Conservation et élimination des dossiers municipaux à Etobicoke - Règles

Ce guide explique comment s'applique la conservation et l'élimination des dossiers municipaux à Etobicoke, Ontario, dans le cadre du City of Toronto. Il couvre qui contrôle les calendriers, comment la loi provinciale sur l'accès et la protection de la vie privée affecte la conservation, le rôle du greffier municipal et des Archives, et des étapes pratiques pour les services, les contractants et les citoyens traitant des dossiers officiels. Utilisez-le comme point de départ pour respecter les calendriers de conservation, demander un transfert aux archives ou répondre à des demandes de documents en vertu de la loi provinciale.

Dossiers, calendriers et cadre juridique

Les dossiers pour Etobicoke sont gérés dans le cadre du programme de gestion de l'information et des dossiers du City of Toronto; le bureau du greffier publie des calendriers et des politiques qui s'appliquent aux anciennes divisions et services d'Etobicoke. Consultez la page de gestion des dossiers de la Ville pour les calendriers et l'orientation (gestion des dossiers de la Ville)^[1]. Les obligations statutaires provinciales en matière d'accès et de confidentialité sont définies par la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) et peuvent influencer les décisions de conservation et d'élimination (MFIPPA)^[2].

Responsabilités clés

• Le greffier municipal / la gestion des dossiers est responsable des calendriers corporatifs et de la supervision.
• Les Archives municipales acceptent les dossiers d'une valeur permanente et publient les procédures de transfert.
• Les départements doivent suivre les calendriers publiés et consulter Accès et confidentialité lorsqu'il y a des demandes ou des gels.

Sanctions et application

La surveillance principale et l'application pour la conservation des dossiers et les questions d'accès sont exercées par le bureau du greffier municipal et le personnel d'Accès et confidentialité; les remèdes et amendes spécifiques pour destruction de dossiers municipaux ne sont pas détaillés sur la page de gestion des dossiers de la Ville et sont donc « non spécifiés sur la page citée ».^[1]

• Amendes monétaires : non spécifiées sur la page citée.
• Escalade pour infractions répétées ou continues : non spécifiée sur la page citée.
• Sanctions non monétaires : ordres de conservation ou recours judiciaires en vertu de la MFIPPA ou d'autres lois peuvent s'appliquer; voir la MFIPPA pour les recours statutaires et infractions (MFIPPA)^[2].
• Autorité d'application et voie de plainte : le bureau du greffier / Accès et confidentialité traite les enquêtes et plaintes; les départements doivent signaler via les canaux de contact du greffier municipal.
• Appels et révision : les appels des décisions d'accès sont traités par le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario; les délais statutaires pour les demandes d'accès et les appels sont précisés dans la MFIPPA.

Demandes et formulaires

Les transferts aux Archives et les approbations d'élimination sont traités selon les procédures de transfert des Archives; les formulaires spécifiques ou les numéros de demande sont fournis par les Archives municipales plutôt que par la page générale des dossiers. Pour les procédures de transfert et tout formulaire requis, consultez l'orientation des Archives municipales (Archives municipales)^[3]. Si un formulaire ou des frais nécessaires ne sont pas listés, ils sont « non spécifiés sur la page citée ».

Étapes pratiques pour les départements et contractants

• Identifiez les types de dossiers et le calendrier de conservation applicable avant d'agir.
• Mettez en place des gels pour les dossiers visés par des demandes d'accès, litiges ou vérifications.
• Utilisez la procédure de transfert aux Archives pour les dossiers permanents; obtenez une approbation écrite avant toute destruction.
• Consultez Accès et confidentialité pour les renseignements personnels et les évaluations d'impact sur la vie privée en vertu de la MFIPPA.

FAQ

Qui établit les calendriers de conservation pour les dossiers de la ville d'Etobicoke?

Le programme de gestion des dossiers du greffier municipal établit les calendriers qui s'appliquent aux dossiers d'Etobicoke dans le cadre du City of Toronto; consultez la page de gestion des dossiers de la Ville pour les calendriers et l'orientation.

Un département peut-il détruire immédiatement des dossiers si le calendrier le permet?

Non. Les départements doivent confirmer l'absence de gels actifs (demandes d'accès, litiges, vérifications) et suivre les procédures d'élimination; contactez Accès et confidentialité en cas de doute.

Où dois-je envoyer les dossiers permanents d'Etobicoke?

Contactez les Archives municipales de Toronto pour les procédures de transfert et tout formulaire requis.

How-To

1. Identifiez la classe de dossier et le calendrier de conservation applicable dans les calendriers publiés par le greffier municipal.
2. Vérifiez l'existence de gels provenant de demandes MFIPPA, de litiges ou de vérifications et informez Accès et confidentialité si nécessaire.
3. Si le dossier est permanent, complétez la procédure de transfert aux Archives et soumettez la documentation requise aux Archives municipales.
4. Si le dossier peut être éliminé et qu'aucun gel ne s'applique, documentez l'action d'élimination et suivez les méthodes d'élimination corporatives (destruction, suppression sécurisée) comme indiqué par la gestion des dossiers.

Points clés

• Les dossiers d'Etobicoke suivent les calendriers de conservation du City of Toronto administrés par le greffier municipal.
• Les obligations de la MFIPPA peuvent primer sur l'élimination; vérifiez toujours les gels.

Aide et ressources

• Bureau du greffier municipal
• Archives municipales de Toronto
• Contact Toronto 311 / Poser une question

1. [1] City of Toronto - Records Management
2. [2] Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) - Ontario e-Laws
3. [3] City of Toronto Archives