Règlements sur la conservation des dossiers et la confidentialité - London
London (Ontario) applique des règles et des pratiques régissant la conservation, l’accès et la protection des documents municipaux. Cet article résume les calendriers de conservation, les obligations de confidentialité en vertu de la loi provinciale, les bureaux municipaux responsables, les voies d’application et les étapes pour demander ou protéger des dossiers détenus par la Ville. Lorsqu’un texte municipal principal n’est pas explicite, les instruments de contrôle et les voies de recours sont cités afin que vous puissiez confirmer les obligations auprès du greffier municipal ou des autorités provinciales. Voir la loi provinciale applicable : Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (MFIPPA)[1].
Portée et règles clés
La conservation et la confidentialité municipales couvrent généralement les documents administratifs, les dossiers du conseil et des comités, la correspondance, les dossiers du personnel, les documents financiers et contractuels, ainsi que les dossiers de construction et de permis. Les calendriers de conservation fixent les périodes minimales de conservation; la confidentialité et l’accès sont principalement régis par la MFIPPA et mis en œuvre par les processus du greffier municipal. Les périodes de conservation et l’autorité d’élimination sont établies par le greffier municipal ou le service de gestion des dossiers; si un calendrier consolidé n’est pas publié, consultez le greffier pour le calendrier officiel.
Sanctions et application
L’application des obligations de conservation et de confidentialité implique à la fois des processus administratifs municipaux et une supervision provinciale. Le greffier municipal et l’unité de gestion des dossiers/de l’accès à l’information de la Ville de London administrent les demandes, les divulgations et les pratiques de conservation. Les plaintes concernant les décisions d’accès ou les violations de la vie privée peuvent être examinées par le Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario.
- Amendes et pénalités pécuniaires : non précisées sur la page municipale citée; consultez le greffier municipal ou le texte de la MFIPPA pour les infractions et pénalités statutaires.
- Escalade : d’abord une révision administrative par le personnel municipal; ensuite, une plainte formelle au Commissaire à l’information; les montants d’amende ou les fourchettes ne sont pas précisés sur les pages municipales citées.
- Sanctions non pécuniaires : ordonnances de divulgation ou de caviardage, recommandations du Commissaire, démarches judiciaires; recours municipaux administrés par le greffier municipal ou les services juridiques.
- Autorité d’application et voie de plainte : greffier municipal/unité d’accès à l’information; Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario pour l’examen et l’appel.
- Recours et délais : les délais pour déposer une plainte auprès du Commissaire sont définis par les procédures provinciales; les délais municipaux précis ne sont pas indiqués sur la page municipale citée.
Formulaires et demandes
Pour demander des documents ou présenter une demande d’accès en vertu de la MFIPPA, contactez le greffier municipal ou l’unité municipale chargée de l’accès à l’information. Si la Ville publie un formulaire standard de demande d’accès, utilisez ce formulaire; si aucun formulaire ou frais n’est publié sur la page municipale, le formulaire ou le frais n’est pas précisé sur la page citée.
- Nom/numéro du formulaire : voir les pages du greffier municipal ou contacter le greffier pour le formulaire officiel de demande.
- Information sur les frais : non précisée sur la page municipale citée; consultez le greffier municipal ou les directives de la MFIPPA.
- Soumission : généralement au greffier municipal par courrier, courriel ou portail en ligne si disponible.
Pratique de conservation des dossiers
Les calendriers de conservation précisent généralement les périodes de conservation, le transfert aux archives et les méthodes d’élimination sécurisée. Le greffier municipal ou le service de gestion des dossiers est le dépositaire qui autorise l’élimination ou l’archivage. Si un règlement ou une politique formelle sur la conservation et l’élimination existe, il indiquera les périodes au niveau des séries; si le calendrier municipal n’est pas affiché, demandez le calendrier au greffier municipal.
- Périodes de conservation : basées sur des séries; consultez le calendrier municipal pour les années exactes par type de document.
- Autorité d’élimination : le greffier municipal ou l’officier des dossiers désigné doit approuver l’élimination.
- Élimination sécurisée : déchiquetage documenté ou suppression électronique selon la politique pour protéger les informations confidentielles.
Règles de confidentialité
La confidentialité et les exceptions d’accès sont régies par la MFIPPA; le personnel municipal doit évaluer les exemptions (par exemple, renseignements personnels, privilège avocat-client, poursuites judiciaires). Pour toute question de divulgation, le greffier municipal fournit des directives et des décisions sur la communication. En cas de doute, demandez un examen interne avant de divulguer des renseignements sensibles.
- Exemptions courantes : vie privée personnelle, privilège avocat-client, certaines informations commerciales confidentielles, documents d’enquête policière.
- Pratique de caviardage : caviarder les parties exemptes et communiquer le matériel non exempté lorsque requis.
Violations courantes
- Élimination inappropriée de documents confidentiels.
- Non-respect du calendrier de conservation ou destruction non autorisée.
- Divulgation non autorisée de renseignements personnels.
FAQ
- Qui est responsable de la conservation municipale des dossiers ?
- Le greffier municipal et le service de gestion des dossiers sont responsables de la tenue des calendriers de conservation et de l’approbation de l’élimination.
- Comment obtenir une copie d’un dossier municipal ?
- Présentez une demande d’accès à l’information au greffier municipal en vertu de la MFIPPA; les coordonnées et les procédures sont disponibles sur les pages municipales ou dans la loi provinciale. MFIPPA[1]
- Et si la Ville refuse de divulguer un dossier ?
- Vous pouvez demander un examen ou déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario.
How-To
- Identifiez la série de documents et le service municipal susceptible de détenir le document.
- Remplissez le formulaire de demande d’accès de la Ville ou fournissez une demande écrite décrivant les documents recherchés.
- Soumettez la demande au greffier municipal par la méthode prescrite (courrier, courriel ou portail).
- Payer les frais éventuels et attendre la réponse de la Ville dans les délais prévus.
- En cas de refus, demandez un examen et envisagez de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.
Points clés
- Les calendriers de conservation et les obligations de confidentialité sont administrés par le greffier municipal.
- Les demandes d’accès sont régies par la MFIPPA et peuvent être examinées par le Commissaire provincial.
Aide et ressources
- Ville de London - Accès à l’information et confidentialité
- Ville de London - Gestion des documents / Greffe
- Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario