Guide sur les politiques d'embauche équitables pour les entrepreneurs à Guelph
Les entrepreneurs de Guelph, Ontario qui travaillent pour la Ville ou avec elle doivent respecter les attentes en matière d'équité et d'embauche définies par les politiques d'approvisionnement municipales et la politique d'entreprise. Ce guide résume les étapes pratiques de conformité, la documentation et les sources officielles pour que les entrepreneurs puissent soumissionner, exécuter et déclarer conformément aux exigences de la Ville.
Exigences et bonnes pratiques
Les entrepreneurs doivent consulter les exigences d'approvisionnement de la Ville de Guelph et toute orientation relative à l'équité ou à la diversité des fournisseurs avant de soumissionner. Les exigences courantes incluent la démonstration de pratiques d'embauche non discriminatoires, le suivi de la composition de la main-d'œuvre pour les rapports de contrat et le respect des dispositions éventuelles sur la diversité des fournisseurs ou les attentes en matière de retombées communautaires. Consultez les pages officielles d'approvisionnement et de fournisseurs pour obtenir des directives à jour et les étapes d'inscription [1].
- Documentez des politiques d'embauche écrites qui interdisent la discrimination.
- Conservez des dossiers sur les embauches, les affichages et les critères de sélection pour les audits de contrat.
- Incluez des objectifs d'équité et des échéances dans les propositions lorsque la Ville le demande.
- Veillez à ce que les sous-traitants respectent les mêmes attentes en matière d'équité et documentez leurs engagements.
Sanctions et application
L'application des exigences liées à l'équité et à l'approvisionnement est gérée par les processus de conformité municipale et l'administration des contrats ou des règlements. Les amendes monétaires précises et les étapes d'escalade en cas de violation des engagements d'embauche équitables ne sont pas spécifiées sur les pages d'approvisionnement citées; consultez les contacts municipaux pour les plaintes et les recours contractuels [2].
- Amendes monétaires : non précisées sur la page citée; les recours contractuels sont plus probables.
- Escalade : avis initial, mesure corrective requise et sanctions contractuelles ou résiliation possible — plages non précisées sur la page citée.
- Sanctions non monétaires : ordonnances de mise en conformité, plans d'action corrective, suspension ou résiliation de contrat, et renvoi aux services juridiques ou d'application.
- Organisme chargé et inspections : les administrateurs de contrats, l'application des règlements municipaux ou les équipes d'approvisionnement effectuent des examens et gèrent les différends.
Appels, révisions et moyens de défense
Les voies d'appel suivent généralement les procédures de règlement des différends contractuels ou de révision administrative prévues dans le contrat ou les documents d'approvisionnement. Les délais pour les appels ou les contestations d'offre sont régis par les modalités d'approvisionnement applicables ou le règlement et ne sont pas précisés sur la page citée; les entrepreneurs doivent conserver les dossiers et soulever les différends rapidement auprès du gestionnaire de contrat [2].
Demandes et formulaires
Certaines soumissions exigent une inscription du fournisseur, des déclarations ou des contrôles liés à l'équité lors de la soumission. Lorsqu'un formulaire ou une déclaration de la Ville est requis, il sera indiqué dans les documents d'appel d'offres ou sur les pages d'approvisionnement; si aucun formulaire n'est publié, aucun formulaire d'équité distinct n'est requis pour la conformité générale [1].
Étapes d'action pour les entrepreneurs
- Avant de soumissionner, consultez les exigences de la sollicitation et complétez toute inscription fournisseur demandée sur les pages d'approvisionnement de la Ville.[1]
- Adoptez ou mettez à jour une politique d'embauche équitable et conservez des preuves de sa mise en œuvre et des enregistrements pour les audits.
- En cas de doute, contactez l'approvisionnement ou l'administrateur du contrat indiqué dans l'appel d'offres ou le contact de l'application/plaigne de la Ville pour obtenir des conseils.[2]
- Si une non-conformité est alléguée, répondez rapidement aux avis, proposez une action corrective et utilisez les procédures contractuelles de règlement des différends.
FAQ
- Dois-je remplir un formulaire d'équité pour soumissionner aux contrats municipaux?
- Non, un formulaire d'équité spécifique n'est pas toujours requis; vérifiez chaque sollicitation et les instructions d'inscription fournisseur sur la page d'approvisionnement.[1]
- Qui applique les engagements d'embauche équitable?
- Les administrateurs de contrat, l'approvisionnement et l'application des règlements municipaux ou les bureaux d'entreprise désignés gèrent l'application et les plaintes; les coordonnées figurent sur le site de la Ville.[2]
- Quels dossiers dois-je conserver?
- Conservez les affichages d'emploi, les critères de sélection des candidats, les embauches, les engagements des sous-traitants et toute formation ou sensibilisation pour l'audit et la révision.
How-To
- Examinez les exigences spécifiques de la sollicitation et les conditions d'approvisionnement sur la page d'approvisionnement de la Ville et inscrivez-vous si nécessaire.[1]
- Rédigez ou mettez à jour une politique d'embauche équitable et informez les responsables RH et de projet.
- Documentez les décisions d'embauche et les assurances des sous-traitants; conservez les dossiers au même endroit pendant la durée du contrat.
- Si vous recevez un avis de non-conformité, préparez un plan d'action corrective et soumettez-le à l'administrateur de contrat dans les délais indiqués.
Points clés
- Lisez attentivement chaque sollicitation pour repérer les exigences liées à l'équité et les déclarations fournisseurs.
- Conservez des dossiers clairs pour démontrer des embauches non discriminatoires et la conformité des sous-traitants.
Aide et ressources
- City of Guelph - By-law Enforcement
- City of Guelph - Purchasing & Supplier Information
- City of Guelph - Corporate Services & Contact