Commander des dossiers officiels et des copies certifiées - Whitby
00 c0 Whitby, Ontario, le greffier municipal et le personnel des archives g e8rent l'acc e8s aux dossiers municipaux, aux copies certifi e9es de d e9crets, aux proc e8s-verbaux du conseil et e0 d'autres documents officiels. Ce guide explique comment commander des copies certifi e9es, demander des dossiers (y compris les demandes en vertu de la loi sur l'acc e8s e0 l'information), les e9tapes de traitement typiques, qui applique la conservation des dossiers et o f9 payer ou faire appel. Utilisez les e9tapes ci-dessous pour les copies de d e9crets, les extraits certifi e9s et les demandes de dossiers municipaux; pour les statistiques d e9mographiques (naissances, d e9c e8s, mariages), consultez les services provinciaux dans la section Ressources.
Ce que vous pouvez commander
La Ville fournit des copies certifi e9es et des extraits pour de nombreux dossiers municipaux tels que les d e9crets adopt e9s, les proc e8s-verbaux du conseil, les dossiers de planification et de construction, les certificats de taxes fonci e8res et les dossiers de permis. Certains dossiers sont soumis e0 des restrictions d'acc e8s en vertu de la loi provinciale et peuvent n e9cessiter une demande formelle.
Comment commander
c9tapes de base pour obtenir une copie certifi e9e ou un dossier municipal :
- Identifiez le type de dossier et la date ou le num e9ro de dossier n e9cessaire.
- Contactez les Archives ou le bureau du greffier pour confirmer la disponibilit e9 et si une copie certifi e9e est propos e9e.
- Confirmez les frais et les modes de paiement; certaines demandes exigent le pr e9paiement ou une facture.
- Soumettez la demande par e9crit ou en utilisant le formulaire de demande de dossiers de la Ville si n e9cessaire, et fournissez une pi e8ce d'identit e9 si demand e9e.
- Attendez le traitement; les demandes complexes ou le mat e9riel archiv e9 peuvent prendre plus de temps ou n e9cessiter une r e9cup e9ration hors site.
- Recevez la copie certifi e9e par collecte, courrier ou livraison e9lectronique s e9curis e9e selon l'accord avec le bureau du greffier.
Demandes et formulaires
La Ville publie des directives et les formulaires de demande sp e9cifiques pour les dossiers municipaux et les demandes d'acc e8s e0 l'information sur ses pages Archives et Greffe. Si aucun formulaire n'est requis, vous pouvez soumettre une demande e9crite d e9crivant les dossiers. Pour les copies certifi e9es de d e9crets ou de proc e8s-verbaux, contactez le bureau du greffier pour confirmer le format et les frais.
Sanctions et application
L'application pour l'acc e8s aux dossiers, la divulgation ou les probl e8mes de certification des d e9crets est assur e9e par le greffier municipal et, selon le cas, par l'application des r e8glements municipaux ou les services juridiques. Les amendes, sanctions et actions d'ex e9cution d e9pendent de la loi ou du r e8glement en vigueur; consultez les pages d e9di e9es de la Ville pour des mesures pr e9cises.[2]
- Amendes mon e9taires : non sp e9cifi e9 sur la page cit e9e pour les infractions li e9es aux copies certifi e9es; v e9rifiez le texte de la loi ou du r e8glement applicable.
- c9chelonnement : les sanctions initiales, r e9p e9t e9es et permanentes ne sont pas sp e9cifi e9es sur la page cit e9e; l'ex e9cution suit les proc e9dures municipales et la l e9gislation applicable.
- Sanctions non mon e9taires : ordres de cessation de divulgation, actions judiciaires ou ordonnances administratives peuvent s'appliquer selon la violation; les recours sp e9cifiques ne sont pas d e9taill e9s sur la page cit e9e.
- Autorit e9 en charge et contact : bureau du greffier et application des r e8glements (voir Contacts dans Ressources).
- Recours et d e9lais : les voies de recours et les d e9lais sont r e9gis par la loi pertinente et ne sont pas int e9gralement d e9crites sur les pages de la Ville; confirmez les d e9lais avec le greffier.
Violations courantes
- Divulgation non autoris e9e d'informations personnelles e0 caract e8re personnel e0 des fins non conformes e0 la loi — mesures correctives possibles; sanctions non sp e9cifi e9es sur la page cit e9e.
- Utilisation d'une copie certifi e9e e0 des fins frauduleuses e0 poursuivre en justice.
- Non-r e9ponse dans les d e9lais statutaires e0 une demande d'acc e8s e0 l'information — voir la page FOI pour les recours.
FAQ
- D e9lai pour obtenir une copie certifi e9e ?
- Les d e9lais de traitement d e9pendent du type de dossier; les petites demandes peuvent eatre trait e9es le jour m eame tandis que les demandes archiv e9es ou les demandes FOI importantes peuvent prendre des semaines. Contactez les Archives pour confirmer les d e9lais.[1]
- Y a-t-il des frais pour les copies certifi e9es ?
- Les frais d e9pendent du document et du format; la page des Archives de la Ville liste les frais applicables ou donne des instructions pour confirmer les co fbts avec le greffier.[1]
- Puis-je demander des dossiers municipaux e9lectroniquement ?
- Oui, de nombreuses demandes peuvent eatre soumises par e9crit ou e9lectroniquement; suivez les instructions de soumission sur la page des Archives ou la page FOI de la Ville.[1]
How-To
- Identifiez le dossier exact, la p e9riode et tout num e9ro de dossier n e9cessaire.
- Contactez les Archives ou le bureau du greffier pour confirmer la disponibilit e9 et les exigences de certification.
- Remplissez le formulaire requis ou fournissez une demande e9crite avec vos coordonn e9es et votre pi e8ce d'identit e9.
- Payez les frais selon les instructions et pr e9cisez la collecte, l'envoi postal ou la livraison e9lectronique s e9curis e9e.
- En cas de refus ou de r e9daction, demandez les motifs par e9crit et suivez la voie d'appel avec le greffier dans les d e9lais pr e9vus.
Points cl e9s
- Contactez d'abord le bureau du greffier pour confirmer le format, les frais et le d e9lai de traitement.
- Certaines demandes exigent une demande FOI formelle; suivez le processus publi e9 par la Ville.
Aide et ressources
- Town of Whitby Records Management
- Town of Whitby Freedom of Information
- Town of Whitby Contact the Clerk
- Town of Whitby - Marriage licences