Règlement municipal de Barrie: partage de données et vie privée pour organismes à but non lucratif

Barrie, Ontario, les organismes sans but lucratif et les groupes communautaires collectent et partagent des renseignements personnels pour des programmes, des bénévoles et des donateurs. Ce guide explique comment les règles municipales et les lois provinciales sur la vie privée affectent le partage de données, quels services municipaux appliquent les exigences et quelles actions pratiques les groupes de Barrie doivent entreprendre pour réduire les risques et répondre aux plaintes.

Vue d'ensemble du cadre juridique

La gestion des données par ou pour la Ville de Barrie est assujettie à la Loi sur laccès à linformation municipale et la protection de la vie privée (MFIPPA) et aux politiques municipales de la Ville de Barrie en matière de confidentialité et de tenue de dossiers lorsque lorganisme agit en tant que mandataire de la municipalité ou détient des dossiers municipaux. Lorsque les organismes sans but lucratif collectent indépendamment des renseignements personnels, les principes de confidentialité provinciaux et fédéraux et les obligations contractuelles régissent le traitement responsable.

Sanctions et application

Les responsabilités dapplication dépendent du contexte. Pour les dossiers municipaux ou lactivité exercée par ou pour la Ville de Barrie, la division de lapplication des règlements municipaux (By-law Enforcement) et le coordonnateur de laccès et de la confidentialité de la Ville gèrent la conformité et les plaintes initiales. Pour les atteintes à la confidentialité prévues par la MFIPPA, le Commissariat à linformation et à la protection de la vie privée de lOntario (IPC) a la compétence pour les enquêtes et les ordonnances.

• Amendes monétaires : non précisées sur la page citée.
• Escalade : les directives pour les premières, répétées et continues infractions ne sont pas précisées sur les pages municipales citées et peuvent être déterminées au cas par cas par les autorités compétentes.
• Sanctions non monétaires : ordonnances de divulgation ou de correction, ordonnances de cessation de divulgations inappropriées, ordonnances administratives en vertu de la MFIPPA et actions judiciaires peuvent être disponibles.
• Autorités : la division By-law Enforcement de la Ville de Barrie et le coordonnateur de laccès et de la confidentialité; lIPC pour lapplication provinciale de la MFIPPA.
• Voies dinspection et de plainte : déposer une plainte municipale auprès de lapplication des règlements municipaux ou soumettre une plainte en matière de confidentialité à lIPC selon le cas.
• Recours et révision : des voies dappel auprès de lIPC ou de révision judiciaire peuvent exister; les délais légaux précis ne sont pas indiqués sur les pages municipales citées.
• Moyens de défense et pouvoir discrétionnaire : des moyens de défense tels que la "cause raisonnable" ou la conformité aux exceptions autorisées de divulgation sont factuels et déterminés en vertu de la MFIPPA ou des politiques municipales.

Demandes et formulaires

Les demandes daccès en vertu de la MFIPPA nécessitent généralement une demande écrite ou un formulaire; la Ville de Barrie publie des informations et des formulaires relatifs à laccès et à la confidentialité le cas échéant. Sil nexiste pas de formulaire spécifique publié pour une activité dorganisme, utilisez le processus standard de demande daccès municipal ou consultez les directives de lIPC pour les demandes MFIPPA.

Violations courantes et conséquences typiques (lorsque des amendes précises ne sont pas publiées, les résultats sont administratifs ou correctifs) :

• Divulgation non autorisée de renseignements personnels - ordonnances administratives ou directives de lIPC.
• Absence dentente de partage de données lors du traitement de données municipales - exigence de conclure des ententes et de cesser le traitement non autorisé.
• Manquement à répondre aux demandes daccès ou de correction - divulgation ou correction ordonnée en vertu de la MFIPPA.

Comment faire

1. Faites linventaire des renseignements personnels que vous collectez, détenez et partagez; documentez lobjet, le fondement juridique et le calendrier de conservation.
2. Avant de partager des données, exigez une entente écrite de partage de données qui limite lutilisation, précise les exigences de sécurité et définit la conservation et la destruction.
3. Recueillez le consentement lorsque requis et fournissez des avis de confidentialité clairs aux personnes et aux donateurs sur lobjet et le partage.
4. Limitez laccès en interne par rôle, conservez des journaux des divulgations et sécurisez les dossiers à laide de sauvegardes conformes aux normes.
5. Élaborez et publiez un plan dintervention en cas dincident; informez les personnes concernées et la Ville ou lIPC selon les exigences.
6. Pour les demandes de dossiers municipaux ou les plaintes, suivez le processus de demande daccès de la Ville de Barrie ou adressez-vous à lIPC si la MFIPPA sapplique.

FAQ

Les règlements municipaux de Barrie sappliquent-ils aux organismes sans but lucratif?

Oui, les organismes qui agissent au nom de la Ville ou détiennent des dossiers municipaux doivent respecter les règlements et politiques daccès et de confidentialité de la Ville; les activités indépendantes sont généralement régies par le droit provincial et fédéral en matière de confidentialité.

Qui applique les règles de confidentialité pour les dossiers municipaux?

Le coordonnateur de laccès et de la confidentialité de la Ville de Barrie et la division By-law Enforcement gèrent la conformité municipale; lIPC supervise lexécution de la MFIPPA et les enquêtes.

Que faire après une violation de données impliquant des informations municipales?

Activez votre plan dintervention, informez la Ville de Barrie si des données municipales sont concernées, informez les personnes touchées selon les exigences et suivez les directives de lIPC pour la MFIPPA.

Points clés

• Sachez si vous traitez des dossiers municipaux - les obligations diffèrent si vous agissez comme mandataire de la Ville.
• Utilisez des ententes écrites et des avis de confidentialité clairs.
• Conservez des calendriers de conservation et soyez prêt à répondre aux demandes daccès et aux violations.

Aide et ressources / Soutien

• Ville de Barrie - site officiel
• Ville de Barrie - Application des règlements municipaux
• Commissariat à linformation et à la protection de la vie privée de lOntario