Politique de conservation et d'élimination des dossiers de Markham
Markham, Ontario maintient des dossiers municipaux dans le cadre d'un programme de gestion des dossiers et de l'information qui définit les calendriers de conservation, les procédures d'élimination autorisées et les responsabilités des services et du personnel. Cet article explique la portée, les étapes pratiques pour appliquer les calendriers de conservation, la manière dont l'élimination est autorisée, les voies de plainte et de recours, et où trouver les politiques et contacts officiels de la ville de Markham.City of Markham Records & Information Management[1]
Aperçu de la conservation des dossiers
Les calendriers de conservation de la Ville attribuent des périodes de conservation selon le type de dossier (par exemple, procès-verbaux du conseil, paie, dossiers d'urbanisme, permis de construction, dossiers financiers) et précisent si les dossiers sont conservés de façon permanente ou pour une durée limitée. Les services sont responsables de l'application des calendriers et de l'élimination sécurisée des dossiers contenant des renseignements personnels conformément aux règles de confidentialité. Lorsque la ville renvoie aux obligations provinciales en matière d'accès ou de confidentialité, les recours et la supervision peuvent impliquer des autorités provinciales.Information and Privacy Commissioner of Ontario[2]
Sanctions et application
L'application des pratiques de conservation et d'élimination est principalement administrative au sein de Markham, dirigée par le bureau du greffier municipal ou le service de gestion des dossiers; la ville assure la conformité par des ordres administratifs, des vérifications et des directives internes. Les amendes ou sanctions pécuniaires spécifiques pour une élimination ou une conservation inappropriée ne sont pas précisées sur la page citée.[1]
- Amendes pécuniaires : non précisées sur la page citée.[1]
- Sanctions non pécuniaires : ordres administratifs, récupération obligatoire de dossiers, mesures correctives et sanctions disciplinaires internes si nécessaire.
- Escalade : non précisée sur la page citée; l'escalade suit généralement un examen interne et des directives de gestion.
- Autorité chargée de l'application : greffier municipal / gestion des dossiers; les plaintes et demandes de conformité sont traitées par le bureau du greffier ou la Division des permis et inspections selon le cas.
- Recours et révision : en cas de questions d'accès ou de confidentialité, les personnes peuvent demander un examen auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario; les délais sont régis par la loi provinciale et ne sont pas précisés sur la page municipale.[2]
Formulaires et demandes
La Ville de Markham ne publie pas de formulaire distinct d'autorisation d'élimination sur la page de gestion des dossiers citée; l'élimination est mise en œuvre selon les calendriers des services et l'autorisation interne. Pour l'accès aux dossiers ou les demandes formelles en vertu des lois provinciales, utilisez les procédures de la Ville de Markham pour l'accès à l'information disponibles auprès du bureau du greffier.[1]
Étapes pratiques pour se conformer
- Identifier les types de dossiers et les rattacher au calendrier de conservation de la Ville.
- Documenter les dates de début de conservation et les dates prévues d'élimination.
- Obtenir l'autorisation du service avant toute élimination.
- Utiliser des méthodes d'élimination sécurisées approuvées pour les dossiers contenant des renseignements personnels ou sensibles.
- Signaler toute élimination présumée inappropriée au bureau du greffier municipal.
FAQ
- Combien de temps Markham conserve-t-elle les dossiers municipaux ?
- Les périodes de conservation varient selon le type de dossier et sont définies dans les calendriers de conservation de la Ville; les périodes précises sont publiées dans les calendriers des services ou les documents internes et ne sont pas entièrement listées sur la page citée.[1]
- Qui autorise l'élimination des dossiers ?
- L'élimination est autorisée par le service responsable conformément au calendrier de conservation approuvé et aux procédures de gestion des dossiers; aucun formulaire public distinct d'autorisation d'élimination n'est listé sur la page citée.[1]
- Comment faire appel ou signaler un problème d'accès/confidentialité ?
- Pour les litiges sur l'accès ou la confidentialité, les personnes peuvent demander un examen auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario; les coordonnées et procédures sont fournies par le Commissaire.[2]
How-To
- Identifier le type de dossier et trouver le calendrier de conservation correspondant dans votre service.
- Confirmer la période de conservation et déterminer si le dossier est destiné à une conservation permanente ou à une élimination programmée.
- Obtenir l'autorisation interne d'éliminer lorsque la période de conservation est écoulée et documenter l'action d'élimination.
- Utiliser des méthodes d'élimination sécurisées approuvées pour les renseignements sensibles ou personnels et conserver un registre d'élimination.
- Si vous pensez que des dossiers ont été détruits de manière inappropriée, informez immédiatement le bureau du greffier municipal et conservez tout matériel restant.
Points clés
- Respecter le calendrier de conservation et les procédures du service pour réduire les risques de non-conformité.
- L'élimination sécurisée et la tenue d'un registre sont essentielles pour les dossiers contenant des renseignements personnels.