Congés de maladie payés - dossiers pour employeurs à Toronto

Travail et emploi Ontario 5 min de lecture · publié 11 février 2026 Flag of Ontario

Ce guide explique les obligations des employeurs à Toronto, Ontario, en matière d'utilisation des congés de maladie payés et de tenue des dossiers. Il résume l'orientation de la Ville de Toronto et les renseignements provinciaux connexes afin que les employeurs puissent établir des politiques, conserver les registres de paie et d'absence, et répondre aux inspections ou plaintes. L'article couvre ce qu'il faut enregistrer, les périodes de conservation recommandées, les considérations en matière de confidentialité, l'application et les voies de recours, ainsi que des étapes pratiques pour les employeurs de toutes tailles. Utilisez cette ressource pour préparer des formulaires internes, former les superviseurs et assurer la conformité aux règles applicables.

Ce qu'il faut enregistrer concernant les congés de maladie payés

Les employeurs doivent conserver des dossiers clairs et contemporains sur l'utilisation des congés de maladie payés afin de garantir l'exactitude de la paie et de se défendre contre les plaintes. Les dossiers doivent être suffisants pour démontrer le droit, les jours utilisés, les calculs de paiement et tout document justificatif reçu.

  • Nom de l'employé et identifiant (numéro d'employé ou derniers 4 chiffres du NAS si permis par les règles de confidentialité).
  • Date(s) d'absence et indication si un congé de maladie payé ou un autre type de congé a été utilisé.
  • Calcul de paie montrant les heures ou le pourcentage utilisé pour déterminer la rémunération du congé payé.
  • Tout document fourni par l'employé (par exemple, certificat médical), en respectant les limites de confidentialité.
  • Dossiers des communications concernant les demandes de congé, les approbations ou les refus.
Conservez les dossiers dans un système sécurisé et limitez l'accès au personnel RH/paie seulement.

Conservation, confidentialité et accès

Il n'existe pas de calendrier de conservation municipal unique pour les dossiers de congés de maladie payés; les employeurs doivent suivre les obligations provinciales applicables en matière de normes d'emploi et de confidentialité pour décider de la durée de conservation. Conservez les dossiers suffisamment longtemps pour répondre aux demandes de salaire ou de règlement de la ville et pour respecter les délais de prescription applicables aux réclamations.

  • Conservez les documents de paie et de congé pendant la période requise par les normes d'emploi provinciales et pour les délais de prescription des réclamations.
  • Fournissez les dossiers aux inspecteurs autorisés sur demande conformément au processus de l'autorité d'application.
  • Appliquez des mesures de confidentialité et évitez la collecte inutile de détails médicaux au-delà de ce qui est nécessaire.

Sanctions et application

La responsabilité d'application incombe à l'unité d'application des arrêtés municipaux désignée de la Ville de Toronto et/ou aux inspecteurs provinciaux des normes d'emploi selon l'instrument applicable; les employeurs doivent être prêts à répondre aux inspections et aux plaintes. La Ville de Toronto publie des orientations sur les congés de maladie payés et des contacts pour les questions ou plaintes guidance sur les congés de maladie payés[1]. Pour les normes et inspections provinciales, voir la page du gouvernement de l'Ontario sur les congés de maladie payés congés de maladie payés Ontario[2].

  • Amendes et pénalités monétaires : non précisées sur la page citée.
  • Escalade : les renseignements sur les échelles pour première infraction, récidive ou infraction continue ne sont pas précisés sur la page citée.
  • Sanctions non pécuniaires : ordonnances de conformité, ordonnances administratives ou actions judiciaires peuvent être utilisées; les sanctions spécifiques ne sont pas précisées sur la page citée.
  • Autorité d'application et voie de plainte : contactez le service d'application de la Ville de Toronto indiqué sur la page municipale pour les plaintes et le ministère provincial du Travail pour les questions provinciales guidance sur les congés de maladie payés[1].
  • Recours/appeal : les pages citées ne précisent pas les délais ou procédures d'appel; suivez les instructions sur l'avis d'application ou communiquez avec le bureau indiqué pour connaître les étapes d'appel.
Si vous recevez un avis, répondez rapidement et conservez immédiatement tous les dossiers pertinents.

Demandes et formulaires

La Ville ne publie pas de formulaire municipal spécifique pour les dossiers de congés de maladie payés sur sa page d'orientation; les employeurs conservent généralement des formulaires internes de paie et soumettent des dossiers si un inspecteur en fait la demande. La page municipale citée ne répertorie aucun formulaire standard pour la transmission des dossiers.

Étapes d'action pour les employeurs

  • Créez ou mettez à jour une politique interne sur les congés de maladie payés qui documente le droit, la méthode de calcul et la façon dont les employés demandent un congé.
  • Mettez en place un système sécurisé de tenue des dossiers pour les demandes de congé, les approbations et les calculs de paie.
  • Formez les gestionnaires à une application cohérente et aux limites de la confidentialité lorsqu'ils demandent des informations médicales.
  • En cas de plainte ou d'inspection, fournissez les dossiers demandés et suivez rapidement les instructions de l'autorité d'application.
Documentez chaque événement de congé de manière contemporaine pour réduire le risque de litige.

FAQ

Qui applique les règles sur les congés de maladie payés à Toronto?
La Ville de Toronto applique les mesures municipales le cas échéant et le ministère du Travail de l'Ontario applique les normes d'emploi provinciales; consultez les pages de la Ville et de l'Ontario pour les contacts et procédures.[1][2]
Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers de congés de maladie payés?
Il n'existe pas de période de conservation municipale unique indiquée sur la page d'orientation de la Ville; les employeurs doivent conserver les dossiers pendant la période requise par les normes d'emploi provinciales et pour les délais de prescription des réclamations.[2]
Les employeurs sont-ils tenus de collecter des certificats médicaux?
Les orientations de la Ville ne prescrivent pas de certificats médicaux obligatoires; ne collectez que ce qui est nécessaire et respectez la vie privée des employés.

How-To

  1. Concevez un modèle de suivi des congés de maladie payés qui enregistre la date, les heures, la raison (catégorie) et le calcul de la paie.
  2. Intégrez le modèle au logiciel de paie ou à un dossier RH sécurisé avec accès restreint.
  3. Formez le personnel à enregistrer le congé au moment de la demande ou dès que raisonnablement possible.
  4. Conservez les dossiers conformément aux normes d'emploi provinciales et aux conseils juridiques en cas de litige.
  5. En cas d'inspection ou de plainte, fournissez les dossiers demandés à l'inspecteur et suivez les instructions de conformité.

Points clés

  • Conservez des dossiers clairs et contemporains sur l'utilisation des congés de maladie payés et les calculs de paie.
  • Contactez la Ville de Toronto ou le ministère du Travail de l'Ontario pour obtenir des directives en cas d'application ou de plainte.[1][2]

Aide et ressources

  1. [1] Directive de la Ville de Toronto sur les congés de maladie payés
  2. [2] Informations du gouvernement de l'Ontario sur les congés de maladie payés

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