FOI de London : accès aux dossiers numériques
À London, Ontario, le cadre de la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy régit les demandes de dossiers numériques détenus par la ville. Le bureau Accès et confidentialité traite les demandes, conseille sur les formats et les caviardages, et accepte les demandes formelles via le processus municipal City Access & Privacy[1]. Ce guide explique comment demander des dossiers numériques, à quoi s'attendre concernant les délais et les frais, comment les dossiers sont livrés et les voies de réexamen.
Qu'est-ce qui constitue un dossier numérique
Les dossiers numériques comprennent les courriels, les PDF, les bases de données, les extraits SIG, les photos numériques, les vidéos numériques et les documents créés ou stockés électroniquement par les employés ou systèmes municipaux. Lors de la description des dossiers, soyez précis sur les plages de dates, les dépositaires, les types de fichiers et les mots-clés pour réduire le temps de traitement.
Demande de dossiers numériques
Commencez par identifier le dépositaire municipal approprié et préparez une demande écrite décrivant clairement les dossiers. Indiquez le format de livraison préféré (par exemple PDF indexable, CSV) et si vous acceptez le caviardage ou l'extraction. Incluez les coordonnées et les frais ou formulaires requis comme indiqué par la ville.
- Précisez la plage de dates et les mots-clés pour restreindre la portée.
- Décrivez le format de fichier préféré et la méthode de livraison (courriel, téléchargement sécurisé, support physique).
- Incluez un contact en journée et la méthode de réponse préférée.
Sanctions et application
L'application des obligations d'accès et de confidentialité est régie par la loi provinciale et par les processus municipaux; les amendes monétaires ou montants spécifiques pour les manquements de procédure aux demandes d'accès ne sont pas précisés sur les pages citées. Pour la loi applicable et les dispositions relatives aux infractions, consultez la consolidation provinciale de la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) Ontario e-Laws — MFIPPA[3]. L'application procédurale municipale, les ordonnances de conformité et la référence au Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée pour réexamen sont décrites par le bureau Accès et confidentialité de la ville et par la surveillance provinciale.
- Montants des amendes: non précisé sur la page citée (MFIPPA).[3]
- Escalade: les contraventions premières, répétées ou continues sont traitées par les procédures provinciales et le réexamen du commissaire; les plages spécifiques ne sont pas précisées sur la page citée.
- Mesures non monétaires: ordonnances de divulgation, directives sur les pratiques de caviardage et référence aux organes provinciaux de réexamen.
- Autorité: bureau Accès et confidentialité de la Ville de London, avec réexamen par le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
- Appels/réexamen: les demandeurs peuvent demander un réexamen auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée; les délais sont définis dans les directives provinciales et ne sont pas précisés sur la page municipale citée.
Demandes et formulaires
La Ville de London publie un formulaire de demande d'accès à l'information et des instructions. Le nom du formulaire et les instructions de soumission sont fournis sur la page municipale d'accès et sur la ressource du formulaire de demande de la ville Freedom of Information Request Form[2]. Les pages municipales citées indiquent où soumettre les demandes et les coordonnées; tout montant de frais de demande ou barème de frais qui n'est pas indiqué sur la page municipale est noté comme non précisé sur la page citée.
- Formulaire: Freedom of Information Request Form (nom et lien sur la page de la ville).[2]
- Frais: montant ou barème des frais non précisé sur la page citée.
- Soumission: suivez les instructions sur la page du formulaire municipal pour l'envoi par courrier, en personne ou en ligne.
Comment les dossiers sont traités
Après réception, la ville attribue un numéro de dossier, examine les dossiers pertinents, applique les exemptions et les caviardages en vertu de la MFIPPA, puis prépare un paquet de divulgation. Le temps de traitement dépend de la portée et de la complexité; lorsque les dossiers contiennent des renseignements personnels, un examen supplémentaire est courant.
- Recherche et récupération par les équipes déposantes.
- L'extraction technique pour les bases de données ou les exports SIG peut nécessiter un traitement spécialisé.
- Des frais de reproduction ou d'extraction spécialisée peuvent s'appliquer selon les barèmes municipaux si publiés.
FAQ
- Comment lancer une demande pour des dossiers numériques?
- Remplissez le formulaire de demande d'accès à l'information de la Ville de London et soumettez-le comme indiqué sur la page municipale. Voir le lien du formulaire de la ville pour les détails de soumission.[2]
- Serai-je facturé pour obtenir des fichiers numériques?
- Les frais ou barèmes de frais sont déterminés par la politique municipale et les règles provinciales; la page du formulaire municipal doit indiquer les frais applicables ou préciser quand des frais sont requis. Si un montant de frais n'est pas affiché, il n'est pas précisé sur la page citée.[2]
- Combien de temps faut-il pour obtenir les dossiers?
- Le temps de traitement varie selon la portée et la complexité; le bureau Accès et confidentialité fournira des délais lors de l'accusé de réception de la demande.[1]
- Que faire si ma demande est refusée?
- Vous pouvez demander un réexamen auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario; la page de la ville et la loi provinciale indiquent les voies d'appel.[3]
How-To
- Identifiez précisément les dossiers et notez les plages de dates, les déposants et les types de fichiers.
- Téléchargez et remplissez le formulaire de demande d'accès à l'information de la Ville de London et incluez les coordonnées.[2]
- Soumettez le formulaire selon la méthode indiquée sur la page de la ville et payez tout frais de demande requis si indiqué.[2]
- Surveillez l'accusé de réception de la ville et répondez rapidement à toute question de clarification pour éviter des retards de traitement.[1]
- Si l'accès est refusé ou caviardé, suivez les directives de la ville pour demander un réexamen ou déposer une demande auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.[3]
Points clés
- Soyez précis dans votre demande pour réduire le temps de traitement et les frais.
- Utilisez le formulaire FOI officiel de la Ville de London et suivez les instructions de soumission.[2]
- La surveillance provinciale et les voies de réexamen existent via la MFIPPA et le Commissaire à l'information.[3]
Aide et ressources
- City of London — Accès et confidentialité
- Formulaire de demande d'accès à l'information — Ville de London
- Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act — Ontario e-Laws
- Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario