R�e8glement d'approvisionnement de Qu�e9bec : respecter les r�e8gles d'action positive

Les soumissionnaires e0 Que9bec, Que9bec font souvent face e0 des attentes explicites ou implicites d'action positive et d'e9quite9 dans les approvisionnements municipaux. Cet article explique comment les soumissionnaires peuvent identifier les exigences, pre9parer des soumissions conformes et of9 trouver les re8gles municipales et provinciales qui re9gissent l'inclusion, les engagements de main-d'ceuvre et les pre9fe9rences de sous-traitance.

Quels instruments municipaux s'appliquent

Les approvisionnements municipaux e0 Que9bec sont re9gis par les politiques d'approvisionnement de la ville et les directives provinciales applicables aux contrats publics; les soumissionnaires doivent consulter les re8gles d'approvisionnement publie9es par la Ville de Que9bec et le Secre9tariat du Conseil du tre9sor pour connaeetre les obligations et les clauses recommande9es. Consultez les pages d'approvisionnement de la ville et les directives provinciales pour les clauses obligatoires et les conside9rations d'e9quite9 Approvisionnement - Ville de Que9bec^[1] et Secre9tariat du Conseil du tre9sor - approvisionnements^[2].

Comment pre9parer des soumissions conformes

• Incluez une de9claration claire dans votre soumission de9crivant comment votre entreprise re9pond aux crite8res d'action positive ou d'e9quite9, y compris les re9sultats passe9s et des objectifs mesurables.
• Joignez des preuves e0 l'appui comme des donne9es sur la main-d'ceuvre, des plans d'e9quite9 ou de diversite9 et des lettres de sous-traitants confirmant leurs engagements.
• Pre9voyez la sous-traitance : identifiez des fournisseurs admissibles (entreprises appartenant e0 des minorite9s, femmes, peuples autochtones ou organismes d'e9conomie sociale) et incluez des pourcentages de sous-traitance si demande9.
• Respectez les de9lais exige9s : de9posez les plans d'e9quite9, certificats ou formulaires avant la clf4ture; les documents tardifs sont souvent rejete9s.
• Pre9voyez un budget pour la conformite9 : les cofbts de production de rapports, de suivi ou de ve9rification par un tiers peuvent eatre admissibles, mais ve9rifiez les re8gles d'approvisionnement pour les cofbts admissibles.

Sanctions et application

L'application des conditions lie9es e0 l'action positive ou e0 l'e9quite9 est en ge9ne9ral assure9e par le service des approvisionnements de la ville, parfois avec l'appui du service juridique municipale ou du contrf4le des re8glements. Lorsqu'une soumission contient des clauses d'e9quite9 obligatoires, le non-respect peut compromettre l'attribution du contrat, les paiements en cours ou entraeener des sanctions.

• Montants des amendes : non spe9cifie9 sur la page cite9e pour les politiques d'approvisionnement municipales; consultez les pages d'approvisionnement pour d'e9ventuelles amendes mone9taires.
• c9chelonnement : mesures initiales, re9siliation de contrat, retenue de paiements ou de9sanctionnement pour re9pe9tition ou manquements continus sont possibles, mais les fourchettes pre9cises ne sont pas indique9es sur les pages cite9es.
• Sanctions non mone9taires : ordonnances de conformite9, plans correctifs, suspension ou re9siliation du contrat, re9cupe9ration de fonds et actions judiciaires peuvent eatre utilise9es.
• Autorite9 d'application et voie de plainte : le service des approvisionnements de la Ville de Que9bec applique les exigences; les coordonne9es figurent sur les pages d'approvisionnement de la ville Approvisionnement - Ville de Que9bec^[1] et les cofbtroverse ou contestations suivent les proce9dures administratives ou de recours pre9vues par la ville ou les directives provinciales Secre9tariat du Conseil du tre9sor^[2].
• Recours et de9lais : les de9lais et proce9dures d'appel figurent ge9ne9ralement dans les documents d'appel d'offres; les de9lais pre9cis ne sont pas indique9s sur les pages cite9es.
• Moyens de de9fense : les moyens usuels incluent une excuse raisonnable, un de9faut de compe9tence ou l'octroi d'une de9rogation par l'autorite9 contractante; la possibilite9 d'une de9rogation n'est pas pre9cise9e sur les pages cite9es.

Demandes et formulaires

De nombreuses municipalite9s publient des mode8les ou formulaires pour les plans d'inclusion ou d'e9quite9 sur leurs pages d'approvisionnement; lorsqu'un formulaire de la ville est exige9, il figurera dans les documents d'appel d'offres ou sur les pages de la ville. Si aucun formulaire spe9cifique n'est fournis, les soumissionnaires doivent fournir les documents demande9s selon le format indique9 dans l'appel d'offres. Les noms de formulaires, frais ou de9lais pre9cis ne sont pas indique9s sur les pages cite9es; consultez les documents d'appel d'offres et la page d'approvisionnement de la ville Approvisionnement - Ville de Que9bec^[1].

FAQ

La Ville de Que9bec exige-t-elle un plan d'action positive pour chaque appel d'offres ?

Pas toujours; certains appels d'offres comprennent des clauses obligatoires d'e9quite9 ou d'inclusion tandis que d'autres proposent des crite8res d'e9valuation volontairese2a0; consultez les documents d'appel d'offres pour les de9tails.

Quelles preuves d'efforts d'e9quite9 sont habituellement accepte9es ?

Les preuves accepte9es comprennent souvent des statistiques sur la main-d'ceuvre, des plans d'e9quite9, des engagements de diversite9 et des lettres de sous-traitants; les documents accepte9s figureront dans l'appel d'offres.

Qui contacter si un soumissionnaire ne respecte pas ses obligations ?

Signalez les proble8mes de conformite9 au gestionnaire des approvisionnements de la Ville de Que9bec indique9 dans l'appel d'offres; les coordonne9es figurent sur les pages d'approvisionnement officielles.

How-To

1. Examinez les documents d'appel d'offres pour repe9rer les clauses relatives e0 l'e9quite9 et notez les de9lais de de9pf4t.
2. Rassemblez les pie8ces justificatives : donne9es sur la main-d'ceuvre, plan d'e9quite9, lettres de sous-traitants et certifications tierces si ne9cessaire.
3. De9finissez un responsable interne de la conformité et pre9voyez la surveillance et le rapport dans la soumission.
4. De9posez tous les documents exige9s avant la clf4ture et conservez une preuve de de9pf4t pour d'e9ventuels recours.

Aide et ressources

• Approvisionnement - Ville de Que9bec
• Permis et inspections - Ville de Que9bec
• CNESST

1. [1] Approvisionnement - Ville de Que9bec
2. [2] Secre9tariat du Conseil du tre9sor - approvisionnements