Règlement de Regina sur la conservation et la confidentialité des dossiers
Regina, Saskatchewan, applique des pratiques de gestion des dossiers municipales et la législation provinciale sur la vie privée. Ce guide explique les responsabilités en matière de conservation, les demandes d'accès, les mesures de confidentialité et les voies d'application pour les dossiers de la Ville de Regina détenus par les services et les contractants. Il vise les résidents, le personnel et les tiers qui traitent ou demandent des dossiers municipaux, y compris les archives, les courriels, les dossiers de construction et les dossiers de service. Lisez les sections ci‑dessous pour connaître les sanctions, les demandes, les violations courantes et les étapes pour demander des dossiers ou signaler des préoccupations.
Portée et définitions clés
Ce résumé de politique couvre les dossiers officiels de la ville créés ou reçus dans l'exercice des fonctions municipales, y compris les dossiers électroniques, les documents papier et les dossiers détenus par des contractants. « Dossier » désigne l'information consignée sous quelque forme que ce soit. « Renseignements personnels » sont traités conformément aux règles provinciales d'accès à l'information et de protection de la vie privée; l'accès et la divulgation suivent la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée de la Saskatchewan (FOIP).[1]
Principes de conservation des dossiers
- Calendriers de conservation : les services doivent respecter les calendriers de conservation municipaux et les autorités de disposition documentées.
- Sécurité : les dossiers confidentiels et personnels exigent un accès contrôlé et un stockage sécurisé.
- Transferts et archives : les dossiers permanents sont transférés aux archives municipales comme l'exige la politique municipale.
Sanctions et application
L'application principale des questions d'accès, de divulgation et de confidentialité incombe à l'administration de la Ville de Regina et aux organismes provinciaux de surveillance désignés en vertu de FOIP. Les montants exacts des amendes ou des pénalités légales en cas de manquement à la conservation des dossiers municipaux ne figurent pas de façon cohérente sur la page d'information provinciale FOIP; lorsque des amendes de règlement municipal s'appliquent, elles devraient figurer sur les pages de règlement ou d'application de la ville.[1]
- Amendes monétaires : non précisées sur la page citée; consultez le règlement de la Ville de Regina ou les avis d'application pour les montants.
- Escalade : les infractions initiales, répétées ou continues sont traitées par ordonnances administratives ou processus d'exécution; les fourchettes d'escalade précises ne sont pas précisées sur la page citée.
- Sanctions non monétaires : ordres de corriger une divulgation, directives d'arrêt de traitement, saisies de dossiers sur mandat et actions judiciaires peuvent être utilisées.
- Exécutant et inspections : l'application des règlements et le greffier municipal ou le responsable de l'accès et de la vie privée supervisent la conformité; les plaintes peuvent être soumises au contact administratif de la Ville de Regina ou via les voies d'appel FOIP provinciales.
- Recours et révision : les appels des décisions FOIP s'adressent à l'autorité provinciale de l'information et de la vie privée; les délais précis pour interjeter appel ne sont pas précisés sur la page citée.
Demandes et formulaires
Les formulaires de demande d'accès aux dossiers et de plainte en matière de vie privée sont gérés par le bureau d'accès à l'information et de la vie privée de la Ville de Regina ou par le dépôt d'une demande FOIP provinciale le cas échéant. La ville publie les instructions de soumission et les frais applicables sur ses pages officielles; si un formulaire ou des frais ne sont pas publiés, ils ne sont pas précisés sur la page citée.[1]
Infractions courantes
- Divulgation non autorisée de renseignements personnels.
- Non-respect des calendriers de conservation ou de disposition.
- Tenue de dossiers inadéquate pour les décisions, les contrats ou les permis.
- Réponses aux demandes d'accès manquantes ou incomplètes.
Comment faire
- Identifiez le dossier ou le fichier spécifique, y compris les dates et les services concernés.
- Contactez le bureau d'accès à l'information et de la vie privée de la Ville de Regina ou soumettez une demande FOIP conformément aux directives provinciales.
- Suivez les instructions de la ville pour la soumission du formulaire, joignez une pièce d'identité si requis et payez les frais publiés.
- Si vous contestez une décision, utilisez la voie d'appel provinciale auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée ou suivez le processus de révision de la ville.
FAQ
- Comment puis-je demander des dossiers de la Ville de Regina ?
- Soumettez une demande d'accès à l'information au bureau d'accès à l'information et de la vie privée de la Ville de Regina ou suivez les procédures FOIP provinciales; consultez les pages d'accès de la ville pour les formulaires et instructions.
- Combien de temps la ville conserve-t-elle les dossiers ?
- Les périodes de conservation suivent les calendriers municipaux; les durées précises pour chaque type de dossier devraient être disponibles dans le calendrier de conservation de la ville ou ne sont pas précisées sur la page citée.
- Qui applique la confidentialité et la vie privée ?
- Les bureaux administratifs de la ville appliquent la politique locale et la surveillance FOIP provinciale assure une révision indépendante; les recours et plaintes peuvent être adressés à l'autorité provinciale.[1]
Points clés
- Respectez les calendriers de conservation et sécurisez les renseignements personnels pour réduire les risques juridiques.
- Utilisez le bureau d'accès de la ville ou le processus FOIP pour les demandes et les plaintes formelles.
Aide et ressources
- Ville de Regina - Application des règlements
- Ville de Regina - Services de planification et permis
- Ville de Regina - Gestion des dossiers
- Ville de Regina - Services de stationnement