Conservation des dossiers d'employ�e9s - Guide des r�e8glements d'Oakville
c0 Oakville, Ontario, les employeurs et la collectivit e9 municipale doivent appliquer des pratiques de gestion des documents qui influent sur la dur e9e de conservation des dossiers d'employ e9s, des paies et des documents RH. Ce guide r e9sume les attentes locales, les obligations provinciales de conservation des documents applicables aux employeurs, et les e9tapes pratiques pour les employeurs municipaux et priv e9s qui op e8rent e0 Oakville afin de rester conformes.
Sanctions et application
Oakville applique les politiques municipales de gestion des documents par son programme corporatif de gestion des documents et par les voies de contr f4le des arr eat e9s lorsque des obligations municipales ou politiques corporatives sont enfreintes. Les obligations provinciales de conservation des documents d'emploi sont appliqu e9es en vertu des lois de l'Ontario pour les employeurs du secteur priv e9 et public. Lorsque la ville est l'employeur, les e9quipes des Ressources humaines et de la gestion des documents d'Oakville administrent la conservation et les demandes de divulgation. Pour les r e8gles provinciales, les employeurs devraient suivre les directives du gouvernement de l'Ontario sur la conservation des dossiers d'emploi. City of Oakville records management[1] Ontario Employment Standards - keeping records[2]
Amendes, ordres et e9chelonnement
La page corporative officielle d'Oakville et les directives provinciales li e9es ne publient pas de montants d'amende municipaux pour les infractions au respect des dossiers par des employeurs priv e9s; les sanctions mon e9taires sp e9cifiques ne sont pas indiqu e9es sur la page cit e9e. Pour les normes d'emploi provinciales, les recours statutaires et les obligations des employeurs sont d e9finis par la province; des chiffres pr e9cis sur les amendes et l' e9chelonnement des infractions r e9p e9t e9es ou continues ne sont pas indiqu e9s sur la page municipale cit e9e.
- Sanctions mon e9taires : non sp e9cifi e9 sur la page Oakville cit e9e.
- Ordres et avis de conformit e9 : la ville ou l'inspecteur provincial peut e9mettre des ordres ou des directives selon le cas.
- c9chelonnement : la gestion des premi e8res infractions et des infractions r e9p e9t e9es n'est pas sp e9cifi e9e sur la page Oakville cit e9e.
Sanctions non mon e9taires et voies d'application
Les mesures non mon e9taires peuvent comprendre des ordres de mise en conformit e9, des directives de divulgation dans le cadre de demandes d'acc e8s e0 l'information, des directives administratives des ressources humaines lorsque l'employeur est la municipalit e9, et une d e9r e9f e9rence aux autorit e9s provinciales pour des infractions statutaires. Les recours en appel et de r e9vision suivent les voies administratives indiqu e9es par l'organe ayant rendu la d e9cision ; les d e9lais pr e9cis d'appel ne sont pas sp e9cifi e9s sur la page municipale cit e9e et d e9pendent de l'instrument d'application.
- Organisme applicateur : Ressources humaines ou gestion des documents d'Oakville pour les dossiers municipaux, et inspecteurs provinciaux pour les normes d'emploi.
- Inspection et plainte : d e9poser une plainte ou une demande via les canaux FOI ou de gestion des documents de la ville, ou via le processus provincial de plainte des normes d'emploi.
- Appels/r e9vision : suivre les voies d'appel indiqu e9es par l'organe ayant rendu la d e9cision ; les d e9lais ne sont pas sp e9cifi e9s sur la page municipale cit e9e.
Infractions courantes
- Ne pas conserver les registres de paie et d'heures pour la p e9riode requise.
- Documentation insuffisante des mesures disciplinaires ou des notes de performance.
- Destruction non autoris e9e des dossiers du personnel ou non-respect des calendriers de conservation.
Formulaires et demandes
Oakville ne publie pas de formulaire municipal d e9di e9 "conservation-des-dossiers-demployes" sur la page de gestion des documents cit e9e ; lorsqu'il existe des formulaires sp e9cifiques, ils sont list e9s sur les pages de programme ou fournis sur demande.
Comment se conformer
Les employeurs e0 Oakville doivent adopter un calendrier de conservation e9crit pour les dossiers d'employ e9s qui identifie les p e9riodes de conservation pour les dossiers d'embauche, la paie, WSIB et les documents de prestations, ainsi que les dossiers des employ e9s quittant l'entreprise. Alignez les pratiques des employeurs municipaux sur les obligations provinciales de conservation des documents d'emploi et sur le programme corporatif de gestion des documents de la municipalit e9.
- Planification de la conservation : d e9finir les d e9clencheurs de conservation (par ex. fin d'emploi, derni e8re action).
- Contr f4les d'acc e8s : limiter l'acc e8s au personnel RH et aux gestionnaires autoris e9s.
- M e9thodes d' e9limination : documenter les proc e9d e9s de destruction s e9curis e9e et les journaux d'audit.
FAQ
- Combien de temps les employeurs e0 Oakville doivent-ils conserver les dossiers d'employ e9s ?
- Les p e9riodes de conservation d e9pendent du type de document ; suivez les directives de gestion des documents de la municipalit e9 d'Oakville et les r e8gles provinciales de conservation des dossiers d'emploi. Les dur e9es municipales sp e9cifiques figurent dans les calendriers ou sont disponibles sur demande au service de gestion des documents.
- Qui fait respecter les r e8gles de conservation ?
- La gestion des documents et les obligations RH de la ville d'Oakville sont administr e9es par la gestion des documents et les ressources humaines ; la conservation des dossiers d'emploi au niveau provincial est appliqu e9e par les bureaux des normes d'emploi provinciaux.
- Existe-t-il des formulaires pour demander la destruction ou l'acc e8s aux dossiers ?
- La ville fournit des formulaires FOI et des formulaires de demande de dossiers municipaux ; les demandes de destruction sp e9cifiques ou les formulaires RH sont disponibles aupr e8s des RH municipaux ou du service de gestion des documents.
How-To
- Inventoriez les cat e9gories de dossiers d'employ e9s existantes et cartographiez les d e9clencheurs de conservation statutaires.
- Cr e9ez un calendrier de conservation e9crit alignant la politique municipale et les exigences provinciales en mati e8re d'emploi.
- Mettez en place des contr f4les d'acc e8s et des journaux pour les dossiers du personnel.
- c9tablissez des proc e9dures de destruction s e9curis e9e et documentez chaque d e9struction.
- R e9visez annuellement le calendrier et mettez-le e0 jour lorsque les exigences statutaires changent.
Points cl e9s
- Reliez les calendriers municipaux et les r e8gles provinciales dans une seule politique RH.
- Documentez les d e9cisions de conservation et conservez des traces de destruction s e9curis e9e.