R�e8glement sur la conservation et l'�e9limination s�e9curis�e9e des documents �e0 L�e9vis
L e9vis, Qu e9bec, doit g e9rer les documents de mani e8re e0 prot e9ger les renseignements personnels, assurer la dur e9e de conservation l e9gale et pr e9voir une e9limination s e9curis e9e. Ce guide r e9capitule le cadre local pour la conservation et l' e9limination s e9curis e9e des donn e9es municipales, les services responsables, les proc e9dures types et les moyens d'agir si vous devez demander une destruction ou signaler une non-conformit e9. Il s'adresse au personnel municipal, aux contractants traitant des donn e9es de L e9vis et aux r e9sidents qui souhaitent comprendre les obligations et recours pr e9vus par les r e8glements municipaux et les instruments provinciaux li e9s.
Exigences de conservation des documents
Les documents municipaux e0 L e9vis sont r e9gis par le cadre r e9glementaire de la ville et par les lois provinciales sur les archives et l'acc e8s lorsqu'applicables. Consultez les r e8glements consolid e9s de la ville et les indications du service des archives pour confirmer les dur e9es de conservation pour chaque type de document. R e8glements et r e9glementations municipales[1]
- Calendriers de conservation a0: respecter le calendrier municipal ou les directives des archives; les dur e9es sp e9cifiques sont fix e9es dans le calendrier applicable.
- Classification des documents a0: classer les documents selon les cat e9gories administratives, l e9gales, financi e8res ou de renseignements personnels.
- Gel l e9gal a0: conserver les documents faisant l'objet d'une instance, d'une v e9rification ou d'une demande d'acc e8s jusqu' e0 ce qu'une autorit e9 les lib e8re.
Pratiques d' e9limination s e9curis e9e
L' e9limination s e9curis e9e combine autorisation document e9e, m e9thodes de destruction physiques ou e9lectroniques et registre de destruction. Le service des archives ou le greffe de la municipalit e9 publie g e9n e9ralement des proc e9dures pour le d e9chiquetage, le recyclage s e9curis e9 et l'effacement e9lectronique; consultez le service des archives de L e9vis pour les proc e9dures en vigueur. Service des archives municipales[2]
- Documents papier a0: utiliser le d e9chiquetage croisé ou des entrepreneurs certifi e9s pour les documents sensibles.
- Documents e9lectroniques a0: appliquer l'effacement s e9curis e9, la d e9gaussage ou la destruction physique certifi e9e pour les supports.
- Documentation a0: consigner la date de destruction, la m e9thode, le responsable et l'autorisation de destruction.
Sanctions et application
L'application en cas de conservation ou d' e9limination inappropri e9e peut comprendre des mesures municipales et des renvois aux lois provinciales sur les archives et l'acc e8s. Les instruments en vigueur et le service qui applique doivent eatre confirm e9s dans les r e8glements municipaux et les pages du service des archives. Lorsque des amendes ou sanctions pr e9cises ne figurent pas sur les pages municipales cit e9es, cela est indiqu e9 ci-dessous comme "non sp e9cifi e9 sur la page cit e9e". Loi sur les archives et textes provinciaux connexes[3]
- Amendes mon e9taires a0: non sp e9cifi e9 sur les pages municipales cit e9es pour L e9vis; consulter les lois provinciales pour les p e9nalit e9s statutaires le cas e9ch e9ant.
- Escalade a0: non sp e9cifi e9 sur la page cit e9e; la pratique municipale peut passer d'un avertissement e0 un ordre ou e0 des amendes.
- Sanctions non mon e9taires a0: ordres de conservation, plans correctifs obligatoires, renvoi au tribunal ou aux autorit e9s provinciales.
- Autorit e9 appliquante a0: habituellement la Direction du greffe ou le Service des archives municipales; les plaintes et inspections sont trait e9es par l'administration municipale ou des agents d e9l e9gu e9s.
- Recours a0: les voies de recours et d e9lais de prescription ne sont pas sp e9cifi e9s sur les pages de L e9vis et doivent eatre confirm e9s au greffe ou par avis juridique; des voies provinciales peuvent s'appliquer.
Formulaires et demandes
La ville ne publie pas de formulaire public universel de "destruction" sur la page principale des archives; des formulaires d'autorisation internes ou des certificats de destruction peuvent eatre exig e9s par le service des archives ou le greffe. Pour les formulaires officiels et les modalit e9s, contacter la Direction du greffe ou le service des archives municipaux; certains formulaires peuvent eatre fournis sur demande ou r e9serv e9s e0 l'usage interne. Service des archives municipales[2]
- Autorisation a0: une autorisation interne de destruction ou un certificat de destruction peut eatre requis (non publi e9 sur la page cit e9e).
- Frais a0: les frais des entrepreneurs de destruction s'appliquent; les frais administratifs municipaux pour autoriser la destruction ne sont pas sp e9cifi e9s sur la page cit e9e.
FAQ
- Combien de temps L e9vis doit-il conserver ses documents?
- Les dur e9es d e9pendent du type de document et du calendrier de conservation municipal; les dur e9es sp e9cifiques figurent dans le calendrier applicable et ne sont pas list e9es en entier sur les pages cit e9es.
- Quelles m e9thodes d' e9limination sont approuv e9es?
- Les m e9thodes approuv e9es comprennent le d e9chiquetage croisé pour le papier et l'effacement certifi e9 ou la destruction physique pour les supports e9lectroniques; consultez les archives municipales pour les normes des entrepreneurs.
- Qui contacter pour demander une destruction ou signaler une e9limination inappropri e9e?
- Contacter la Direction du greffe ou le Service des archives municipales pour les autorisations, les signalements et la proc e9dure de plainte.
How-To
- Identifier le type de document et v e9rifier le calendrier de conservation ou les directives des archives.
- Demander une autorisation e9crite au service des archives ou au greffe si le document fait l'objet d'un gel ou d'une demande d'acc e8s.
- Organiser la destruction s e9curis e9e avec un entrepreneur approuv e9 ou suivre les proc e9dures municipales pour les destructions physiques/ e9lectroniques.
- Consigner l' e9v e9nement de destruction avec la date, la m e9thode, le responsable et conserver le certificat de destruction.
Key Takeaways
- Consulter toujours le service des archives ou le greffe avant d' e9liminer des documents municipaux.
- Utiliser des m e9thodes de destruction certifi e9es et conserver les certificats de destruction.
Aide et ressources
- Direction du greffe, Ville de L e9vis
- Service des archives municipales, Ville de L e9vis
- Biblioth e8que et Archives nationales du Qu e9bec (BAnQ)