paie afin de justifier les salaires, déductions et remises. Les documents courants comprennent :

  • Registres de paie et talons de paie montrant le salaire brut, les déductions et le salaire net.
  • Feuilles de temps, enregistrements électroniques des heures ou horaires justifiant les heures travaillées.
  • Feuillets T4, sommaires et dossiers des retenues à la source.
  • Dossiers de vacances, congés, autorisations d'heures supplémentaires et paiements accessoires.
  • Preuves de remises pour le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu, ainsi que les déclarations fiscales de l'entreprise.

Les directives fédérales établissent une base pour la conservation des dossiers à des fins fiscales; consultez la page de l'ARC citée ci-dessous Directives de l'ARC sur la conservation des dossiers commerciaux[1]. Les normes d'emploi provinciales décrivent les responsabilités de l'employeur pour les dossiers de salaire et d'heures Normes d'emploi de la Saskatchewan - obligations des employeurs[2]. Les licences municipales ou inspections à Regina peuvent exiger que les dossiers d'entreprise soient disponibles pour examen Ville de Regina - licences et exécution des règlements[3].

Conservez à la fois des copies originales et des copies numériques consultables pour réduire les risques et économiser de l'espace.

Périodes de conservation et pratique recommandée

Les périodes de conservation proviennent de plusieurs autorités. Pour l'impôt fédéral et la TPS/TVH, l'ARC exige généralement la conservation des dossiers pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent; vérifiez la page de l'ARC pour les modalités exactes Directives de l'ARC sur la conservation des dossiers commerciaux[1]. Les pages provinciales et municipales peuvent ne pas indiquer une période unique consolidée pour chaque type de document.

  • Base ARC : généralement six ans pour les dossiers fiscaux; consultez l'ARC pour les détails.
  • Normes d'emploi : conservez les dossiers de paie et d'heures pendant la période requise par la province ou selon les besoins pour les plaintes ou audits.
  • Demandes municipales : conservez tout document soutenant les licences, permis ou la conformité municipale.
Si une période de conservation spécifique n'est pas indiquée sur une page municipale citée, utilisez la base ARC de six ans pour les dossiers liés aux impôts.

Sanctions et application

L'application peut être assurée par des autorités fédérales, provinciales ou municipales selon la question : l'ARC pour les impôts et les remises, les Normes d'emploi de la Saskatchewan pour les plaintes sur les salaires et les heures, et la Ville de Regina pour les vérifications liées aux licences municipales. Les montants exacts des amendes et pénalités varient selon l'instrument.

  • Organismes : Agence du revenu du Canada pour les audits fiscaux; ministère provincial responsable des normes d'emploi; Ville de Regina - exécution des règlements.
  • Pénalités monétaires : les montants précis ne sont pas indiqués sur les pages provinciales ou municipales citées; les conséquences de l'ARC pour l'absence de dossiers peuvent inclure des rajustements et des pénalités selon les modalités de l'ARC.
  • Sanctions non monétaires : ordres de production de documents, obligations de corriger des déclarations et actions judiciaires possibles selon l'autorité compétente.
  • Escalade : les pages citées n'indiquent pas de tableau d'escalade uniforme pour les infractions initiales, répétées ou continues; consultez l'autorité concernée pour les détails.
  • Recours et appels : les voies d'appel diffèrent selon l'organisme — objections et appels à l'ARC, procédures provinciales pour les normes d'emploi, voies d'appel municipales lorsque disponibles; les délais ne sont pas spécifiés sur la page municipale citée.
  • Infractions courantes : dossiers de paie manquants, T4 manquants ou incorrects, remises tardives et défaut de produire des dossiers lors d'une inspection; les pénalités varient selon l'autorité.

Formulaires et demandes

Pour les dossiers fiscaux fédéraux et les formulaires, utilisez les formulaires et services en ligne de l'ARC comme indiqué sur le site de l'ARC. Pour les plaintes provinciales ou les demandes liées aux normes d'emploi, utilisez les formulaires et canaux de plainte du gouvernement de la Saskatchewan. Les formulaires municipaux de la Ville de Regina pour les licences ou l'exécution des règlements sont disponibles sur le site de la ville. Si un numéro de formulaire municipal spécifique est requis pour une demande de dossiers, il n'est pas indiqué sur les pages municipales citées.

Comment se préparer à un audit ou une inspection

  • Organisez par employé et année : regroupez talons de paie, feuilles de temps et preuves de remises.
  • Tenez un index central : maintenez un index ou un registre simple montrant quels dossiers sont conservés et où.
  • Assurez l'accès : désignez une personne capable de récupérer rapidement les dossiers pour les inspections ou demandes.
Commencez une politique écrite de conservation et appliquez-la de manière cohérente à vos systèmes de paie.

FAQ

Combien de temps dois-je conserver les dossiers de paie à Regina ?
Suivez les directives fédérales de l'ARC (généralement six ans pour les dossiers fiscaux) et les exigences des normes d'emploi provinciales; des périodes municipales spécifiques ne sont pas indiquées sur les pages municipales citées.[1][2]
Qui inspecte les dossiers de paie ?
L'ARC inspecte pour la conformité fiscale, les normes d'emploi de la Saskatchewan appliquent les règles sur les salaires et les heures, et la Ville de Regina peut examiner les dossiers pour des questions de licence ou de règlements.[1][3]
Que faire si je ne conserve que des copies numériques ?
Les copies numériques sont acceptables si elles sont exactes, lisibles et sauvegardées; conservez les originaux si une autorité spécifique l'exige et suivez les directives de l'ARC sur les dossiers numériques.[1]

How-To

  1. Créez un calendrier de conservation qui associe chaque type de document à une période de conservation basée sur les directives de l'ARC et de la province.
  2. Mettez en place un système de classement (numérique et/ou papier) et indexez les fichiers par employé et année.
  3. Désignez un responsable de conformité pour répondre aux audits et conserver les preuves de remises et des T4.
  4. En cas d'audit, fournissez les documents demandés rapidement et suivez les instructions officielles de soumission de l'organisme demandeur.

Points clés

  • Conservez des dossiers complets et organisés par employé et année.
  • Utilisez la base ARC de six ans pour les dossiers fiscaux sauf si une autre autorité exige autrement.
  • Connaissez les organismes applicables : ARC, Normes d'emploi de la Saskatchewan et Ville de Regina.

Aide et ressources

  1. [1] Agence du revenu du Canada - Conservation des dossiers commerciaux
  2. [2] Saskatchewan - Normes d'emploi
  3. [3] Ville de Regina - Exécution des règlements

Catégories

Gouvernance et administration générales Sécurité publique Santé publique et bien-être Urbanisme et zonage Logement et normes de construction Transports Protection de l’environnement Parcs et espaces publics Affaires et protection du consommateur Fiscalité et finances Travail et emploi Éducation Droits civils et équité Élections et financement des campagnes Événements et usages spéciaux Enseignes et publicité Services publics et infrastructures Technologie et données