Règlement sur l'approvisionnement équitable et les subventions de St. Catharines

À St. Catharines, Ontario, les organismes sans but lucratif qui cherchent des opportunités d'approvisionnement axées sur l'équité et des subventions municipales doivent connaître la politique d'approvisionnement de la Ville, les programmes de subventions communautaires et les démarches de candidature. Ce guide explique l'admissibilité, la recherche d'opportunités, les étapes de candidature, l'application et les appels, ainsi que les formulaires et contacts officiels pour postuler ou déposer une plainte. Il s'adresse aux gestionnaires d'organismes, responsables des appels d'offres et organisateurs communautaires travaillant avec la Ville de St. Catharines.

Comment les organismes accèdent aux opportunités d'approvisionnement équitable

La Ville de St. Catharines maintient une politique d'approvisionnement et des programmes de subventions communautaires pouvant inclure des critères d'équité ou de priorité communautaire. Les organismes doivent :

• S'inscrire comme fournisseur ou soumissionnaire auprès de la Ville et s'abonner aux bulletins d'avis d'approvisionnement; voir les informations d'achat de la Ville Purchasing Policy & Procedures^[1].
• Surveiller les appels à subventions communautaires et les fenêtres de réception sur la page des subventions de la Ville et postuler avant les dates limites publiées Community Grants^[2].
• Préparer des documents axés sur l'équité (déclarations sur la diversité, plans d'accessibilité, engagements en matière d'approvisionnement social) à joindre aux propositions.

Admissibilité et exigences courantes

Les exigences municipales typiques pour les candidats à but non lucratif comprennent des documents de statut juridique, des états financiers, une assurance et la preuve du statut d'organisme de bienfaisance ou à but non lucratif. La Ville peut également demander des références, des budgets de projet et des déclarations d'impact communautaire.

• Preuve d'incorporation ou numéro d'entreprise.
• Budget et plan de travail du projet.
• Documents d'assurance et de contrôles financiers.

Soumettre une demande pour des opportunités d'approvisionnement et des subventions

Étapes pour poursuivre les opportunités municipales :

1. Abonnez-vous aux avis d'approvisionnement et aux bulletins de subventions de la Ville.
2. Préparez les documents requis et les pièces justificatives.
3. Soumettez les propositions avant la date limite indiquée et suivez la méthode de soumission prévue (portail en ligne, courriel, pli scellé).
4. Contactez le responsable des achats ou des subventions pour des précisions avant la soumission.

Pénalités et application

L'application en cas de non-conformité liée aux achats ou aux subventions est assurée par les services corporatifs ou le bureau des achats de la Ville; les sanctions dépendent de la gravité de l'infraction. La politique d'approvisionnement décrit les règles et les recours procéduraux, mais elle ne détaille pas de montants d'amendes fixes sur la page de la politique. Pour les conditions de subvention, la page des subventions communautaires précise des conditions et peut prévoir le remboursement ou le retenue en cas de non-conformité; les montants précis ou frais ne sont pas indiqués sur les pages citées. ^{[1] [2]}

• Amendes ou remboursements: non spécifié sur la page citée.
• Escalade: la distinction entre première infraction et récidive est traitée au cas par cas; les plages ne sont pas précisées sur la page citée.
• Sanctions non monétaires: retenue de paiements, exigence de remboursement, résiliation de contrat, exclusion des futurs appels d'offres et possible renvoi à une action en justice.
• Autorité: Services corporatifs / Achats et le service qui a accordé la subvention; les plaintes se font via les contacts officiels des achats ou de gestion du programme City Purchasing Contacts^[3].
• Voie de plainte et contrôle: déposer une plainte de conformité auprès du bureau des achats ou du gestionnaire du programme indiqué dans les documents de subvention.
• Recours/appel: les voies d'appel et de révision administrative sont gérées selon la politique d'achat ou les conditions de la subvention; les délais précis pour faire appel ne sont pas indiqués sur les pages citées.
• Moyens de défense/discrétion: la Ville peut considérer les permis, dérogations, excuses raisonnables ou plans d'action correctifs; les standards discrets ne sont pas publiés sous forme fixe sur les pages citées.

Formulaires et demandes

Les formulaires et demandes sont publiés avec chaque appel d'offres ou programme de subvention. La page de la politique d'achat explique les procédures et l'inscription des fournisseurs mais n'héberge pas un formulaire universel unique; les formulaires de candidature aux subventions sont fournis sur la page des subventions communautaires lorsque le programme est ouvert. Si aucun formulaire n'est publié pour une offre spécifique, contactez le responsable du programme pour connaître la marche à suivre.^[2]

Comment faire

1. Identifiez les appels d'offres et les subventions pertinentes sur les pages d'achats et de subventions de la Ville.
2. Rassemblez l'incorporation, l'assurance, le budget et les documents soutenant l'équité.
3. Remplissez la demande ou la proposition selon les instructions et envoyez-la avant la date limite.
4. Relancez les services des achats ou du programme pour confirmation et étapes suivantes.

FAQ

Un petit organisme à but non lucratif peut-il obtenir un contrat municipal?

Oui; les organismes peuvent concourir aux contrats s'ils satisfont aux exigences de l'appel et s'inscrivent comme fournisseurs, mais les exigences varient selon le contrat et doivent être respectées intégralement.

Où trouver les dates limites des subventions?

Les dates limites sont affichées sur la page des subventions communautaires de la Ville pour chaque programme et dans les documents de l'appel.

Qui applique les règles d'approvisionnement?

Les Services corporatifs / Achats appliquent les règles d'achat; les gestionnaires de programme appliquent les conditions des subventions.

Points clés

• Inscrivez-vous comme fournisseur et surveillez les avis de la Ville pour repérer les appels centrés sur l'équité.
• Préparez les documents sur l'équité et respectez strictement les instructions de soumission.
• Contactez tôt les responsables des achats ou des subventions pour obtenir formulaires et précisions.

Assistance / Ressources

• By-law Enforcement, City of St. Catharines
• Planning & Building Services, City of St. Catharines
• City Clerk & corporate contacts, City of St. Catharines

1. [1] City of St. Catharines Purchasing Policy & Procedures
2. [2] City of St. Catharines Community Grants
3. [3] City of St. Catharines Purchasing Contacts and Supplier Registration