Exigences d'équité pour les marchés publics d'Ottawa - Guide du règlement

Ottawa, Ontario exige que les marchés publics prennent en compte les objectifs d'équité et d'inclusion en plus de la valeur et de l'équité contractuelle. Cet article résume la manière dont les exigences d'équité sont décrites par les ressources d'approvisionnement de la Ville d'Ottawa, les bureaux chargés de l'application et les mesures pratiques que les fournisseurs et les groupes communautaires peuvent prendre pour se conformer ou soulever des préoccupations.^[1] Il s'appuie sur les pages Web et les descriptions de programmes de la Ville en vigueur; lorsqu'une sanction, un frais, un formulaire ou un délai spécifique n'est pas publié sur une page officielle, nous l'indiquons et identifions le bureau concerné.^[2]

Ce que signifient les exigences d'équité dans les marchés

Le programme d'approvisionnement d'Ottawa comprend des objectifs sociaux et d'équité qui peuvent influencer les critères d'évaluation, la mobilisation des fournisseurs et les initiatives d'approvisionnement social ciblées. Ceux-ci peuvent inclure des objectifs de diversité des fournisseurs, des facteurs de valeur sociale ou des avantages communautaires négociés dans les contrats; les clauses obligatoires exactes dépendent du processus d'approvisionnement spécifique et des documents de sollicitation.^[3]

Sanctions et exécution

Les pages d'approvisionnement de la Ville attribuent la supervision aux Services d'approvisionnement (Supply and Services) et aux bureaux connexes pour la conformité contractuelle; les mesures d'exécution et les pénalités monétaires spécifiques sont généralement régies par les documents d'approvisionnement et le Règlement sur l'approvisionnement ou les conditions contractuelles. Lorsque les pages publiques de la Ville ne listent pas d'amendes explicites ou de barèmes de pénalité, cela est indiqué ci-dessous.

• Amendes monétaires : non spécifié sur la page citée.
• Escalade : le traitement des premières, répétées ou continues infractions n'est pas spécifié sur la page citée.
• Sanctions non monétaires : les mesures possibles comprennent des avis de contrat, la résiliation, la suspension ou l'exclusion des futurs marchés, et l'obligation de remédier au non-respect ; les mesures précises dépendent des conditions contractuelles ou du Règlement et ne sont pas entièrement énumérées sur les pages citées.
• Autorité d'application et voie de plainte : les Services d'approvisionnement s'occupent de la conformité aux approvisionnements; les plaintes peuvent être déposées auprès des Services d'approvisionnement ou du greffier municipal comme indiqué sur les pages de la Ville.^[1]
• Recours et révisions : les processus formels de contestation ou de règlement des différends sont définis par les conditions de sollicitation ou le Règlement sur l'approvisionnement ; les délais précis pour les appels ne sont pas spécifiés sur la page citée.

Demandes et formulaires

La Ville publie des portails d'inscription des fournisseurs et d'opportunités d'approvisionnement pour les fournisseurs ; les formulaires ou certifications spécifiques de conformité à l'équité sont publiés dans les sollicitations individuelles lorsque requis. Si aucun formulaire spécifique n'est requis, cela sera indiqué dans les documents de sollicitation ou les instructions aux fournisseurs sur le portail d'approvisionnement. Lorsqu'un formulaire nommé ou un numéro n'apparaît pas sur les pages citées, il n'est pas spécifié sur la page citée.

Comment la conformité est évaluée

L'évaluation des engagements d'équité intervient normalement lors de l'évaluation des propositions et du suivi du contrat. Les évaluateurs tiennent compte des critères de sollicitation ; le suivi après l'attribution peut exiger des rapports de la part du fournisseur lorsque des avantages communautaires ou des résultats d'équité font partie du contrat.

• Évaluation : les facteurs d'équité sont évalués conformément aux critères énoncés dans la sollicitation.
• Rapport : les conditions contractuelles peuvent exiger des rapports périodiques sur les résultats ou les avantages communautaires.
• Remédiation : des actions correctives peuvent être exigées en vertu des conditions contractuelles si les livrables ne sont pas respectés.

FAQ

L'Ville d'Ottawa exige-t-elle des plans d'équité pour chaque offre ?

Pas nécessairement ; les exigences d'équité ou d'approvisionnement social apparaissent lorsqu'elles sont spécifiées dans les documents de sollicitation ou les avis de programme et ne sont pas universellement obligatoires pour tous les marchés.

Qui applique les engagements d'équité dans les contrats ?

Les Services d'approvisionnement sont le bureau principal pour la conformité aux approvisionnements et l'administration des contrats ; d'autres bureaux peuvent être impliqués selon le programme ou la matière.

Quelles sanctions s'appliquent en cas de non-conformité ?

Les amendes ou barèmes de pénalités spécifiques ne sont pas spécifiés sur les pages d'approvisionnement de la Ville citées et sont généralement définis dans les conditions contractuelles ou le Règlement sur l'approvisionnement le cas échéant.

Comment faire

1. Examinez attentivement les documents de sollicitation pour connaître les exigences d'équité ou d'approvisionnement social.
2. Contactez les Services d'approvisionnement pour obtenir des clarifications avant de soumettre une offre.
3. Incluez des déclarations claires et fondées sur des données et des engagements mesurables dans votre proposition pour démontrer comment vous répondez aux objectifs d'équité.
4. Si vous pensez qu'un soumissionnaire ou un contrat viole les engagements d'équité, rassemblez la documentation et déposez une plainte auprès des Services d'approvisionnement selon les instructions de contact sur les pages d'approvisionnement de la Ville.^[1]

Points clés

• Vérifiez chaque sollicitation pour les critères d'équité ; ils varient selon l'opportunité.
• Signalez les préoccupations aux Services d'approvisionnement tôt et conservez des preuves.
• Lorsque requis, incluez des résultats mesurables et des plans de rapport dans votre offre.

Aide et ressources

• Ville d'Ottawa - Approvisionnement
• Faire des affaires à Ottawa - Ressources d'approvisionnement
• Ville d'Ottawa - Équité et inclusion
• Contacts des Services d'approvisionnement

1. [1] Ville d'Ottawa - Approvisionnement
2. [2] Faire des affaires à Ottawa - Ressources d'approvisionnement
3. [3] Ville d'Ottawa - Équité et inclusion