Rétention des dossiers et règles de blockchain à Markham
À Markham, Ontario, la rétention des dossiers municipaux et la notation archivistique encadrent la conservation des dossiers administratifs, juridiques et historiques et la façon dont les nouvelles technologies comme la blockchain peuvent être consignées pour la provenance ou comme preuve numérique. Ce guide explique les ressources de gestion des dossiers publiées par la Ville de Markham et les pratiques des archives, ce qui est ou n'est pas précisé sur les pages officielles, comment soumettre des demandes et des étapes pratiques pour le personnel municipal, les contractants et les chercheurs afin de se conformer aux calendriers de conservation et d'ajouter des métadonnées liées à la blockchain lorsque cela est autorisé.[1] Pour les collections et les fonds d'archives, consultez les informations et les directives d'accès des Archives municipales.[2]
Aperçu de l'autorité et du champ d'application
La rétention des dossiers à Markham est administrée par le programme de gestion des dossiers du greffier municipal et par les Archives municipales pour les fonds historiques. La loi provinciale sur l'accès et la protection de la vie privée (MFIPPA) s'applique à de nombreux dossiers détenus par la municipalité; lorsque la ville s'appuie sur des règles provinciales, les pages municipales indiquent cette relation. Les pages officielles citées ci-dessous fournissent les calendriers administratifs applicables et les déclarations d'accès des archives; les montants d'amende statutaire détaillés ou des règles de notation blockchain spécifiques ne sont pas présentés sur ces pages sauf indication expresse.
Sanctions et exécution
La Ville applique la conservation et l'élimination par le biais du programme de gestion des dossiers du greffier et des Archives municipales; les mesures d'application sont généralement administratives et liées à la conformité interne, aux obligations d'accès en vertu de la LFPPIC (MFIPPA) et à d'éventuelles conséquences juridiques pour destruction ou diffusion illicite. Les montants monétaires précis, les calendriers d'escalade et les sanctions non pécuniaires exactes pour les manquements à la conservation ne sont pas précisés sur les pages municipales citées et peuvent être définis par des politiques internes ou d'autres instruments.
- Autorité: le greffier municipal / programme de gestion des dossiers et les Archives municipales pour les fonds archivistiques; surveillance administrative et examens de conformité.
- Amendes: non précisées sur la page citée.
- Escalade: non précisée sur la page citée pour les infractions initiales/répétées/continuelles.
- Sanctions non pécuniaires: ordonnances administratives, mises en demeure de conservation, actions en justice ou recours judiciaires le cas échéant; remèdes exacts non précisés sur la page citée.
- Inspections et plaintes: signaler au greffier municipal ou au programme de gestion des dossiers via les canaux de contact officiels listés dans Aide et ressources ci-dessous.
- Recours/appels: voies de réexamen interne via le bureau du greffier; pour les décisions d'accès en vertu de la LFPPIC, des plaintes à la Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario peuvent s'appliquer (délais non précisés sur les pages municipales citées).
Demandes et formulaires
La ville publie des orientations sur la gestion des dossiers et peut fournir des calendriers de conservation, des formulaires de disposition et une documentation d'acquisition pour les transferts d'archives; les noms et numéros de formulaires spécifiques ne sont pas systématiquement publiés sur les pages générales et, dans certains cas, sont fournis sur demande par la Gestion des dossiers ou les Archives municipales.
Notation blockchain pour les archives
Les pages publiques de Markham décrivent les procédures d'acquisition archivistique et les objectifs de préservation numérique, mais ne présentent pas de norme prescriptive municipale de "notation blockchain" à la date des pages citées. Lorsque des hachages blockchain ou des preuves sur grand livre distribué sont utilisés pour étayer l'authenticité, incluez des métadonnées de provenance, le nom de l'algorithme, l'horodatage et l'agent responsable dans les dossiers d'acquisition. Si vous prévoyez d'utiliser la notation blockchain opérationnellement, soumettez une proposition à la Gestion des dossiers et à l'archiviste municipal pour approbation et planification de conservation.
Violations courantes et conséquences typiques
- Destruction non autorisée ou suppression de dossiers pendant les périodes de conservation — action administrative possible; détails non précisés sur la page citée.
- Omission d'inclure des métadonnées de provenance requises pour les transferts numériques vers les archives — des étapes de correction d'acquisition et une nouvelle soumission peuvent être exigées.
- Sousmission de matériel d'archives sans formulaires ou autorisations requis — les dossiers peuvent être retournés ou retenus en attendant la documentation appropriée.
Étapes d'action
- Contactez la Gestion des dossiers pour obtenir les calendriers de conservation actuels et les formulaires de disposition ou d'acquisition avant de détruire ou transférer des dossiers.
- Lors de l'ajout d'une notation blockchain, documentez le hachage, l'algorithme, l'identifiant du registre et l'horodatage dans le dossier d'acquisition et conservez les preuves de vérification.
- En cas d'avis de non-conformité, utilisez la procédure de révision interne du greffier et, pour les questions d'accès ou de confidentialité, envisagez les recours en vertu de la LFPPIC.
FAQ
- Qui est responsable de la rétention des dossiers municipaux à Markham?
- Le programme de gestion des dossiers du greffier municipal et les Archives municipales gèrent la rétention, la disposition et l'acquisition archivistique.
- Markham utilise-t-elle la blockchain comme méthode officielle de conservation?
- Non précisé sur la page citée; la ville ne publie pas de norme municipale de notation blockchain sur ses pages générales et recommande de consulter la Gestion des dossiers pour les propositions.
- Comment demander des copies des dossiers municipaux archivés?
- Suivez les procédures d'accès des Archives municipales; contactez les Archives pour demander des reproductions ou l'accès et connaître les frais ou délais de traitement.
How-To
- Contactez le programme de gestion des dossiers du greffier municipal pour demander le calendrier de conservation applicable et les formulaires requis.
- Préparez les dossiers pour le transfert avec les métadonnées de provenance incluant le créateur, la date, l'historique de garde et, si applicable, les détails du hachage blockchain et l'identifiant de l'algorithme.
- Soumettez la proposition de transfert et les formulaires à la Gestion des dossiers et aux Archives pour examen et approbation d'acquisition.
- Conservez des copies et les documents de vérification dans les systèmes opérationnels jusqu'à confirmation de l'acquisition par les Archives.
Aide et ressources
- Greffier municipal - Gestion des dossiers et services législatifs
- Archives de la Ville de Markham
- Application des règlements municipaux
- Services d'urbanisme et de construction