Divulgation des conflits - entrepreneurs Markham

À Markham, Ontario, les entrepreneurs travaillant pour la Ville ou soumissionnant à ses marchés doivent divulguer les conflits d'intérêts et les relations connexes dès les premières étapes du processus d'approvisionnement et de passation de marchés. Ce guide explique quand et comment effectuer ces divulgations conformément aux règles d'approvisionnement de Markham, qui applique ces règles, les violations courantes et les mesures pratiques à prendre pour rester en conformité.

Quand divulguer

Les entrepreneurs doivent divulguer les conflits réels, potentiels ou perçus dès qu'ils en ont connaissance — généralement lors de la préqualification, de la soumission des propositions, de l'attribution du contrat et chaque fois que les circonstances changent pendant l'exécution du contrat.

Que doit contenir une divulgation

• Identification du contrat ou de l'appel d'offres (numéro RFP, nom du projet).
• Nature du conflit ou de la relation (intérêt financier, liens familiaux, ancien emploi à la Ville, relations avec des sous-traitants).
• Noms des parties concernées et dates pertinentes au conflit.
• Mesures proposées ou prises pour éviter, gérer ou atténuer le conflit.
• Coordonnées pour le suivi et documents justificatifs si disponibles.

Sanctions et application

L'application des obligations de divulgation des entrepreneurs à Markham est assurée par les services municipaux responsables de l'approvisionnement et de la conformité aux règlements. Les mesures dépendent de l'instrument applicable (par exemple, les règles d'achat de la Ville, les conditions contractuelles ou les documents d'appel d'offres).

• Ammendes financières : non spécifié sur la page citée.
• Escalade : les montants pour la première, les récidives ou les infractions continues ne sont pas spécifiés sur la page citée.
• Sanctions non monétaires : résiliation de contrat, retenue de paiements, exclusion des futurs marchés, ordonnances de réparation et renvoi aux tribunaux ou administrateurs peuvent s'appliquer.
• Autorité : Services d'approvisionnement et application des règlements ou le service ayant administré le contrat enquêtent et appliquent la conformité.
• Recours et délais : les voies de recours sont définies par les documents d'approvisionnement et les politiques municipales; les délais précis ne sont pas spécifiés sur la page citée.
• Moyens de défense : excuse raisonnable documentée, divulgation préalable, plans d'atténuation approuvés ou dérogations formelles peuvent être pris en compte.

Demandes et formulaires

Certaines procédures d'approvisionnement incluent un formulaire de déclaration de conflit d'intérêts pour entrepreneurs dans les documents RFP; lorsqu'un formulaire existe, il est publié avec l'appel d'offres. Si aucun formulaire spécifique n'est fourni, les entrepreneurs doivent inclure une divulgation écrite dans leur soumission ou en aviser le service contractant. Les noms de formulaires, les numéros, les frais ou les délais de dépôt précis ne sont pas spécifiés sur la page citée.

Comment se conformer

Les étapes pratiques pour respecter les attentes de Markham portent sur la divulgation écrite rapide, la tenue de dossiers et l'atténuation proactive :

• Vérifiez les documents d'approvisionnement pour connaître les exigences de divulgation avant de soumettre une offre.
• Préparez un modèle de divulgation standard à joindre aux propositions et à mettre à jour pendant l'exécution.
• Si un conflit existe, proposez des mesures d'atténuation (séparation des équipes, vérifications indépendantes, rapports modifiés) et documentez les demandes d'approbation par écrit.
• Dénoncez rapidement les conflits potentiels au contact indiqué dans l'appel d'offres ou aux Services d'approvisionnement.

FAQ

Dois-je divulguer les relations avec les sous-traitants?

Oui. Les relations et intérêts de propriété dans les sous-traitants susceptibles d'affecter l'impartialité doivent être divulgués dans l'offre ou au responsable des contrats.

Que faire si je découvre un conflit après l'attribution?

Avertissez la Ville rapidement par écrit et proposez des mesures d'atténuation; le défaut de divulgation peut entraîner des mesures d'application ou des actions contractuelles.

Existe-t-il des formulaires municipaux standards?

Certaines offres comprennent un formulaire de déclaration; sinon, fournissez une divulgation écrite dans votre soumission.

How-To

1. Identifiez tout conflit réel, potentiel ou perçu affectant l'équipe ou les sous-traitants.
2. Préparez la divulgation avec les identifiants du contrat et les parties concernées.
3. Joignez la divulgation à votre soumission ou envoyez-la au contact d'approvisionnement indiqué.
4. Proposez des mesures d'atténuation et demandez une acceptation écrite si nécessaire.
5. Conservez les communications et les approbations pour audits et défenses.

Key Takeaways

• Divulguez tôt et par écrit à chaque étape d'approvisionnement.
• Consultez les documents de l'appel d'offres pour les formulaires et contacts requis.
• Proposez et documentez des mesures d'atténuation si un conflit ne peut être évité.

Help and Support / Resources

• City of Markham - Bids and Tenders
• City of Markham - Purchasing / Procurement Services
• City of Markham - By-law Enforcement