Règles d'équité en approvisionnement pour les contrats municipaux de Hamilton
L'approvisionnement municipal à Hamilton, Ontario intègre de plus en plus des considérations d'équité dans les marchés afin d'assurer un accès équitable aux fournisseurs diversifiés et des retombées communautaires. Ce guide explique comment les critères d'équité sont appliqués dans les marchés, qui fait appliquer les exigences, ce que les soumissionnaires doivent fournir et des mesures pratiques pour documenter la conformité et demander des recours.
Portée et principes clé
La fonction d'achats et de gestion des fournitures de Hamilton intègre des orientations politiques pour considérer les résultats sociaux et d'équité en parallèle de la valeur et du risque dans les décisions d'attribution. Lorsque la Ville utilise des critères d'équité, ils sont établis au stade de la sollicitation et appliqués via des matrices d'évaluation, des exigences de soumission obligatoires ou une pondération. Pour la politique officielle d'approvisionnement, communiquez avec les Achats et la gestion des fournitures. Purchase policies and contacts[1]
Sanctions et application
L'application des règles d'approvisionnement liées à l'équité est gérée par l'équipe Achats et gestion des fournitures de la Ville conjointement avec les Services juridiques; les questions de conformité peuvent aussi impliquer l'application des règlements ou le greffe pour l'administration des contrats et l'intégrité. Si un soumissionnaire ou un entrepreneur ne respecte pas les engagements déclarés en matière d'équité, la Ville peut engager des recours contractuels, des examens de conformité ou des procédures de radiation des marchés lorsque prévues au contrat.
- Amendes ou pénalités monétaires : non précisées sur la page citée.
- Escalade : procédures pour la première/récidive/infraction continue non précisées sur la page citée; les conditions du contrat déterminent l'escalade.
- Sanctions non monétaires : résiliation du contrat, retenue de paiements, plans d'action corrective et radiation possibles selon le droit contractuel et les clauses d'approvisionnement.
- Organisme d'application et inspections : Achats et gestion des fournitures gère la conformité des marchés; les plaintes et les questions d'intégrité contractuelle peuvent être adressées au contact des Achats sur les pages officielles.
- Recours et révisions : le processus de contestation d'attribution ou d'appel dépend de la sollicitation et du contrat; les délais précis de recours ne sont pas précisés sur la page citée.
- Défenses/discrétion : les exemptions, dérogations ou dispenses sont régies par les règles d'approvisionnement et les clauses contractuelles; un standard de "motif raisonnable" n'est pas précisé sur la page citée.
Violations courantes
- Omission de fournir les documents d'équité requis ou les plans de diversité fournisseurs.
- Fausse déclaration concernant la sous-traitance, la valeur sociale ou les engagements de main-d'œuvre.
- Non-respect des obligations de déclaration ou de suivi prescrites.
Demandes et formulaires
Les sollicitations indiquent généralement les formulaires à soumettre (formulaire d'offre, déclarations d'équité ou de valeur sociale et plans de sous-traitance). Lorsqu'un formulaire municipal spécifique existe, il figure dans le document de sollicitation ou sur les pages des Achats; s'il n'y a aucun formulaire publié pour une revendication d'équité particulière, aucun n'est précisé sur la page citée.
Comment faire
- Examinez les documents de sollicitation pour repérer les critères d'équité, les formulaires obligatoires et la pondération.
- Préparez et joignez les déclarations et preuves requises (p. ex. certifications de diversité, engagements des sous-traitants).
- Incluez des résultats mesurables dans vos propositions (heures, engagements d'embauche, bénéfices communautaires) et un plan de suivi.
- Suivez la réalisation des engagements et soumettez les rapports requis au contact de la Ville indiqué dans le contrat.
- Si vous estimez qu'une décision d'attribution a enfreint les règles publiées d'équité, suivez le processus de contestation décrit dans la sollicitation; contactez les Achats pour des conseils.