Rétention des dossiers et chiffrement - Nepean

Technologie et données Ontario 4 min de lecture · publié 24 mai 2026 Flag of Ontario

Vue d'ensemble

Ce guide explique comment les pratiques de rétention des dossiers municipaux et de chiffrement s'appliquent aux résidents et au personnel de Nepean, Ontario, dans le cadre du régime de la Ville d'Ottawa. Il résume les calendriers de conservation, les attentes en matière de chiffrement pour les données municipales électroniques et les bureaux responsables de la tenue des dossiers et de la conformité à la vie privée. Lorsque la Ville publie des calendriers ou des orientations de confidentialité spécifiques, ce guide cite ces pages officielles pour vous aider à trouver les formulaires, les voies de plainte et les exigences techniques.[1]

Conservez une copie vérifiable des décisions et des dossiers dans les systèmes officiels plutôt que sur des lecteurs personnels.

Rétention des dossiers

Les dossiers municipaux sont gérés selon un calendrier de conservation corporatif qui fixe des périodes de conservation selon le type de dossier et les exigences légales. Les services doivent suivre le calendrier de conservation approuvé par la Ville pour l'élimination, l'archivage et le transfert aux archives corporatives. Pour le programme de gestion des dossiers et le calendrier de conservation de la Ville d'Ottawa, consultez les orientations officielles sur la gestion des dossiers.[1]

  • Les périodes de conservation sont fixées par classe de dossier et peuvent varier de quelques mois à la conservation permanente pour les documents d'archives.
  • Les dossiers qui appuient des décisions, des dépenses ou des obligations juridiques sont conservés selon des délais législatifs.
  • Les procédures d'élimination exigent une autorisation et une documentation avant la destruction sécurisée.

Normes de chiffrement

La Ville exige des mesures de sauvegarde administratives, techniques et physiques raisonnables pour les dossiers électroniques et les renseignements personnels, y compris le chiffrement des données au repos et en transit lorsque cela est approprié. Les normes techniques précises (algorithmes, longueurs de clés, chiffrements approuvés) sont conservées dans les politiques et normes de sécurité informatique de la Ville; les résumés publics indiquent que le chiffrement est requis, mais les détails techniques sont généralement internes aux documents de politique informatique.[2]

  • Utilisez les plateformes gérées par la Ville pour stocker les dossiers officiels plutôt que des services tiers non gérés, sauf approbation par TI.
  • Chiffrez les données sensibles en transit (TLS) et appliquez une gestion des clés approuvée pour les sauvegardes chiffrées.
  • Signalez immédiatement les problèmes présumés de chiffrement ou de sécurité au contact de sécurité TI corporatif.

Sanctions et application

L'application des obligations en matière de dossiers, de vie privée et de sécurité de l'information est assurée par le Bureau de l'accès et de la vie privée de la Ville d'Ottawa et, le cas échéant, par les autorités provinciales en vertu de la LFIPVP (Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée). Des recours civils ou administratifs, des ordonnances de conservation ou de divulgation des dossiers et des actions en justice peuvent être appliqués par les autorités compétentes.[2] [3]

Les amendes et les recours dépendent du texte de la loi ou du règlement applicable et peuvent ne pas figurer sur les pages sommaires publiques.
  • Montants des amendes : non précisés sur les pages municipales citées ; consultez les pages provinciales pour les dispositions relatives aux infractions et la Ville pour les avis de règlement.
  • Escalade : les infractions premières, répétées et continues donnent lieu à des mesures d'exécution progressives ; les fourchettes exactes ne sont pas précisées sur les pages sommaires publiques.
  • Sanctions non pécuniaires : ordonnances de conservation ou de production de documents, directions administratives, suspension des privilèges d'accès et demandes en justice sont des recours possibles.
  • Organisme d'application et inspections : le Bureau de l'accès et de la vie privée (Greffier) traite la confidentialité et coordonne les enquêtes ; les bureaux provinciaux font appliquer la LFIPVP lorsque applicable.[2]
  • Recours et appels : les décisions prises en vertu de la politique municipale peuvent faire l'objet d'un examen interne et d'un recours par les voies prévues par la LFIPVP ou par les tribunaux ; les délais précis sont fixés par la loi applicable ou l'avis de décision et ne sont pas précisés sur les pages municipales citées.

Demandes et formulaires

Les formulaires courants comprennent la demande d'accès à l'information et les formulaires de plainte en matière de confidentialité ; les frais, méthodes de soumission et délais sont publiés sur les pages d'accès et de confidentialité de la Ville. Si un formulaire ou des frais spécifiques sont requis, consultez les pages d'accès de la Ville d'Ottawa pour le formulaire et l'adresse de soumission à jour.[2]

FAQ

Combien de temps la Ville conserve-t-elle les dossiers municipaux ?
La période de conservation dépend de la classe de dossier et des obligations légales ; consultez le calendrier de conservation de la Ville pour la classe spécifique ou contactez la gestion des dossiers.
Les courriels et documents municipaux doivent-ils être chiffrés ?
Les données municipales sensibles doivent être protégées et le chiffrement est requis lorsque approprié ; consultez la sécurité TI corporative pour les normes techniques.
Comment signaler une fuite de données présumée ?
Signalez immédiatement les fuites au contact de sécurité TI et au Bureau de l'accès et de la vie privée ; suivez les instructions de signalement d'incident sur les pages d'accès de la Ville.[2]

How-To

  1. Identifiez la classe de dossier
  2. Soumettez une demande d'accès ou une plainte en précisant les dates et identifiants de fichiers
  3. Signalez les fuites à la sécurité TI et au Bureau de l'accès et de la vie privée et préservez les preuves
  4. Payer les frais publiés et respecter les délais d'appel
Documentez chaque contact et conservez des copies lorsque vous demandez des dossiers ou signalez des violations.

Points clés

  • Respectez le calendrier de conservation de la Ville pour la conservation et l'élimination sécurisée.
  • Utilisez les systèmes approuvés par la Ville et chiffrez les données sensibles.
  • Signalez rapidement les violations et les plaintes au Bureau de l'accès et de la vie privée et à la sécurité TI.

Aide et ressources

  1. [1] City of Ottawa - Records Management
  2. [2] City of Ottawa - Access and Privacy
  3. [3] Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) - Ontario e-Laws

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