Exigences d'approvisionnement pour outils d'IA dans contrats municipaux de Markham
À Markham, Ontario, l'approvisionnement d'outils d'intelligence artificielle (IA) utilisés par le personnel municipal doit respecter le cadre d'achat et d'approvisionnement de la Ville de Markham et les lois provinciales applicables. Pour les étapes d'approvisionnement, l'inscription des fournisseurs et les politiques d'achat, consultez la page d'information sur l'achat et l'approvisionnement de la Ville de Markham.Markham Purchasing & Procurement[1]
Portée et règles applicables
Ce guide couvre les exigences d'approvisionnement lorsque des outils ou services d'IA sont acquis ou intégrés à des contrats destinés à l'usage du personnel municipal, y compris l'IA basée sur le cloud, les modèles tiers et l'automatisation fournie par des fournisseurs. Les principaux contrôles sont la politique d'approvisionnement et le règlement d'achat de la Ville de Markham, ainsi que les lois provinciales régissant l'approvisionnement municipal et la protection de la vie privée. Les clauses spécifiques exclusivement dédiées à l'IA ne sont pas systématiquement publiées sur les pages municipales citées et doivent être lues à la lumière des clauses standard d'approvisionnement et des obligations en matière de confidentialité.
Exigences d'approvisionnement - Liste pratique
- Définir la portée technique et des données pour les fonctions d'IA dans le contrat, y compris les entrées, sorties et limites de décision.
- Exiger la documentation du fournisseur : description du modèle, origine des données d'entraînement, preuves de tests et validation, et journaux d'audit.
- Inclure des dispositions contractuelles pour les audits, l'accès aux journaux et la vérification indépendante lorsque les décisions affectent les résidents.
- Prévoir la tarification pour le support, les mises à jour et les coûts éventuels de mise hors service ou de portabilité des données et des modèles.
- Fixer des délais pour la livraison, les fenêtres de test et les critères d'acceptation liés aux paiements d'étape.
Données, confidentialité et archives
Les solutions d'IA qui traitent des données personnelles ou municipales doivent respecter la loi sur la protection de la vie privée de l'Ontario et les pratiques de la ville en matière d'archives ; consultez les règles provinciales sur l'accès et la confidentialité. Pour les obligations légales en matière de confidentialité applicables aux municipalités, consultez les règles provinciales sur l'accès et la confidentialité.Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA)[3]
Sanctions et application
L'application des règles d'approvisionnement est gérée par les Services d'achat de la Ville de Markham conjointement avec le greffier municipal ou l'autorité déléguée indiquée dans le règlement d'achat. Les montants d'amendes ou les pénalités journalières spécifiques pour les infractions en matière d'approvisionnement ne sont pas énoncés textuellement sur les pages municipales citées ; le règlement d'achat et la politique d'approvisionnement prévoient des recours administratifs et contractuels plutôt que des amendes fixes.Markham Purchasing & Procurement[1] et le règlement d'approvisionnement applicable doivent être consultés pour connaître les procédures et recours exacts.Markham Purchasing & Procurement[2]
- Amendes monétaires : non précisées sur la page citée ; se reporter au règlement d'achat pour les recours contractuels et les dommages spécifiques.[2]
- Échelle des mesures : les manquements initiaux, répétés et continus sont traités par des avis de défaut de contrat et éventuellement par la résiliation ; les étapes précises d'escalade ne sont pas précisées sur les pages d'approvisionnement citées.[2]
- Sanctions non monétaires : ordres de correction, suspension du fournisseur pour les futurs concours, résiliation du contrat et récupération des coûts sont des recours typiques prévus dans la pratique d'approvisionnement ; les autorités exactes figurent dans le règlement ou le contrat.
- Autorité d'application et plaintes : les Services d'achat sont le service principal pour la conformité en matière d'approvisionnement ; les voies d'appel et d'examen suivent le règlement d'achat et comprennent un examen administratif ou des processus de contestation, bien que les délais précis d'appel ne soient pas spécifiés sur la page citée.[2]
Demandes et formulaires
La Ville maintient l'inscription des fournisseurs et les modèles de documents d'approvisionnement sur ses pages d'approvisionnement. Les noms exacts de formulaires, numéros, frais ou portails de soumission électronique pour les approvisionnements liés à l'IA ne sont pas publiés en tant que formulaires distincts sur les pages citées ; consultez les ressources des Services d'achat pour l'inscription des fournisseurs, les documents d'AOI/DA et les instructions de soumission.[1]
Questions fréquentes
- Le personnel de Markham peut-il acheter directement des outils d'IA commerciaux ?
- L'approvisionnement doit suivre les règles d'achat de la Ville et toute autorité déléguée ; le personnel individuel ne peut pas contourner les Services d'achat pour l'attribution de contrats.
- Y a-t-il des étapes de confidentialité particulières pour les contrats d'IA ?
- Oui ; les contrats devraient traiter de l'utilisation des données personnelles, de la conservation et des obligations découlant de la MFIPPA. Les étapes spécifiques en matière de confidentialité pour l'IA sont mises en œuvre par les processus standard d'examen de la confidentialité.
- Qui examine les différends en matière d'approvisionnement ?
- Les Services d'achat et le greffier municipal traitent les différends d'approvisionnement conformément au règlement d'achat ; les processus d'appel formels dépendent des documents d'appel d'offres et des dispositions du règlement.
Comment faire
- Définir la portée de l'IA et documenter les types de données et les besoins de traitement.
- Solliciter les Services d'achat pour préparer ou réviser l'appel d'offres, y compris les critères d'évaluation pour la transparence et la sécurité de l'IA.
- Exiger des fournisseurs des soumissions décrivant le modèle, la provenance des données, les résultats de validation et l'attestation de sécurité.
- Effectuer un examen de la confidentialité et obtenir l'approbation MFIPPA/archives lorsque des données personnelles municipales sont impliquées.
- Approuver le contrat avec des clauses d'audit, de rapport et de résiliation liées à la non-conformité.
Points clés
- Canalisez toujours les approvisionnements d'IA via les Services d'achat pour assurer la conformité au règlement.
- Exigez la documentation sur les modèles, les données et les tests pour réduire les risques opérationnels et juridiques.