Estimation des frais et renonciation aux frais pour demandes de documents - Ottawa

À Ottawa, Ontario, les demandes de documents municipaux et toute demande d'estimation des frais ou de renonciation aux frais sont traitées par le Bureau d'accŕs à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville d'Ottawa. La Ville explique comment faire une demande d'accès à l'information, y compris les frais de demande standard de 5 $ et les directives pour demander une estimation ou une renonciation des frais sur ses pages d'accès City of Ottawa access information^[1]. Les demandes sont traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (MFIPPA) de l'Ontario, qui établit le cadre légal pour les délais, les prolongations et les appels Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA)^[2].

Comment demander une estimation des frais ou une renonciation

Pour demander une estimation des frais ou demander une renonciation des frais lors du dépôt d'une demande d'accès à l'information, incluez une déclaration claire dans votre lettre de demande ou sur le formulaire de la Ville indiquant que vous souhaitez une estimation des frais et si vous demandez une renonciation. Indiquez précisément les documents recherchés, fournissez une justification pour la renonciation (par exemple, intérêt public ou difficulté financière) et fournissez des coordonnées pour le suivi.

Étapes pratiques

• Remplissez le formulaire de demande d'accès à l'information de la Ville d'Ottawa ou envoyez une demande écrite signée avec les détails des documents que vous souhaitez.
• Incluez une demande spécifique d'estimation des frais et indiquez si vous demandez une renonciation, avec des raisons et des détails à l'appui.
• Fournissez des coordonnées claires afin que le bureau d'accès et de la vie privée puisse vous joindre pour discuter de la portée, de l'estimation et de tout dépôt requis.

Sanctions et application

Les demandes d'estimation des frais et de renonciation sont des questions administratives traitées par le Bureau d'accŕs à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville; elles sont régies par la MFIPPA et les procédures municipales associées. La Ville applique la conformité par des décisions administratives et en offrant des examens internes et des appels au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario lorsque cela s'applique. Les montants précis des sanctions pécuniaires pour une mauvaise gestion des demandes ou la rétention de documents sont régis par la MFIPPA et les ordonnances connexes; les montants et les schémas précis ne sont pas précisés sur la page d'accès de la Ville citée ci-dessus City of Ottawa access information^[1] ni dans la page de la loi MFIPPA citée ci-dessus MFIPPA^[2].

• Autorité d'application : Bureau d'accès à l'information et de la protection de la vie privée de la Ville d'Ottawa (décisions et application administratives).
• Examen externe : Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (appels et ordonnances sous la MFIPPA).
• Délais juridiques : la MFIPPA établit des délais de réponse (généralement 30 jours pour que l'institution réponde); voir la MFIPPA pour la disposition exacte et les règles de prolongation.
• Dépôts et paiements : les institutions demandent couramment un dépôt basé sur l'estimation; les règles exactes de dépôt sont établies par la MFIPPA et la pratique municipale et ne sont pas entièrement détaillées sur la page de la Ville citée ci-dessus.
• Recours non pécuniaires : examen interne par la Ville, ordonnances du Commissariat et procédures judiciaires possibles.

Formulaires et demandes

La Ville publie un formulaire de demande d'accès à l'information et indique un frais de demande de 5 $ sur ses pages d'accès; les méthodes de paiement et de soumission (courrier, courriel, formulaire en ligne) sont indiquées sur la page de la Ville citée ci-dessus. Si aucun formulaire municipal distinct n'est requis, la Ville accepte une demande écrite signée décrivant les documents recherchés. Pour le nom exact des formulaires, les frais et les adresses de soumission, consultez la page d'accès de la Ville d'Ottawa pour le formulaire et les instructions à jour City of Ottawa access information^[1].

Comment la Ville examine les demandes de renonciation

Lorsqu'une renonciation est demandée, le personnel de la Ville d'accŕs et de la vie privée examinera la justification écrite au regard des critères de la MFIPPA et de la pratique municipale, en tenant compte d'éléments comme l'intérêt public de la divulgation et la difficulté financière du demandeur. Le responsable de l'institution dispose d'un pouvoir discrétionnaire en vertu de la MFIPPA pour renoncer aux frais dans les cas appropriés, mais la Ville peut exiger des pièces justificatives. Si la renonciation est refusée, le demandeur peut payer les frais estimés ou demander un examen externe au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Consultez la MFIPPA pour la discrétion statutaire et les mécanismes d'appel MFIPPA^[2].

FAQ

Comment demander une estimation des frais à la Ville ?

Indiquez clairement une demande d'estimation des frais sur le formulaire de demande d'accès à l'information ou dans votre demande écrite signée; fournissez une description précise des documents et des coordonnées pour que le personnel détermine la portée.

Comment demander une renonciation des frais ?

Demandez la renonciation par écrit lors du dépôt de la demande d'accès, expliquez les motifs (intérêt public ou difficulté financière) et joignez les pièces justificatives; la Ville examinera la demande en vertu de la MFIPPA.

Combien de temps pour obtenir une estimation ou une décision sur la renonciation ?

La Ville traite les demandes selon les délais de la MFIPPA; les institutions ont généralement 30 jours pour répondre, bien que des prolongations puissent s'appliquer—voir la MFIPPA pour les détails.

How-To

1. Identifiez les documents nécessaires et rassemblez les informations de référence.
2. Remplissez le formulaire de demande d'accès à l'information de la Ville d'Ottawa ou préparez une demande écrite signée décrivant les documents et demandez explicitement une estimation des frais et/ou une renonciation.
3. Joignez des pièces justificatives pour une demande de renonciation si vous invoquez une difficulté financière ou expliquez la base d'intérêt public pour la divulgation.
4. Soumettez la demande et les frais de 5 $ comme indiqué sur le formulaire ou la page Web de la Ville; demandez une estimation écrite des frais.
5. À la réception de l'estimation, décidez de payer un dépôt requis et de poursuivre, ou demandez un examen interne ou un appel au Commissariat si nécessaire.

Points clés

• Utilisez le formulaire d'accès de la Ville et demandez expressément une estimation ou une renonciation par écrit.
• Fournissez des raisons et des documents pour la renonciation afin d'aider la Ville dans son évaluation.
• La MFIPPA prévoit des délais et des voies d'appel; envisagez le Commissariat pour un examen externe.

Aide et ressources

• Ville d'Ottawa - Accès à l'information et vie privée (contacts et formulaires)
• Service Ottawa (contact et options de service)
• Ville d'Ottawa - Application des règlements municipaux

1. [1] City of Ottawa - Making an access to information request
2. [2] Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) - Ontario