Guide des règles d'approvisionnement et du règlement de Greater Sudbury
Greater Sudbury, Ontario exige que les fournisseurs et le personnel municipal respectent les politiques d'approvisionnement municipales et les règlements applicables pour les contrats et achats. Ce guide décrit les instruments de gouvernance, les voies d'approvisionnement courantes, les responsabilités des fournisseurs et les étapes pour soumissionner, s'inscrire ou faire appel des décisions d'approvisionnement à Greater Sudbury.
Aperçu des règles d'approvisionnement
La Ville de Greater Sudbury administre les achats par une politique d'achat formelle et des procédures d'approvisionnement qui fixent les seuils, les méthodes concurrentielles et les approbations pour les contrats. Pour les règles d'achat officielles et les instructions aux fournisseurs, consultez les pages d'achat de la Ville Purchasing & Procurement[1].
Autorité et qui doit se conformer
L'approvisionnement de la Ville est régi par des règlements municipaux et des politiques internes adoptés par le Conseil et administrés par la division des finances/achats ou les agents délégués. Lorsque le texte spécifique du règlement d'achat ou des détails d'application est requis, référez-vous à l'index des règlements de la Ville City Bylaws[2].
Méthodes d'approvisionnement courantes et seuils
- Devis informels pour les achats de faible valeur tels que définis dans la politique.
- Appels d'offres publics et demandes de propositions pour les contrats de plus grande valeur.
- Demandes de soumissions ou listes de fournisseurs préqualifiés pour les services récurrents.
Sanctions et application
Les sanctions pour non-conformité aux règles d'approvisionnement peuvent être administratives ou juridiques. Les montants spécifiques des amendes ou des pénalités statutaires ne figurent pas sur les pages d'achat principales et doivent être recherchés dans le règlement applicable ou les instruments d'application connexes ; lorsque les montants ou les tableaux ne sont pas indiqués sur les pages citées, ils sont notés ci-dessous comme non spécifiés sur la page citée.[2]
- Amendes : non spécifiées sur la page citée.
- Escalade : plages pour première, récidive et infraction continue non spécifiées sur la page citée.
- Sanctions non pécuniaires : ordres de se conformer, suspension des appels d'offres, disqualification, résiliation de contrat et recouvrement de fonds lorsque autorisé.
- Autorité : division des achats et greffier municipal pour la conformité aux achats ; plaintes et demandes traitées via les contacts officiels de la Ville.
- Recours/appels : les voies de révision interne ou auprès du Conseil/tribunal peuvent s'appliquer ; les délais précis pour faire appel ne sont pas spécifiés sur la page d'achat principale.
- Moyens de défense/discrétion : exemptions permises, achats d'urgence, approbations d'adjudication directe et dérogations approuvées en vertu de la politique.
Formulaires et demandes
L'enregistrement des fournisseurs, les documents d'appel d'offres et les formulaires sont publiés avec les opportunités actives ; consultez le portail d'appels d'offres de la Ville pour les formulaires d'inscription et les instructions de soumission Bid Opportunities[3]. Si un formulaire ou des frais spécifiques sont requis pour un approvisionnement, ils seront indiqués sur la page d'appel d'offres concernée.
Conformité, transparence et dossiers
Les dossiers d'approvisionnement, les approbations et les attributions de contrats sont conservés par la division des finances/achats. Les fournisseurs doivent conserver les soumissions, les clarifications et les documents contractuels comme preuves. Les avis d'attribution publics et les résumés d'approvisionnement sont généralement affichés sur les pages d'achat de la Ville ou le portail d'appels d'offres.
Étapes d'action pour les fournisseurs
- Inscrivez-vous en tant que fournisseur lorsque la Ville demande des renseignements aux fournisseurs et surveillez le portail d'appels d'offres pour les opportunités.
- Notez attentivement les délais de soumission et les formats requis dans chaque document d'appel d'offres.
- Contactez les Achats pour des clarifications avant la clôture d'une sollicitation.
- Si vous êtes adjudicataire, respectez les conditions du contrat, les assurances et les exigences en matière de cautionnement indiquées dans les documents contractuels.
FAQ
- Qui fait appliquer les règles d'approvisionnement pour la Ville de Greater Sudbury?
- La division des finances/achats et le greffier municipal administrent et font appliquer les politiques d'approvisionnement; les actions d'application spécifiques sont documentées dans les règlements et les dossiers d'approvisionnement.
- Où puis-je trouver les appels d'offres et les formulaires actuels?
- Les appels d'offres actifs, les RFP et les formulaires de soumission sont publiés sur les pages d'achat de la Ville et le portail d'appels d'offres et doivent être suivis exactement lors de la soumission d'une réponse.[3]
- Comment faire appel d'une décision d'approvisionnement?
- Les mécanismes d'appel ou de révision varient selon l'approvisionnement et sont définis dans les documents de sollicitation ou le règlement contrôlant; les délais et voies d'appel ne sont pas spécifiés sur les pages d'achat principales.
How-To
- Consultez la page d'achat de la Ville et le portail d'appels d'offres pour les sollicitations actives et les détails d'enregistrement des fournisseurs.[1]
- Téléchargez les documents de sollicitation et lisez les exigences obligatoires, les formats de soumission et les délais.
- Préparez votre soumission ou proposition, incluez les formulaires requis, les certificats d'assurance et les références.
- Soumettez selon la méthode et le délai indiqués dans la sollicitation; conservez une preuve de soumission.
- Si vous échouez, demandez une rétroaction ou suivez les procédures d'appel publiées dans la sollicitation ou contactez les Achats pour connaître les étapes suivantes.
Points essentiels
- Utilisez toujours les pages d'achat officielles de la Ville et le portail d'appels d'offres comme source de référence.
- Conservez des dossiers complets des soumissions et des correspondances pour appuyer la conformité ou les appels.
- Contactez les Achats ou le greffier municipal rapidement pour obtenir des éclaircissements sur les seuils, les exemptions ou les formulaires.
Aide et ressources
- Purchasing & Procurement - City of Greater Sudbury
- City Bylaws - City of Greater Sudbury
- City Clerk - Contact and Records
- Bid Opportunities / Tenders