Comment soumissionner avec des critères d'équité - Règlements de Kitchener
À Kitchener, Ontario, les soumissionnaires aux contrats municipaux peuvent rencontrer des critères d'équité ajoutés aux évaluations d'approvisionnement. Ce guide explique comment les critères d'équité interagissent avec la pratique d'approvisionnement de Kitchener, quelles étapes doivent suivre les fournisseurs et qui les applique. Il s'adresse aux fournisseurs, aux entreprises sociales et aux responsables des achats préparant des offres conformes aux appels d'offres municipaux.
Comprendre les critères d'équité dans l'approvisionnement de Kitchener
Les critères d'équité sont des facteurs d'évaluation qui favorisent des résultats tels que l'embauche inclusive, la diversité des fournisseurs ou les retombées pour la communauté. À Kitchener, ils sont mis en œuvre par les documents d'approvisionnement et les grilles d'évaluation joints aux appels d'offres individuels plutôt que par un seul texte réglementaire. Consultez chaque appel d'offres pour connaître la pondération et les exigences probantes lors de la soumission.[1]
Préparer une offre avec des critères d'équité
- Examinez les documents de la sollicitation pour connaître la notation en équité, les preuves requises et la pondération.
- Rassemblez des documents justificatifs tels que politiques, données démographiques, plans de sous-traitance et lettres d'engagement.
- Respectez les délais obligatoires pour les questions, les soumissions et la reconnaissance des addenda.
- Vérifiez les frais ou garanties exigés indiqués dans l'appel d'offres.
- Préparez des déclarations de conformité montrant comment votre proposition répond aux objectifs d'équité et aux seuils obligatoires.
Liste d'actions avant la soumission
- Assistez aux séances d'information obligatoires ou aux visites de site.
- Utilisez la méthode de soumission officielle indiquée dans l'appel d'offres (portail électronique, courriel ou copie papier scellée).
- Confirmez le contact en approvisionnement pour les clarifications et conservez les traces des questions et réponses.
Sanctions et application
L'application des règles d'approvisionnement et les conséquences en cas de fausse déclaration sur l'équité sont traitées dans le processus d'approvisionnement de la Ville de Kitchener et par des recours administratifs connexes. Les montants précis des amendes relatives à la fausse déclaration d'équité ne sont pas fournis sur les pages d'approvisionnement citées et sont donc non spécifiés sur la page citée. La ville désigne les Services d'achat/approvisionnement comme le bureau responsable de la conformité contractuelle et des recours; consultez la page d'approvisionnement de la ville pour les coordonnées.[1]
- Amendes monétaires : non spécifiées sur la page citée.
- Recours contractuels : résiliation du contrat, retenue de paiement, compensation ou dommages tels que prévus par les conditions contractuelles; les mesures varient selon le contrat et ne sont pas consolidées en un seul règlement sur la page citée.
- Radiation ou suspension des marchés futurs : non spécifiée sur la page citée.
- Ordonnances non monétaires : obligations de remédier à la non-conformité, fournir des plans correctifs ou respecter des exigences de suivi/rapports supplémentaires.
- Application : Services d'achat/approvisionnement et le service émetteur, avec recours éventuel aux Services juridiques et au Conseil pour les manquements graves.
- Recours/appeals : le processus de plainte ou de contestation est décrit dans les documents d'appel d'offres individuels; les délais et procédures formelles ne sont généralement pas centralisés sur la page citée.
Formulaires et demandes
La ville publie les documents d'appel d'offres individuels et les formulaires fournisseurs requis sur la page officielle des appels d'offres; aucun formulaire universel d'offre équitable n'est publié sur la page d'approvisionnement citée. Pour chaque appel d'offres, la méthode de soumission et les formulaires éventuels sont indiqués dans l'avis.[1]
How-To
- Lisez la sollicitation : identifiez les critères d'équité, la pondération et les preuves requises.
- Rassemblez la documentation : politiques, données sur le personnel, engagements de sous-traitance et calendriers.
- Soumettez les questions au contact d'approvisionnement avant la date limite de Q&A.
- Remplissez les formulaires et soumettez via le portail électronique officiel ou le canal de soumission indiqué.
- Si vous êtes adjudicataire, respectez les obligations de rapport ou de surveillance prévues au contrat.
FAQ
- Ai-je besoin d'une certification spéciale pour réclamer des points d'équité ?
- Il n'existe pas de certification universelle imposée au niveau de la ville ; vérifiez les exigences de chaque sollicitation ou la preuve obligatoire indiquée dans l'appel d'offres.
- Qui puis-je contacter en cas de litige sur la notation d'équité ?
- Contactez la personne d'approvisionnement indiquée dans l'appel d'offres et suivez la procédure de contestation prévue ; pour les problèmes non résolus, contactez les Services d'achat/approvisionnement.
- La ville publiera-t-elle les engagements d'équité retenus ?
- Les obligations de rapport varient selon l'appel d'offres ; certains contrats exigent des rapports, mais un registre central public des engagements d'équité n'est pas spécifié sur la page citée.
Points clés
- Les critères d'équité figurent dans les appels d'offres individuels : lisez toujours la sollicitation.
- Documentez et indexez les preuves pour répondre aux règles de notation et de rapport.
- Contactez les Services d'achat tôt pour obtenir des clarifications et conservez les communications.
Assistance et ressources
- City of Kitchener - Bids and Tenders
- City of Kitchener - Equity, Diversity & Inclusion
- City of Kitchener - By-law Enforcement
- City of Kitchener - Permits & Forms