Guide municipal d'Etobicoke : Équité contractuelle pour les organismes à but non lucratif

Ce guide explique comment les organismes à but non lucratif d'Etobicoke, Ontario doivent aborder l'équité contractuelle et les exigences d'approvisionnement de la Ville lorsqu'ils soumissionnent pour des contrats municipaux. Il résume qui applique les attentes en matière d'équité et d'anti-discrimination dans les marchés publics, quelles pièces justificatives les fournisseurs peuvent être invités à fournir, les étapes de conformité habituelles et des actions pratiques pour réduire les risques pendant la préparation de l'offre et l'exécution du contrat.

Comprendre les exigences municipales

Etobicoke fait partie de la Ville de Toronto et suit les règles d'achat de la Ville de Toronto ainsi que les politiques d'équité ou d'approvisionnement social connexes pour les contrats municipaux. Les organismes à but non lucratif doivent consulter le règlement d'achat de la Ville et le programme d'approvisionnement social pour connaître les clauses obligatoires, les critères d'évaluation et les exigences obligatoires d'enregistrement des fournisseurs et d'assurance. Voir le règlement d'achat de la Ville pour les règles et recours en matière d'approvisionnement Purchasing By-law^[1].

Sanctions et application

L'application en matière d'approvisionnement et de non-conformité contractuelle est gérée par les bureaux d'approvisionnement et de conformité contractuelle de la Ville et par les gestionnaires de contrats. Les recours généralement disponibles pour la ville comprennent la résiliation du contrat, la retenue des paiements, la demande de dommages-intérêts et la suspension ou la radiation des listes de fournisseurs. Les amendes monétaires spécifiques pour des exigences de type action affirmative ne sont pas indiquées sur la page d'approvisionnement citée; lorsqu'il existe des amendes ou des pénalités administratives, elles apparaîtront dans l'instrument de contrôle ou les termes et conditions du contrat Purchasing By-law^[1].

• Pénalités monétaires typiques : non spécifiées sur la page citée ; des recours contractuels tels que la compensation sont mentionnés à la place.
• Escalade : la première violation peut entraîner des avis de correction, les violations répétées ou continues peuvent entraîner la résiliation ou la suspension ; les calendriers exacts ne sont pas spécifiés sur la page citée.
• Sanctions non monétaires : annulation du contrat, suspension de la capacité à soumissionner, ordres de remédier à l'exécution et actions en justice.
• Autorité d'application : équipes d'approvisionnement et de conformité contractuelle de la Ville de Toronto et le gestionnaire de contrat affecté à chaque marché.

Demandes et formulaires

Les fournisseurs doivent généralement s'enregistrer ou être préqualifiés pour soumissionner aux contrats municipaux et doivent fournir des certificats d'assurance et des références requis dans le cadre des offres. Les pages d'approvisionnement de contrôle listent les étapes d'enregistrement des fournisseurs et de qualification ; si un formulaire municipal spécifique est requis, il sera lié à l'appel d'offres ou aux pages du règlement d'achat. La page du règlement d'achat est la référence principale pour les procédures formelles d'approvisionnement Purchasing By-law^[1].

Comment préparer une offre prête pour l'équité

• Enregistrez-vous comme fournisseur et maintenez des assurances et documents financiers à jour.
• Créez un dossier de conformité avec des politiques sur l'équité, l'anti-discrimination et les pratiques en milieu de travail.
• Répondez directement aux questions de la sollicitation et fournissez des exemples vérifiables de pratiques d'embauche ou de prestation équitables.
• Planifiez les mesures de livraison et de suivi dans l'offre pour démontrer comment l'organisme respectera les résultats d'équité ou d'approvisionnement social.

Étapes d'action

• Confirmez les dates limites de soumission et les calendriers d'approvisionnement dans le document de sollicitation.
• Regroupez les formulaires requis, les assurances et les références avant de commencer la soumission.
• En cas d'incertitude, contactez la personne ressource en approvisionnement indiquée dans la sollicitation ou 311 pour obtenir des conseils.

FAQ

Les organismes d'Etobicoke doivent-ils avoir un plan d'action positive pour soumissionner aux contrats municipaux ?

Il n'existe pas de plan d'action positive unique exigé universellement ; les sollicitations peuvent demander des preuves de pratiques équitables et de conformité et les exigences varient selon les marchés. Consultez la sollicitation et le règlement d'achat pour obtenir des précisions.

Qui applique les exigences d'équité en matière d'approvisionnement ?

Les bureaux d'approvisionnement et de conformité contractuelle de la Ville de Toronto et les gestionnaires de contrat affectés appliquent les termes et recours des marchés.

Comment faire appel d'une décision d'approvisionnement ?

Les appels ou protestations suivent les procédures décrites dans la sollicitation ou le règlement d'achat ; les délais précis de protestation sont définis dans ces documents ou dans les termes du contrat.

How-To

1. Examinez le règlement d'achat et les documents de sollicitation pour identifier les clauses d'équité ou d'approvisionnement social.
2. Enregistrez-vous comme fournisseur et rassemblez assurances, références et politiques requises.
3. Préparez des réponses d'offre avec des exemples concrets et des résultats mesurables liés aux engagements d'équité.
4. Soumettez dans les délais, conservez les dossiers et, en cas de litige, suivez les étapes de protestation ou d'appel indiquées dans la sollicitation.

Points clés

• Les organismes d'Etobicoke doivent respecter les règles d'approvisionnement de la Ville de Toronto pour soumissionner aux contrats municipaux.
• Maintenez des politiques d'équité claires et une documentation pour répondre aux exigences des sollicitations.
• Les recours contractuels sont principalement administratifs et contractuels plutôt que des amendes municipales fixes sur la page d'approvisionnement citée.

Assistance et ressources

• City of Toronto - Purchasing By-law
• City of Toronto - Social Procurement
• 311 Toronto - Contact and By-law Enforcement

1. [1] City of Toronto - Purchasing By-law