Calendrier de conservation des documents et guide des r�e9serves de confidentialit�e9 �e0 St. Catharines
Ce guide explique les calendriers de conservation des documents, les exceptions de confidentialit e9 et les e9tapes pratiques pour la gestion des dossiers publics e0 St. Catharines, Ontario. Les pratiques municipales en mati e8re de documents croisent la loi provinciale sur l'acc e8s et la protection de la vie priv e9e, et le bureau du greffier municipal est le gardien principal des dossiers de la municipalit e9. Le guide couvre l'utilisation des calendriers, les cas o f9 des documents peuvent eat re e9serv e9s pour des raisons de confidentialit e9 ou juridiques, les e9tapes de conformit e9 usuelles, et comment les r e9sidents et le personnel peuvent demander, faire appel ou signaler des probl e8mes li e9s e0 la gestion des documents municipaux.
Calendriers de conservation et confidentialit e9 - vue d'ensemble
Les calendriers de conservation municipaux d e9finissent combien de temps diff e9rentes cat e9gories de documents doivent eat conserv e9es, archiv e9es ou d e9truites. c0 St. Catharines, la politique et les services de gestion des dossiers sont coordonn e9s par le bureau du greffier municipal; les orientations officielles et le calendrier d'entreprise sont maintenus dans le cadre du programme de gestion des dossiers de la Ville Records Management[1]. Les r e8gles provinciales sur l'acc e8s et la vie priv e9e, y compris les exemptions et exceptions, sont r e9gies par la Loi sur l'acc e8s e0 l'information municipale et la protection de la vie priv e9e (MFIPPA) MFIPPA (R.S.O. 1990, c. M.56)[3].
e9l e9ments cl e9s de conformit e9
- Classes de conservation : documents administratifs, financiers, d'urbanisme, RH et juridiques sont trait e9s diff e9remment.
- D e9signation : le greffier municipal a l'autorit e9 de d e9clarer la disposition ou le transfert d'archives.
- Exceptions de confidentialit e9 : les renseignements personnels, les documents privil e9gi e9s avocat-client et les dossiers en cours d'ex e9cution ou juridiques peuvent eat re e9serv e9s en vertu de la MFIPPA.
- Les calendriers sont r e9vis e9s p e9riodiquement ; les p e9riodes de conservation refl e8tent les obligations l e9gales, fiscales ou op e9rationnelles.
Sanctions et application
L'application des obligations de conservation et des divulgations inappropri e9es implique des proc e9dures municipales et des recours provinciaux. Le greffier municipal et les contacts Acc e8s et Confidentialit e9 g e8rent la conformit e9 quotidienne et les plaintes initiales ; les recours formels sur les d e9cisions d'acc e8s sont trait e9s par le Commissariat e0 l'information et e0 la protection de la vie priv e9e de l'Ontario.
- Amendes : les montants d'amendes sp e9cifiques pour des infractions de conservation ou de divulgation ne sont pas pr e9cis e9s sur les pages de la Ville cit e9es ; consultez le texte provincial pour les infractions ou les recours administratifs MFIPPA[3].
- c9scalade : d'abord examen interne par le greffier ; ensuite appel au Commissariat pour les conflits d'acc e8s (les d e9lais sont pr e9vus par la MFIPPA).
- Sanctions non mon e9taires : ordonnances de production, directives de cessation de divulgation, actions en justice ou r e9vision judiciaire peuvent survenir.
- Responsable/contact : le greffier municipal / l'unit e9 Acc e8s et Confidentialit e9 g e8re la conformit e9 municipale ; pour les appels formels, contactez le Commissariat e0 l'information et e0 la protection de la vie priv e9e de l'Ontario.
- D e9lais et appels : les d e9lais pour les examens internes et les appels externes sont r e9gis par la MFIPPA et les r e8gles du Commissariat ; la page de la Ville r e9f e8re les demandeurs au greffier pour les d e9lais et au texte provincial pour les p e9riodes d'appel Access to Information[2].
Demandes et formulaires
La Ville accepte les demandes formelles d'acc e8s e0 l'information et fournit des consignes via la page Acc e8s e0 l'information. Le formulaire officiel, les frais applicables et les d e9tails de soumission sont publi e9s ou fournis par le greffier municipal ; lorsqu'un formulaire, un frais ou un d e9lai particulier n'est pas publi e9 sur la page de la Ville, il est "non sp e9cifi e9 sur la page cit e9e" et vous devriez contacter le greffier directement Access to Information[2].
e9tapes pour r e9sidents et personnel
- Pour demander un dossier : soumettez une demande d'acc e8s e0 l'information au greffier municipal comme indiqu e9 sur la page Acc e8s.
- Pour signaler une divulgation inappropri e9e : contactez le greffier municipal ; e9levez la question au Commissariat pour les appels.
- Pour vous conformer en tant que personnel : suivez le calendrier de conservation d'entreprise et consultez le greffier avant de d e9truire des documents.
FAQ
- Qui maintient le calendrier de conservation e0 St. Catharines ?
- Le bureau du greffier municipal maintient le programme de dossiers et les orientations de conservation ; voir la page Records Management de la Ville pour les d e9tails et les contacts.[1]
- La Ville peut-elle refuser de divulguer des documents pour des raisons de confidentialit e9 ?
- Oui. Les exemptions de confidentialit e9 et juridiques en vertu de la MFIPPA peuvent s'appliquer ; les d e9cisions sont sujettes e0 un examen interne et e0 un appel externe au Commissariat.
- Comment faire appel d'une d e9cision d'acc e8s ?
- Commencez par l'examen interne du greffier municipal, puis faites appel au Commissariat e0 l'information et e0 la protection de la vie priv e9e de l'Ontario selon les d e9lais pr e9vus par la MFIPPA ; les coordonn e9es sont sur la page Acc e8s.
How-To
- Identifiez le document recherch e9 et notez les dates et services concernés.
- Consultez la page Acc e8s e0 l'information de la Ville pour confirmer le processus et les formulaires disponibles.[2]
- Remplissez et soumettez la demande d'acc e8s e0 l'information selon les instructions du greffier, y compris tout frais ou pi e8ce d'identit e9 requis.
- Si refus e9, demandez un examen interne au greffier ; si le conflit persiste, d e9posez un appel au Commissariat selon la MFIPPA.
Points cl e9s
- Le greffier municipal est le gardien principal des dossiers et g e8re les calendriers de conservation.
- Les exceptions de confidentialit e9 sont r e9gies par la MFIPPA ; les appels vont au Commissariat.
Help and Support / Resources
- City of St. Catharines - Access to Information
- City of St. Catharines - Records Management
- Information and Privacy Commissioner of Ontario