Règles de conservation des dossiers du greffier de Windsor
À Windsor, Ontario, le greffier municipal et le personnel des archives corporatives sont responsables de la création, de la conservation et de la destruction des dossiers municipaux en vertu des arrêtés municipaux et de la loi provinciale. La conservation des dossiers détermine la durée de conservation des procès-verbaux, contrats, dossiers durbanisme, dossiers de permis et autres documents municipaux, quand ils peuvent être éliminés et comment répondre aux demandes daccès. Ce guide résume qui applique la conservation, les sanctions possibles en cas de non-conformité, comment trouver le texte de larrêté et les calendriers de conservation, ainsi que des étapes pratiques pour les demandes, appels et la conformité pour les résidents et le personnel municipal.
Responsabilités et portée
Le greffier municipal établit et administre les calendriers de conservation, conserve les archives de la ville et coordonne les demandes daccès à linformation. Les obligations de conservation peuvent couvrir les dossiers physiques et électroniques, les procès-verbaux, les arrêtés, les dossiers durbanisme et de construction, les permis, la paie et les dossiers financiers. Pour les coordonnées officielles du service, consultez la page du greffier municipal City Clerk[1].
Sanctions et application
Les sanctions municipales pour conservation ou destruction inappropriée des dossiers dépendent de larrêté applicable et des lois provinciales. Lorsque lintégralité dune amende ou dune sanction spécifique nest pas publiée sur la page municipale, ce montant nest pas spécifié sur la page citée et la loi provinciale ou lorganisme de surveillance peut sappliquer.
- Amendes : non spécifiées sur la page municipale citée; les règles provinciales en vertu de la LFIP peuvent sappliquer pour les manquements liés à laccès.[3]
- Escalade : les fourchettes pour première ou récidive ne sont pas spécifiées sur la page municipale citée; des ordonnances judiciaires ou des recours provinciaux peuvent être disponibles.[2]
- Sanctions non pécuniaires : ordonnances de conservation ou de production de documents, injonctions, actions en justice ou mesures de récupération archivistique le cas échéant.
- Autorité : le greffier municipal et la mise en application des arrêtés ou les services juridiques pour la conformité municipale; les plaintes publiques commencent auprès du bureau du greffier.[1]
Appels, examens et délais
Les appels des décisions daccès ou des divulgations de renseignements personnels en vertu de la LFIP sont traités par le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de lOntario; les délais pour l'examen interne et lappel externe sont régis par la LFIP et peuvent ne pas être indiqués sur les pages municipales. Si la page municipale ne publie pas de délai dappel, ce délai nest pas spécifié sur la page citée.[3]
Violations courantes
- Destruction non autorisée de procès-verbaux ou de dossiers du conseil.
- Non-respect du calendrier de conservation adopté pour les dossiers durbanisme ou de construction.
- Protections insuffisantes pour les dossiers électroniques entraînant une perte de données.
Formulaires et demandes
Les demandes daccès aux dossiers municipaux utilisent généralement un formulaire de demande daccès à linformation ou de la loi sur laccès à linformation à adresser au greffier municipal. La Ville de Windsor publie des formulaires et des instructions lorsque disponibles; sil ny a pas de formulaire publié, adressez une demande écrite au bureau du greffier pour obtenir des instructions.[1]
Procédure
Suivez ces étapes pour demander des dossiers, confirmer la conservation ou vous conformer aux obligations de conservation.
- Identifiez le type de document et la plage de dates approximative à conserver.
- Contactez le bureau du greffier pour confirmer lexistence dun calendrier de conservation ou dun arrêté et demander la période officielle de conservation.[1]
- Soumettez une demande écrite daccès à linformation ou un formulaire de LFIP si vous demandez des copies; incluez des précisions pour accélérer le traitement.
- Payezz les frais requis pour la reproduction ou les demandes formelles conformément aux instructions du greffier.
- En cas de refus, suivez la procédure municipale dexamen et envisagez un appel auprès du Commissaire à l'information de lOntario en vertu de la LFIP.[3]
FAQ
- Qui décide de la durée de conservation des dossiers?
- Le greffier municipal administre les calendriers de conservation et les arrêtés; la loi provinciale comme la LFIP peut fixer des obligations daccès et de confidentialité.
- Puis-je demander des copies des dossiers municipaux?
- Oui, par une demande écrite daccès à linformation ou de LFIP au greffier municipal; les frais et délais varient.
- Que faire si la Ville a détruit des dossiers dont jai besoin?
- Signalez immédiatement le problème au greffier municipal; si une destruction fautive est alléguée, le Commissaire à l'information peut être saisi pour examen.
Points clés
- Le greffier municipal supervise la conservation et laccès aux dossiers.
- Utilisez des demandes FOI formelles pour obtenir des copies ou confirmer la conservation.
- Les recours et la surveillance de la vie privée relèvent de mécanismes provinciaux comme la LFIP.
Aide et ressources
- City of Windsor - City Clerk
- City of Windsor - By-laws and Policies
- Information and Privacy Commissioner of Ontario
- Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA)