Demander une prise en compte de l'équité en vertu du règlement d'approvisionnement d'Oakville
À Oakville, Ontario, les soumissionnaires souhaitant une prise en compte particulière de l'équité ou de la diversité dans les processus d'approvisionnement doivent suivre les directives municipales en matière d'approvisionnement et d'équité. Ce guide explique où faire la demande, quel bureau examine les demandes, comment les facteurs d'équité sont pris en compte dans l'évaluation des offres et les étapes pratiques pour documenter et soumettre une demande.
Qu'est-ce que la prise en compte de l'équité en approvisionnement?
La prise en compte de l'équité signifie permettre aux équipes d'approvisionnement municipales de tenir compte d'objectifs sociaux, économiques ou de diversité lors de l'évaluation des offres, lorsque les règles d'approvisionnement et l'appel d'offres le permettent. La Division des achats d'Oakville publie des procédures d'approvisionnement et des documents d'appel d'offres indiquant si des critères d'équité ou d'approvisionnement social s'appliquent[1].
Comment les demandes d'équité sont évaluées
L'évaluation des considérations d'équité figure généralement dans le document d'approvisionnement en tant que critères d'évaluation ou soumissions obligatoires. Les demandeurs doivent fournir des preuves claires et, si disponibles, des documents justificatifs tels que des politiques d'équité, des certifications de diversité des fournisseurs ou des plans d'avantages communautaires. Lorsqu'un ajustement d'équité est permis, la Division des achats ou le comité d'évaluation désigné documente le raisonnement dans les archives d'approvisionnement[1].
- Préparez une déclaration écrite décrivant la mesure d'équité et son incidence sur l'exécution du projet.
- Joignez les documents justificatifs : politiques, certifications, lettres de partenariat ou plans d'avantages communautaires.
- Soumettez avec votre offre avant l'heure de clôture indiquée dans l'appel d'offres; les soumissions tardives sont généralement rejetées.
Sanctions et application
L'application des règles d'approvisionnement à Oakville est assurée par la Division des achats de la Ville et les services juridiques, si nécessaire. Les pénalités formelles, amendes ou sanctions monétaires pour non-conformité ne sont pas détaillées sur la page publique d'information sur les achats; les montants précis ne sont pas spécifiés sur la page citée[1].
- Autorité de l'application : Division des achats, supervisée par les services juridiques de la Ville et le Conseil si requis[1].
- Sanctions non monétaires : disqualification, annulation d'attribution, résiliation de contrat ou obligation de remédier à la non-conformité; les recours précis figurent dans les contrats ou appels d'offres.
- Amendes/pénalités : non spécifiées sur la page citée.
- Escalade : les mesures pour première, récidive ou infraction continue ne sont pas précisées sur la page citée.
- Voie de plainte et inspection : déposer une plainte d'approvisionnement auprès de la Division des achats; coordonnées et processus disponibles sur la page d'information sur les achats de la Ville[1].
Formulaires et demandes
Il n'existe pas de formulaire universellement publié « prise en compte de l'équité » sur la page publique des achats; les candidats doivent suivre les instructions de soumission de chaque appel d'offres. Lorsqu'une Ville publie des formulaires pour les fournisseurs, ces formulaires sont répertoriés avec l'avis d'appel d'offres ou les instructions d'inscription des fournisseurs; si aucun formulaire n'est requis, l'appel d'offres l'indiquera explicitement[1].
Comment documenter une demande d'équité
- Consultez les documents d'appel d'offres pour confirmer les critères d'équité et les exigences de soumission.
- Rédigez une documentation concise exposant la mesure d'équité demandée et les éléments de preuve.
- Joignez les preuves et les certifications requises à votre soumission.
- Soumettez avant la clôture et confirmez la réception selon les instructions de soumission de la Ville[1].
FAQ
- Puis-je demander la prise en compte de l'équité après avoir soumis mon offre ?
- Non, la prise en compte de l'équité doit respecter les règles de l'appel d'offres; les soumissions tardives ne sont généralement pas acceptées.
- Qui décide si les facteurs d'équité s'appliquent à une attribution ?
- Le comité d'évaluation et la Division des achats, conformément aux critères publiés dans l'appel d'offres et à la politique municipale.
- Existe-t-il des frais publiés pour demander la prise en compte de l'équité ?
- Aucun frais distinct n'est indiqué pour demander la prise en compte de l'équité; vérifiez l'appel d'offres et les instructions du fournisseur pour tout dépôt ou caution requis.
How-To
- Lire les documents d'approvisionnement pour confirmer les critères et exigences.
- Préparer la documentation et une déclaration claire expliquant la demande d'équité.
- Joindre les preuves et certificats requis à la soumission.
- Soumettre à temps et confirmer la réception avec la Ville.
- Si la demande est refusée, suivre la procédure d'appel ou de contestation figurant dans l'appel d'offres.
Points clés
- La prise en compte de l'équité n'est possible que si l'appel d'offres la prévoit expressément.
- Fournir toute la documentation requise avec l'offre au moment de la soumission.
Aide et ressources
- Division des achats - Ville d'Oakville
- Application des règlements - Ville d'Oakville
- Équité, diversité et inclusion - Ville d'Oakville