Règlement sur la conservation des documents et la confidentialité à Québec
Québec, Québec doit concilier l e2 accessibilit e9 du public et la conservation et destruction s e9curis e9e des documents. Ce guide explique comment la Ville de Québec g e8re les calendriers de conservation, la confidentialit e9 des renseignements personnels et sensibles, et fournit des e9tapes pratiques pour les demandes et la conformit e9. Pour les proc e9dures pr e9cises et les services d e2 archives municipales voir l e2 synth e8se de la Ville de Qu e9bec Ville de Québec - Gestion des documents[1].
Champ d e2 application et cadre juridique
La conservation et la confidentialit e9 des documents municipaux e0 la Ville de Québec sont r e9gies par des r e8glements municipaux, des politiques administratives et des lois provinciales sur l e2 acc e8s et la protection des renseignements qui s e8 entendent aux organismes publics. Les services municipaux doivent e9galement respecter les normes de transfert et de destruction archivistique e9tablies par les autorit e9s archivistiques.
Calendriers de conservation
Les calendriers de conservation d e9finissent les p e9riodes minimales de conservation et pr e9cisent quand les documents doivent eatre transf e9r e9s aux archives municipales ou d e9truits. Ils couvrent g e9n e9ralement les proc e8s-verbaux du conseil, permis, dossiers de licences, paie, contrats et dossiers d e2 urbanisme. Lorsqu e2 une fiche ou un calendrier municipal sp e9cifique est publi e9, il indique les p e9riodes et les mesures de disposition; s e0 e9absent, la pratique suit les orientations provinciales et les normes archivistiques.
- Types de documents : proc e8s-verbaux, r e8glements, permis, contrats, dossiers du personnel, documents financiers.
- Déclencheurs de conservation : fin d e2 année civile, fin de projet, expiration de permis.
- Disposition : transfert aux archives, destruction confidentielle, conservation permanente.
Sanctions et application
L'application des manquements e0 la conservation, e0 la protection ou e0 la communication des documents est normalement assur e9e par les unit e9s municipales de conformit e9 et peut impliquer des autorit e9s provinciales pour les violations des lois d e2 acc e8s ou de protection de la vie priv e9e. Les amendes et p e9nalit e9s gradu e9es ne sont pas pr e9cis e9es sur la page municipale cit e9e; consultez la loi provinciale et les avis municipaux en vigueur pour les montants et les fourchettes.Loi sur l'acc e8s aux documents[2]
- Amendes : non pr e9cis e9es sur la page municipale cit e9e; voir la loi provinciale pour d e9tails.
- Escalade : premi e8re infraction, r e9cidive et infractions continues : non pr e9cis e9es sur la page municipale cit e9e.
- Sanctions non mon e9taires : ordonnances de conservation ou de production de documents, injonctions, saisie de documents et ordonnances de mise en conformit e9.
- Autorit e9 habilit e9e : le Service de la conformit e9 et le bureau des archives municipales traitent la conformit e9; des r e9gulateurs provinciaux peuvent e9galement intervenir.
- Inspection et plaintes : d e9poser une plainte via les canaux municipaux d e2 acc e8s ou de contravention list e9s dans l e2 esection Aide et ressources.
- Recours et d e9lais : les voies d e2 appel et les d e9lais d e2 appel d e9pendent de l e2 instrument; les d e9lais ne sont pas pr e9cis e9s sur la page municipale cit e9e.
Formulaires et demandes
Les demandes d e2 acc e8s, les transferts d e2 archives ou les demandes sous les r e8gles d e2 acc e8s sont trait e9es selon des formulaires et des proc e9dures publi e9s. La Ville publie des consignes pour la gestion des documents et peut renvoyer e0 des modèles provinciaux; si aucun formulaire municipal de calendrier n e2 est disponible, consultez les autorit e9s archivistiques. Voir BAnQ pour les conseils aux municipalit e9s BAnQ - Services aux municipalit e9s[3].
- Formulaire de demande : v e9rifier les pages municipales d e2 acc e8s ou communiquer avec le bureau des archives pour obtenir le formulaire officiel.
- Frais : les frais e9ventuels de reproduction ou de traitement sont indiqu e9s sur les pages municipales ou mentionn e9s comme "non pr e9cis e9s sur la page cit e9e" si absents.
- D e9lais : les d e9lais de r e9ponse pr e9vus par la loi provinciale s e9appliquent; sinon se r e9f e9rer e0 la loi provinciale pour les d e9lais.
FAQ
- Comment demander un document municipal à la Ville de Québec ?
- Soumettre une demande formelle d e2 acc e8s via la page municipale ou le formulaire d e2 acc e8s d e9sign e9 ; les coordonn e9es figurent dans Aide et ressources.
- Combien de temps la ville conserve-t-elle les dossiers d e2 urbanisme et de permis ?
- Les p e9riodes de conservation varient selon le type de document ; consulter le calendrier de conservation de la ville ou le bureau des archives pour les dur e9es pr e9cises.
- Quelles protections existent pour les renseignements personnels ?
- Les municipalit e9s doivent respecter les lois provinciales sur l e2 acc e8s et la vie priv e9e et appliquer des mesures de r e9daction et de s e9curit e9 pour les donn e9es sensibles.
How-To
- Identifier le type de document et la p e9riode souhait e9e.
- V e9rifier les proc e9dures et le calendrier de conservation sur la page municipale.
- Remplir et soumettre le formulaire officiel de demande d e2 acc e8s ou contacter le bureau des archives avec les d e9tails.
- Payer les frais de reproduction le cas e9ch e9ant et attendre la r e9ponse municipale dans les d e9lais l e9gaux.
- Si refus, suivre la voie d e2 appel indiqu e9e par la municipalit e9 ou demander un r e9examen selon la loi provinciale.
Aide et ressources
- Ville de Qu e9bec - Accueil
- Service de la conformit e9 / Contr f4le des r e8glements
- Biblioth e8que et Archives nationales du Qu e9bec
- Publications du Qu e9bec - L e9gislation