Guide d'approvisionnement des outils d'IA pour le personnel municipal de London (Ontario)
À London, Ontario, l'approvisionnement par le personnel municipal d'outils d'intelligence artificielle (IA) doit respecter les règles d'approvisionnement de la ville, les obligations en matière de confidentialité et les approbations informatiques. Ce guide explique où commencer, quels services appliquent les règles et les étapes pratiques pour demander, approuver et surveiller les outils d'IA utilisés dans les opérations municipales. Il s'appuie sur les informations publiques d'approvisionnement de la Ville de London et sur les arrêtés municipaux régissant les achats et contrats, et indique les contacts officiels pour l'approvisionnement, la sécurité informatique et la conformité à la vie privée. Utilisez ce guide pour préparer les demandes d'approvisionnement, documenter les évaluations des risques et comprendre les voies d'exécution et d'appel.
Vue d'ensemble des règles applicables
L'approvisionnement de logiciels, services cloud et outils pilotés par l'IA est régi par les politiques d'approvisionnement de la Ville de London et le règlement d'achat. Les demandes d'approvisionnement pour l'IA doivent inclure la transparence du fournisseur, la gestion des données, les évaluations d'impact sur la vie privée et la validation de la sécurité informatique. La page d'approvisionnement de la ville fournit des résumés de procédure officiels et des contacts pour la passation de marchés et l'enregistrement des fournisseurs City of London Procurement[1]. Le règlement d'achat est l'instrument de contrôle pour les approbations et les seuils d'approvisionnement Purchasing Bylaw[2].
Exigences clés de conformité
- Inclure une justification d'approvisionnement et un cas d'affaires précisant l'utilisation de l'IA, les entrées de données et les résultats attendus.
- Réaliser une évaluation d'impact sur la vie privée (EIV) ou une évaluation de protection des données lorsque des renseignements personnels sont traités.
- Obtenir l'examen et l'approbation de la sécurité informatique pour tout service d'IA hébergé ou en nuage avant la contractualisation.
- Respecter les seuils d'approvisionnement requis, les processus concurrentiels ou les motifs d'attribution sans appel d'offres prévus par le règlement d'achat.
Sanctions et application
L'application des règles d'approvisionnement et du règlement d'achat est assurée par la division Approvisionnement de la Ville de London et le service municipal responsable de l'administration des règlements. Les montants d'amendes monétaires spécifiques pour non-respect des procédures d'approvisionnement ne sont pas précisés sur la page citée ; consultez le règlement d'achat et les contacts d'approvisionnement pour les recours propres à chaque cas City of London Procurement[1] Purchasing Bylaw[2].
- Escalade : d'abord des directives correctives internes ; une récidive ou un non-respect persistant peut conduire à la résiliation du contrat ou à la suspension des privilèges d'approvisionnement (non précisé sur la page citée).
- Sanctions non monétaires : ordres d'arrêt des travaux, annulation de contrat, suspension de l'enregistrement du fournisseur et renvoi au conseil ou à l'action judiciaire (non précisé sur la page citée).
- Autorité d'application et voie de plainte : division Approvisionnement et bureau du greffier municipal ; utilisez les pages de contact d'approvisionnement officielles pour signaler un non-respect.
- Recours et examen : examen administratif ou examen au niveau du conseil lorsque prévu ; les délais pour interjeter appel ne sont pas précisés sur la page citée.
Demandes et formulaires
La ville publie des formulaires d'approvisionnement et des informations pour les fournisseurs sur ses pages d'approvisionnement. Les modèles spécifiques d'approvisionnement pour l'IA, les formulaires d'enregistrement des fournisseurs ou les modèles d'évaluation d'impact sur la vie privée ne sont pas précisés sur la page d'approvisionnement citée ; contactez Approvisionnement et Sécurité informatique pour obtenir les formulaires actuels et les instructions de soumission City of London Procurement[1].
Étapes pratiques pour le personnel municipal
- Préparez un cas d'affaires qui définit l'objectif, les parties prenantes, les types de données et la conservation.
- Effectuez une évaluation d'impact sur la vie privée si des renseignements personnels sont utilisés.
- Soumettez une demande d'examen de sécurité informatique aux Services des technologies de l'information.
- Respectez les seuils du règlement d'achat pour la procédure d'approvisionnement appropriée.
FAQ
- Qui applique les règles d'approvisionnement pour les outils d'IA ?
- La division Approvisionnement de la Ville de London applique les procédures d'approvisionnement, avec la supervision du greffier municipal et de la sécurité informatique pour les aspects techniques et de confidentialité.
- Existe-t-il des amendes pour l'achat d'outils d'IA sans approbation ?
- Les amendes monétaires spécifiques pour non-conformité à l'approvisionnement ne sont pas précisées sur les pages d'approvisionnement citées ; l'application se concentre généralement sur des ordres correctifs, des recours contractuels ou la suspension des privilèges du fournisseur.
- Où trouver le formulaire d'évaluation d'impact sur la vie privée ?
- Contactez la sécurité informatique et le service Approvisionnement pour obtenir le modèle EIV actuel et les instructions de soumission ; la page d'approvisionnement fournit les coordonnées.
How-To
- Rédiger un cas d'affaires concis décrivant l'outil d'IA, les objectifs et les données impliquées.
- Consulter la protection de la vie privée et le service juridique pour déterminer si une évaluation d'impact est requise.
- Soumettre une demande d'examen de sécurité informatique aux Services des technologies de l'information.
- Collaborer avec Approvisionnement pour déterminer la voie d'approvisionnement appropriée et préparer la documentation d'appel d'offres ou de justification sans appel d'offres.
- Obtenir les approbations du conseil ou de l'autorité déléguée si requis par le règlement d'achat.
- Conclure le contrat avec des clauses explicites sur la gestion des données, l'audit et la résiliation.
Points clés
- Planifiez tôt pour permettre les examens de confidentialité et d'informatique.
- Enregistrez les approbations et les EIV pour soutenir la conformité et les audits.
- Utilisez les contacts officiels d'Approvisionnement et d'informatique avant d'acheter des outils d'IA.
Help and Support / Resources
- Contact Approvisionnement et information pour les fournisseurs
- Greffier municipal et administration des règlements
- Confidentialité et renseignements FOI de la Ville de London