Guide du règlement de Barrie : conservation des dossiers blockchain

Barrie, Ontario, les organisations utilisant la blockchain pour les dossiers municipaux doivent aligner l27immutabilitE9 technique sur les rE8gles applicables en matiE8re de tenue de dossiers et d27accE8s. Ce guide explique comment les principes municipaux de gestion des dossiers s27appliquent aux dossiers stockE9s sur blockchain, qui fait appliquer la conformitE9 E0 Barrie, comment la conservation et les demandes d27accE8s sont traitE9es, et les E9tapes pratiques pour les systE8mes municipaux et les contractants afin de conserver la preuve, les mE9tadonnE9es et les journaux d27accE8s tout en respectant les obligations de conservation et de confidentialitE9. LorsquE0 quE9un rE8glement local ou un calendrier nE9tablit pas explicitement la blockchain, les organismes doivent suivre les pratiques de gestion des dossiers de la Ville de Barrie et la loi provinciale d27accE8s citE9e ci-dessous pour documenter les dE9cisions et les mE9thodes de prE9servation. Orientation de la Ville sur les dossiers^[1] et la loi provinciale sur l27accE8s restent centrales.

PortE9e et dE9finitions clE9s

Pour cet article, "dossiers blockchain" dE9signe les dossiers ou composantes de dossier stockE9s sur des registres distribuE9s, y compris les journaux de transaction, les hachages, les horodatages et le contenu hors chaEEne liE9. "Conservation" dE9signe lE9obligation lE9gale de conserver un dossier pendant une pE9riode minimale, de permettre l27accE8s autorisE9 et de dE9truire les dossiers lorsque cela est autorisE9.

Classification des dossiers et approche de conservation

Les dossiers municipaux restent soumis aux calendriers de conservation, E0 la classification et E0 l27accE8s mEAme si la technologie de stockage change. Les E9tapes pratiques ci-dessous associent les artefacts blockchain aux classes de dossiers et dE9finissent les copies faisant autoritE9.

• DE9terminez l27emplacement du dossier faisant autoritE9: seulement le hachage sur la chaEEne, le contenu complet hors chaEEne ou les deux.
• Associez chaque artefact blockchain E0 une classe de conservation existante dans le programme de dossiers de la Ville ou documentez la conservation appliquE9e lorsquE9 aucune classe nE9xiste.
• Conservez les contrF4les d27accE8s et les mE9tadonnE9es requis par les rE8gles de confidentialitE9 et le MFIPPA si applicables. Loi provinciale sur l27accE8s (MFIPPA)^[2]

Amendes et exécution

L27exE9cution des obligations en matiE8re de conservation et d27accE8s pour les dossiers municipaux E0 Barrie est administrE9e via des canaux administratifs de la Ville et des voies provinciales lorsque des obligations statutaires s0027appliquent. Les montants d27amendes spE9cifiques ou les pE9nalitE9s journaliE8res pour les manquements spE9cifiques E0 la blockchain ne sont pas spE9cifiE9s sur les pages municipales citées ou sur la loi provinciale; voir les citations ci-dessous pour les autoritE9s de contrF4le.

• ExE9cuteur: Ville de Barrie - bureau du greffier/gestion des dossiers et application des rE8glements; l27exE9cution provinciale pour le MFIPPA implique typiquement le Commissaire E0 l27information et E0 la protection de la vie privE9e de l27Ontario.
• Amendes: non spE9cifiE9 sur la page citE9e.
• Escalade: les plages pour premiE8re/rE9pE9tition/continuation ne sont pas spE9cifiE9es sur la page municipale citE9e; les recours provinciaux en vertu du MFIPPA portent sur des ordonnances d27accE8s et de confidentialitE9 plutF4t que sur un barE8me fixe d27amendes municipales.
• Sanctions non monE9taires: ordonnances de prE9servation ou de production, actions judiciaires, ordonnances administratives et directives du greffier ou du Commissaire.
• Voies d27inspection et de plainte: dE9poser des plaintes au greffier municipal ou E0 l27application des rE8glements et, pour les litiges relatifs E0 l27accE8s ou E0 la confidentialitE9, saisir le Commissaire E0 l27information et E0 la protection de la vie privE9e de l27Ontario.
• Appels/rE9visions: les voies d27appel et d27examen et les dE9lais d27intervention dE9pendent de l27instrument; les dE9lais ne sont pas spE9cifiE9s sur la page municipale citE9e et peuvent EAtre rE9gis par la loi provinciale ou des dispositions rE8glementaires spE9cifiques.

Demandes et formulaires

La Ville publie des procE9dures d27accE8s aux dossiers et peut fournir un formulaire de demande d27accE8s; si un numE9ro de formulaire municipal spE9cifique ou des frais sont exigE9s, ce dE9tail n27est pas spE9cifiE9 sur la page de gestion des dossiers citE9e. Pour les demandes de confidentialitE9 ou d27accE8s en vertu du MFIPPA, rE9fE9rez-vous E0 l27orientation provinciale et aux instructions de la Ville sur la page municipale.^[1]

Mesures pratiques de conformitE9

• Documentez les dE9cisions de conception: indiquer si la copie faisant autoritE9 est sur la chaEEne ou hors chaEEne et pourquoi.
• Conservez les mE9tadonnE9es et les clE9s liE9es nE9cessaires pour rE9cupE9rer le contenu hors chaEEne pendant toute la durE9e de conservation.
• Mettez en place des flux de travail de demande d27accE8s capables de produire des dossiers lisibles lorsque cela est demandE9 en vertu du MFIPPA ou d27une enquEAte municipale.
• PrE9voyez un budget pour le stockage E0 long terme, les outils d27exportation et l27examen juridique pour les dE9cisions de conservation-disposition.

FAQ

La Ville de Barrie a-t-elle un rE8glement spE9cifique E0 la blockchain?

La Ville ne publie pas de rE8glement spE9cifique E0 la blockchain sur sa page de gestion des dossiers; rE9fE9rez-vous au programme gE9nE9ral de la Ville et E0 la loi provinciale pour les obligations principales.^[1]

Qui est responsable du traitement des demandes d27accE8s pour les dossiers blockchain municipaux?

Le bureau du greffier de la Ville gE8re l27accE8s aux dossiers municipaux et l27application des rE8glements traite les questions de conformitE9; les diffE9rends en matiE8re de confidentialitE9 peuvent EAtre dE9lE9guE9s au Commissaire E0 l27information et E0 la protection de la vie privE9e de l27Ontario.

Les hachages stockE9s sur la chaEEne suffisent-ils pour la conservation?

Cela dE9pend de la classe de conservation et des normes probantes; souvent une copie complE8te consultable ou un contenu hors chaEEne rE9cupE9rable est nE9cessaire pour satisfaire aux obligations d27accE8s et de preuve.

How-To

1. Identifiez les artefacts blockchain correspondant aux dossiers municipaux et assignez des classes de conservation.
2. Assurez-vous qu27une copie lisible par un humain est prE9servE9e pendant la durE9e de conservation et liez-la au hachage du registre.
3. Adoptez un flux de travail d27accE8s pour localiser et produire des dossiers lorsqu27une demande MFIPPA ou une enquEAte municipale est faite.
4. Documentez les autorisations de disposition; ne dE9truisez pas les matE9riels liE9s au registre sans autorisation du calendrier de conservation.

Points E0 retenir

• Le stockage sur blockchain n27E9limine pas les obligations municipales de conservation et d27accE8s.
• Conservez des copies rE9cupE9rables et des mE9tadonnE9es pour rE9pondre aux besoins d27accE8s et de preuve.

Aide et ressources

• Greffier de la Ville de Barrie
• Application des rE8glements, Ville de Barrie
• Services de planification et du gE9nie, Ville de Barrie

1. [1] Ville de Barrie - Gestion des dossiers et de l27information
2. [2] Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) - Ontario