Exigences de declaration de diversite des fournisseurs - Richmond Hill
Richmond Hill, Ontario exige que les fournisseurs travaillant avec la ville respectent les attentes en matiere de declaration afin de soutenir l'equite et la transparence dans les marches publics. Ce guide explique qui doit declarer, les elements de donnees typiquement demandes par l'approvisionnement municipal, la facon dont la ville applique les obligations de declaration et les etapes pratiques pour se conformer lors de la soumission d'offres a Richmond Hill.
Champ d'application et qui doit declarer
Les autorites d'approvisionnement et d'achats de la ville appliquent generalement la declaration de diversite aux fournisseurs soumissionnant ou adjudicates de contrats publics au‑dessus de seuils specifies. La declaration vise en general les entrepreneurs principaux et les fournisseurs majeurs plutot que les petits fournisseurs occasionnels. Pour les procedures d'approvisionnement et les seuils de la ville, consultez les pages d'approvisionnement de la Ville de Richmond Hill[1].
Exigences de declaration
La declaration de diversite des fournisseurs demande communement des informations societaires et des donnees demographiques auto‑declarees concernant la propriete, la direction et la composition de la main‑d'oeuvre. Les champs exacts, les seuils et les delais sont definis par la politique d'approvisionnement de Richmond Hill ou les documents d'appel d'offres.
- Details de propriete (noms des proprietaires, pourcentages de participation) - non specifies sur la page citee[1]
- Taille de l'entreprise et classification NAICS/sectorielle - non specifies sur la page citee[1]
- Categories d'equite auto‑declarees (par exemple autochtone, minorite raciale, entreprise détenue par des femmes) - voir l'orientation sur l'equite de la ville[2]
- Frequence de declaration et delais tels qu'indiques dans les documents d'appel d'offres ou de contrat - non specifies sur la page citee[1]
Traitement des donnees, confidentialite et vie privee
Richmond Hill doit concilier transparence et obligations de confidentialite en vertu des lois ontariennes sur la vie privee; l'utilisation des donnees personnelles ou demographiques par la ville est regie par les politiques municipales en matiere de confidentialite et de gestion des dossiers. Pour le contexte des cadres d'equite de la ville, consultez les pages sur l'equite, la diversite et l'inclusion de Richmond Hill[2].
Sanctions et application
L'application des obligations de declaration des fournisseurs a Richmond Hill est administree par les canaux de passation des marches, de respect des contrats et des arretés municipaux. Les amendes monétaires precises, les regles d'escalade et les montants des sanctions sont definies dans les documents d'approvisionnement ou les arretés applicables; si un montant ou un calendrier n'est pas affiche sur les pages officielles, il est indique ci‑dessous comme non spécifié sur la page citee.
- Montants d'amende: non specifies sur la page citee[3]
- Escalade pour infractions repetees ou continues: non precise sur la page citee[3]
- Sanctions non monetaires: suspension de contrat, retenue de paiements, resiliation, ordonnances de mise en conformité ou radiation des listes de fournisseurs; mesures specifiques non precisees sur la page citee[1]
- Autorite d'application et inspections: Achats corporatifs et l'application des arretés ou l'administrateur du contrat assurent le respect; les pages de contact officielles figurent sur le site de la ville[1]
- Voies d'appel et delais: les mecanismes d'appel et les delais sont prevus par les documents d'approvisionnement ou l'arreté applicable; delais specifiques non specifies sur la page citee[3]
Formulaires et procedures
La ville publie generalement les instructions de declaration ou les formulaires avec les documents d'appel d'offres ou via le portail d'inscription des fournisseurs. Si aucun formulaire specifique n'est publie pour un marche, les fournisseurs doivent suivre les instructions de l'appel d'offres ou contacter les Achats corporatifs. Les pages d'approvisionnement de la ville listent les ressources actuelles pour les appels d'offres et l'inscription des fournisseurs[1].
Violations courantes
- Omission de soumettre les informations de diversite requises dans les delais prevus
- Declarations de diversite fausses ou trompeuses
- Absence de conservation de documents a l'appui des declarations
FAQ
- Qui doit remplir les declarations de diversite des fournisseurs?
- Les fournisseurs nommes dans les documents d'appel d'offres ou adjudicates de contrats comprenant des obligations de declaration doivent se conformer; les details figurent dans chaque appel d'offres ou politique d'approvisionnement[1].
- Les auto-declarations de diversite sont-elles obligatoires?
- Cela depend de l'appel d'offres ou de la politique; certaines divulgations sont volontaires tandis que d'autres sont des exigences contractuelles — consultez les documents d'approvisionnement ou contactez les Achats corporatifs[1].
- Comment les informations sont-elles utilisees et proteges?
- Les donnees sont utilisees pour le rapport d'equite municipal et la planification d'approvisionnement et sont gerees selon les politiques municipales sur la vie privee et la gestion des dossiers[2].
How-To
- Examinez les instructions de l'appel d'offres pour les exigences specifiques et les delais.
- Rassemblez les dossiers verifies et les donnees demographiques volontaires des proprietaires et de la direction.
- Remplissez le formulaire requis ou uploadez les declarations via le portail fournisseur selon les directions du document d'approvisionnement.
- Conservez les justificatifs et repondez rapidement a toute demande de verification de la ville.
- En cas d'avis de non‑conformite, suivez les instructions d'appel ou de revision et contactez les Achats corporatifs.
Points essentiels
- Verifiez chaque appel d'offres pour les exigences et delais specifiques.
- Conservez des dossiers precis pour soutenir les declarations faites a la ville.
- Contactez les Achats corporatifs ou l'Application des arretés pour toute clarification necessaire[1].
Aide et ressources
- City of Richmond Hill - Doing Business with the City
- City of Richmond Hill - Equity, Diversity and Inclusion
- City of Richmond Hill - By-laws
- City of Richmond Hill - By-law Enforcement