Règlement sur la conservation des dossiers numériques de Richmond Hill
Richmond Hill, Ontario applique des règles et procédures pour conserver, auditer et éliminer les dossiers numériques municipaux afin de respecter les obligations légales, opérationnelles et archivistiques. Cette page explique comment ces règles s'appliquent aux services municipaux, aux entrepreneurs et aux membres du public qui demandent l'accès aux dossiers archivés, et comment préparer les dossiers pour leur transfert aux Archives municipales. Pour les notices officielles sur les fonds et les procédures d'accès, consultez les directives des archives et les ressources de gestion des dossiers Municipal Archives[1].
Portée et fondement juridique
Les pratiques de la ville en matière de dossiers numériques couvrent les documents électroniques, les courriels, les bases de données, les données géospatiales et les fichiers nés numériques créés ou reçus dans le cadre des affaires municipales. Les instruments de contrôle comprennent les politiques de gestion des dossiers de la ville et le règlement municipal sur la conservation des dossiers ou le calendrier administratif, ainsi que les lois et règlements de l'Ontario applicables en matière d'accès, de protection de la vie privée et de conservation des dossiers. Lorsque la ville se réfère aux normes provinciales, des lois provinciales comme la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act peuvent s'appliquer; consultez les pages de politique pertinentes pour la citation et l'applicabilité.
Exigences clés pour les dossiers numériques
- Maintenir des calendriers de conservation clairs identifiant la période de conservation, le service responsable et l'action de disposition.
- Garantir que les dossiers restent lisibles et conserver les métadonnées associées décrivant le contexte, le créateur et les modifications.
- Respecter les transferts programmés des dossiers d'archives vers les Archives municipales lorsque les périodes de conservation sont atteintes.
- Protéger les dossiers soumis à des restrictions d'accès ou de confidentialité et appliquer les censures requises en vertu des lois applicables.
Sanctions et application
Les montants d'amende spécifiques pour les violations des règles de conservation ou de destruction des dossiers ne sont pas indiqués sur les pages municipales citées; consultez les instruments de conservation et le texte du règlement pour connaître les amendes ou pénalités administratives éventuelles Records retention information[2].
- Montants d'amende : non précisés sur la page citée.
- Escalade : plages pour première, récidive et infraction continue non précisées sur la page citée.
- Sanctions non pécuniaires : ordonnances de conservation ou de production, directives de conformité et actions judiciaires peuvent être utilisées ; les mesures et procédures spécifiques sont fixées par le service exécuteur ou par la loi.
- Autorité d'application : le greffier municipal et l'application des règlements administrent la conformité et les demandes de dossiers ; les plaintes et inspections sont traitées par les canaux officiels de la ville.
- Recours et délais : les voies d'appel et les délais dépendent de la mesure ou de la décision précise et sont décrits dans l'instrument de contrôle ou les dispositions d'appel statutaires ; lorsque les délais ne sont pas publiés sur la page citée, ils ne sont pas précisés sur la page citée.
Formulaires et demandes
La ville publie les formulaires de transfert et d'accession lorsqu'ils sont applicables ; si un numéro de formulaire, des frais ou un délai précis est requis, il sera indiqué sur les pages de gestion des dossiers ou des archives liées ci-dessus. Si aucun formulaire public n'est publié, contactez le greffier municipal ou les Archives municipales pour obtenir des instructions.
Comment se conformer - étapes pratiques
- Identifier les types de dossiers et les associer au calendrier de conservation de la ville.
- Appliquer des pratiques cohérentes de nommage de fichiers et de métadonnées pour préserver le contexte et l'authenticité.
- Planifier les transferts aux Archives municipales pour les dossiers d'archives à la fin des périodes de conservation.
- En cas de doute, soumettre une demande de conservation ou de disposition à l'équipe de gestion des dossiers pour examen.
FAQ
- Qui applique les règles de conservation des dossiers numériques ?
- Le greffier municipal et l'application des règlements administrent la conformité et les Archives municipales conseillent sur les transferts d'archives.
- Puis-je demander l'accès aux dossiers numériques archivés ?
- Oui ; les demandes suivent les procédures d'accès des Archives municipales et peuvent nécessiter une demande formelle ou des frais comme indiqué sur la page des archives.
- Que faire si un dossier est supprimé par erreur ?
- Signalez l'incident immédiatement à la gestion des dossiers et au greffier municipal afin de préserver les sauvegardes et d'entamer la récupération ou l'enquête.
How-To
- Identifier le dossier et son service responsable.
- Consulter le calendrier de conservation pour confirmer la durée et la disposition.
- Remplir tout formulaire de transfert requis et en informer les Archives municipales.
- Soumettre le dossier de transfert et conserver une preuve du transfert à des fins d'audit.
Points essentiels
- Respecter le calendrier de conservation de la ville pour éviter la perte de dossiers essentiels.
- Conserver les métadonnées et le format afin d'assurer l'accessibilité à long terme.
Aide et ressources
- By-law Enforcement, City of Richmond Hill
- Municipal Archives, City of Richmond Hill
- Records Management / City Clerk, City of Richmond Hill
- Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (Ontario)