Dépistage des bénévoles et des contractants - Règlements de St. Catharines

À St. Catharines, Ontario, les municipalités et l'administration municipale exigent un dépistage raisonnable des bénévoles et des contractants pour protéger les personnes vulnérables, assurer l'équité et répondre aux attentes en matière d'assurance et de sécurité au travail. Ce guide explique comment le dépistage est généralement géré par les ressources humaines de la ville et les secteurs de programme, quelles vérifications et pièces justificatives sont couramment demandées, et où trouver les directives officielles de la Ville de St. Catharines.

Ce que couvre le dépistage

Le dépistage pour la conformité en matière d'équité comprend généralement : l'évaluation des risques selon le rôle, les vérifications du secteur vulnérable ou des antécédents judiciaires lorsque le rôle implique un accès non supervisé aux enfants ou à d'autres personnes vulnérables, les vérifications de références, la preuve de formation (y compris sur l'accessibilité et la sensibilisation à l'équité), et des clauses contractuelles exigeant la non-discrimination et la confidentialité. Les programmes de la Ville peuvent également exiger des preuves d'assurance ou des attestations de sécurité au travail lorsque des entrepreneurs effectuent des travaux sur site.

• Évaluation des risques basée sur le rôle et dépistage proportionnel aux fonctions.
• Vérifications des antécédents policiers / secteur vulnérable pour les rôles avec accès non supervisé.
• Vérifications de références et formation documentée sur l'équité et l'accessibilité.
• Certificats d'assurance et preuves WSIB pour les contractants lorsque requis.

Pour les occasions de bénévolat gérées par la Ville et les exigences spécifiques aux programmes, les candidats sont dirigés vers les informations et instructions de la Ville sur les vérifications et les étapes de candidature requises^[1].

Confidentialité, droits de la personne et conservation des dossiers

Le dépistage doit respecter les obligations en matière de confidentialité et de droits de la personne. Ne recueillir que ce qui est raisonnablement nécessaire, conserver les dossiers selon des périodes de conservation documentées et sécuriser les renseignements personnels sensibles. Lorsqu'une vérification des antécédents est requise, la Ville spécifie généralement les formes acceptables de vérification et peut exiger des originaux ou des copies certifiées. Les demandes visant à limiter ou omettre certaines données personnelles doivent être gérées par les ressources humaines ou le secteur de programme responsable des bénévoles ou de l'administration des contrats.

Sanctions et application

L'application des exigences de dépistage découle généralement d'un contrat municipal, des conditions d'un programme ou d'un règlement municipal appliqué par les services municipaux. Les montants d'amende spécifiques ou les pénalités monétaires pour non-respect du dépistage ou des exigences d'équité ne figurent pas généralement sur une page consolidée unique et peuvent être traités par des réparations contractuelles, la suspension du programme ou des mesures administratives.

• Autorité d'application : By-law Enforcement et le service municipal responsable ou l'unité des ressources humaines; les plaintes et les questions de conformité peuvent être signalées via la page de contact du service de réglementation municipale^[2].
• Montants d'amende : non précisés sur la page citée.
• Escalade : non précisée sur la page citée; peut inclure des avertissements, la suspension ou la résiliation de contrats et des renvois aux tribunaux ou à des processus administratifs.
• Sanctions non monétaires : ordres de se conformer, suspension des privilèges de bénévolat, résiliation de contrats et recours civils ou contractuels.
• Recours/contestations : délais et voies d'appel formelles non précisés sur la page citée; les appels sont généralement traités par le service administratif responsable.

Demandes et formulaires

La page d'information sur le bénévolat de la Ville énumère les étapes de candidature et les éventuelles vérifications d'antécédents exigées pour les bénévoles; les numéros de formulaire spécifiques et les montants de frais ne sont pas précisés sur la page citée et les candidats sont invités à suivre les instructions sur cette page officielle pour connaître les exigences actuelles^[1].

Étapes d'action pour les organisations et les candidats

• Vérifier la description du rôle et déterminer si le rôle exige une vérification du secteur vulnérable ou des antécédents policiers.
• Contacter le service municipal ou les ressources humaines pour confirmer les exigences avant l'intégration.
• Collecter uniquement les renseignements nécessaires et les stocker en toute sécurité avec des limites de conservation claires.
• Si une personne est refusée ou retirée pour non-conformité, suivre la voie d'appel ou de règlement de contrat indiquée par le service administrateur.

FAQ

Tous les bénévoles ont-ils besoin d'une vérification des antécédents?

Pas toujours; cela dépend du rôle et de l'accès non supervisé aux enfants ou aux personnes vulnérables. La page bénévole de la Ville explique les exigences selon les rôles^[1].

Qui applique les exigences de dépistage?

By-law Enforcement et le service municipal ou l'unité des ressources humaines compétents gèrent la conformité et les plaintes^[2].

Y a-t-il des frais pour les vérifications?

Les frais pour les vérifications policières ou du secteur vulnérable sont fixés par le service de police ou le fournisseur de vérification et ne sont pas précisés sur la page de la Ville; suivez les instructions de la page de bénévolat pour les étapes actuelles^[1].

How-To

1. Identifier les besoins de dépistage selon le rôle et le contact avec des personnes vulnérables.
2. Contacter le service municipal ou les ressources humaines pour obtenir les exigences et formulaires spécifiques.
3. Remplir les demandes requises et obtenir les vérifications policières ou certifications demandées.
4. Soumettre les documents à la Ville ou à l'administrateur du contrat et confirmer la réception avant de commencer les fonctions.

Points clés

• Le dépistage doit être proportionnel au rôle et documenté.
• Ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires et suivre les instructions de la Ville pour les vérifications.
• Contacter tôt les ressources humaines ou le service gestionnaire pour confirmer les exigences.

Aide et ressources

• By-law Enforcement - City of St. Catharines
• Volunteering - City of St. Catharines
• Human Resources - City of St. Catharines
• Planning & Building - City of St. Catharines

1. [1] City of St. Catharines - Volunteering information and application guidance
2. [2] City of St. Catharines - By-law Enforcement contact and compliance information