Déclarations d'équité pour les soumissions municipales à Nepean

À Nepean, Ontario — désormais partie de la Ville d'Ottawa — il peut être demandé aux entrepreneurs de soumettre une déclaration d'équité dans le cadre d'une soumission municipale pour démontrer leurs engagements en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion. Ce guide explique ce qu'une déclaration d'équité couvre habituellement, qui applique les exigences en matière d'approvisionnement, où trouver les règles et portails d'approvisionnement officiels, et des étapes pratiques pour préparer une déclaration claire et conforme pour les appels d'offres municipaux.

Qu'est-ce qu'une déclaration d'équité?

Une déclaration d'équité est une brève déclaration écrite qui décrit les politiques, pratiques et actions mesurables d'un fournisseur en matière d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI) telles qu'elles se rapportent à l'exécution du contrat. Elle traite généralement du recrutement, des opportunités pour les sous-traitants, de l'accessibilité, des mesures anti-discrimination et des indicateurs de suivi ou de rapport.

Quand une déclaration d'équité est-elle requise?

Certaines opportunités d'approvisionnement de la ville incluent des exigences EDI obligatoires ou cotées dans les documents d'appel d'offres ou les instructions aux fournisseurs. Consultez toujours l'appel d'offres (RFP), la demande de soumission (RFQ) ou les instructions d'appel d'offres spécifiques pour connaître le langage obligatoire et les critères d'évaluation. La Ville d'Ottawa publie les exigences d'approvisionnement et les opportunités sur ses pages d'approvisionnement et son portail d'e-sourcing ottawa.ca procurement^[1].

Préparer une déclaration d'équité efficace

• Commencez par un résumé concis de la politique EDI de votre entreprise et de la responsabilité au niveau de la direction.
• Décrivez les actions spécifiques entreprises au cours des 12–24 derniers mois et les résultats mesurables (objectifs d'embauche, dépenses auprès de fournisseurs diversifiés, heures de formation).
• Expliquez comment les considérations d'équité seront appliquées au contrat (supervision des chantiers, sélection des sous-traitants, mesures d'accessibilité).
• Incluez des échéanciers et des engagements de rapport pour la durée du contrat.
• Fournissez un contact pour les questions EDI et un responsable nommé pour la mise en œuvre.

Sanctions et application

L'application des règles d'approvisionnement et des conséquences pour les déclarations d'équité inexactes, incomplètes ou non conformes est assurée par les Services d'approvisionnement de la Ville d'Ottawa et par les documents et politiques d'approvisionnement applicables. Les amendes ou pénalités monétaires spécifiques pour des déclarations inexactes ne sont pas précisées sur les pages d'approvisionnement citées; les recours incluent plus souvent la disqualification, la résiliation du contrat, la retenue de paiements ou d'autres recours contractuels prévus dans les documents d'appel d'offres ou le règlement d'approvisionnement. Les règles et le code de conduite des fournisseurs de la Ville définissent les attentes et les conséquences en cas de manquement Supplier Code of Conduct^[2].

• Montants des amendes : non précisés sur les pages d'approvisionnement ou fournisseurs citées.
• Escalade : les actions typiques incluent des avertissements écrits, la résiliation du contrat, la radiation ou la disqualification; les étapes précises d'escalade ne sont pas précisées sur la page citée.
• Sanctions non monétaires : ordres, résiliation du contrat, retenue de paiements, radiation et renvoi aux recours juridiques.
• Organe d'application : Services d'approvisionnement de la Ville d'Ottawa et administrateurs de contrat; les plaintes et demandes de conformité passent par les contacts d'approvisionnement officiels sur les pages d'approvisionnement ottawa.ca procurement^[1].
• Recours/voies d'appel : les procédures de contestation sont décrites dans chaque document d'appel d'offres ou règlement d'approvisionnement; les délais sont précisés dans les documents applicables ou RFP (si non indiqués, ils ne sont pas précisés sur les pages citées).
• Moyens de défense/discrétion : les agents d'approvisionnement peuvent tenir compte d'excuses raisonnables, de plans correctifs ou d'exceptions lorsque permis par les règles; les normes discrétionnaires précises ne sont pas précisées sur les pages citées.

Formulaires et demandes

La plupart des RFP et appels d'offres incluent des formulaires ou modèles obligatoires pour les déclarations du fournisseur, les attestations du code de conduite ou des déclarations EDI supplémentaires. La Ville d'Ottawa publie les opportunités d'approvisionnement et les formulaires via son portail d'approvisionnement et son système d'e-sourcing; les noms de formulaires et les frais éventuels sont indiqués dans le dossier d'appel d'offres de chaque opportunité ottawa.ca procurement^[1].

Étapes d'action pour les entrepreneurs

• Examinez le dossier d'appel d'offres et identifiez les exigences EDI obligatoires avant de rédiger votre déclaration.
• Utilisez des indicateurs mesurables et des engagements à court terme plutôt que des promesses vagues.
• Incluez un calendrier simple de suivi et de rapport aligné sur les étapes du contrat.
• En cas de doute, contactez les Services d'approvisionnement via les pages d'approvisionnement officielles de la Ville Supplier Code of Conduct^[2].

FAQ

Dois-je soumettre une déclaration d'équité pour chaque soumission de la Ville d'Ottawa?

Pas toujours. Soumettez-en une uniquement lorsque les instructions de l'appel d'offres ou les critères d'évaluation l'exigent explicitement; sinon, incluez des informations EDI lorsque cela améliore votre note.

Que doit contenir une déclaration d'équité?

Un résumé clair de la politique, des actions récentes et des résultats mesurables, des étapes d'application spécifiques au contrat, des échéances et un contact nommé pour les questions EDI.

Qui applique les déclarations inexactes ou trompeuses?

Les Services d'approvisionnement et l'administrateur du contrat font respecter la conformité; les sanctions spécifiques dépendent de l'appel d'offres et sont définies dans le contrat ou les documents d'approvisionnement.

How-To

1. Consultez le dossier RFP/RFQ et identifiez les exigences EDI ou déclaratives obligatoires.
2. Rédigez une déclaration d'équité d'une page résumant la politique, les actions, les indicateurs et le responsable.
3. Adaptez la déclaration au contrat en décrivant les plans de personnel, la sélection des sous-traitants et les mesures d'accessibilité.
4. Joignez les modèles demandés, signez les attestations requises et incluez les échéances de rapport.
5. Soumettez avec votre offre via le portail dans les délais et conservez les preuves de soumission et des communications.

Points clés

• Vérifiez toujours le dossier d'appel d'offres pour les exigences spécifiques.
• Des engagements mesurables et la responsabilité nommée renforcent la crédibilité.
• Contactez les Services d'approvisionnement pour des clarifications officielles.

Help and Support / Resources

• City of Ottawa - Procurement & Contracting
• City of Ottawa - Equity and Inclusion
• City of Ottawa - Planning, Development and Construction
• City of Ottawa - By-law Enforcement

1. [1] City of Ottawa - Procurement & Contracting
2. [2] City of Ottawa - Supplier Code of Conduct
3. [3] City of Ottawa - Equity and Inclusion