Signalement de conflits - employés et contractants à Halifax
À Halifax, Nouvelle-Écosse, le personnel municipal et les prestataires sous contrat doivent reconnaître et signaler les conflits d'intérêts susceptibles d'affecter les décisions municipales, les marchés ou la prestation de services. Ce guide explique ce qui constitue un conflit, qui doit le déclarer, les étapes pratiques pour se déclasser ou divulguer, et où obtenir l'information officielle de la Ville de Halifax. Il s'adresse aux employés, consultants, fournisseurs et superviseurs responsables de la conformité aux règles municipales et aux normes d'approvisionnement.
Qui doit signaler
Tous les employés de la Municipalité régionale d'Halifax, les employés temporaires, les contractants sur appel et les fournisseurs tiers ayant des fonctions influant sur les décisions municipales ou les contrats doivent signaler tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu à leur superviseur ou au Bureau des approvisionnements immédiatement. Les gestionnaires doivent transmettre les signalements au responsable de la conformité approprié.
Ce qui constitue un conflit
Un conflit comprend tout intérêt personnel, financier, familial ou commercial pouvant raisonnablement être perçu comme influençant un devoir officiel ou l'attribution d'un contrat municipal. Exemples courants : un employé ayant une participation familiale dans un soumissionnaire, un employé acceptant des cadeaux d'un fournisseur ou un contractant embauchant du personnel municipal pour influencer des conditions de contrat.
Comment signaler un conflit
Suivez ces étapes pratiques lorsque vous identifiez un possible conflit :
- Arrêtez immédiatement l'activité liée lorsque c'est sécuritaire et prévenez votre superviseur.
- Préparez une divulgation écrite décrivant la nature, les parties, les dates et tout document montrant l'intérêt.
- Soumettez la divulgation à votre superviseur et au Bureau des approvisionnements ou au contact de conformité désigné.
- Conservez des copies des communications et des avis de récusation comme preuves.
Pour les règles municipales officielles et les règlements consolidés qui régissent la conduite, les approvisionnements et les voies de plainte, consultez la page des règlements et arrêtés de la Ville de Halifax [1].
Sanctions et application
L'application en cas de conflits impliquant le personnel municipal et les contractants est assurée par les bureaux municipaux compétents : Contrôle des règlements municipaux, Bureau des approvisionnements, Services juridiques et, si applicable, le Greffier municipal. Les amendes monétaires et les détails d'escalade sont souvent précisés dans des arrêtés administratifs, des règlements ou des conditions contractuelles; si une amende ou une sanction exacte est requise par un règlement ou un contrat spécifique, elle y sera indiquée [1].
- Amendes : non précisées sur la page citée.
- Escalade : les détails pour les infractions initiales, répétées ou continues ne sont pas précisés sur la page citée.
- Sanctions non monétaires : arrêtés administratifs, exclusion des processus d'approvisionnement, résiliation de contrat et actions judiciaires peuvent s'appliquer.
- Autorité : Contrôle des règlements, Bureau des approvisionnements, Services juridiques ou agents délégués; les plaintes et inspections sont acheminées par les voies municipales de plainte.
- Appels/révision : les voies d'appel ou de révision formelles et les délais applicables sont énoncés dans le règlement, l'arrêté administratif ou le contrat contrôlant et ne sont pas précisés sur la page citée.
Formulaires et demandes
Lorsqu'un formulaire officiel de divulgation de conflit ou une déclaration d'intégrité des approvisionnements est exigé, le nom ou le numéro précis du formulaire sera publié avec la politique ou le contrat concerné; aucun formulaire universel unique n'est publié sur la page municipale liée [1]. Contactez le Bureau des approvisionnements ou les ressources humaines pour obtenir le formulaire de divulgation approprié en cas de doute.
Violations courantes
- Intérêt financier non divulgué dans un soumissionnaire ou un fournisseur.
- Acceptation de cadeaux ou d'hospitalité de la part de contractants sans approbation.
- Participation à des évaluations ou négociations en présence d'une relation personnelle.
Étapes à suivre
- Arrêtez immédiatement l'activité et documentez le conflit potentiel.
- Avertissez votre superviseur et le Bureau des approvisionnements par écrit.
- Remplissez et soumettez tout formulaire de divulgation requis et conservez des copies.
FAQ
- Qui doit divulguer un conflit?
- Tous les employés municipaux, travailleurs temporaires, contractants sur appel et fournisseurs tiers dont les fonctions pourraient affecter les décisions ou contrats municipaux doivent divulguer les conflits potentiels.
- Que faire si j'ai omis de divulguer par erreur?
- Informez immédiatement votre superviseur, divulguez toute information pertinente par écrit et suivez les directives des Services juridiques ou du Bureau des approvisionnements.
- Un contractant peut-il être exclu d'un marché pour conflit?
- Oui; les contractants peuvent être disqualifiés, suspendus ou voir leurs contrats résiliés si des conflits sont prouvés ou des intérêts non divulgués découverts.
How-To
- Identifiez le conflit possible et cessez les actions liées.
- Documentez les faits : parties, dates et pièces justificatives.
- Avertissez votre superviseur et le Bureau des approvisionnements par écrit et demandez des directives.
- Remplissez et soumettez tout formulaire de divulgation ou de récusation requis.
- Suivez les directives municipales pour vous récuser, remédier ou vous départir de l'intérêt.
Points clés
- Divulgation précoce : les divulgations écrites protègent le personnel et les contractants.
- Conservation des preuves : les dossiers soutiennent les vérifications et appels.
Aide et ressources
- Ville d'Halifax — Règlements et arrêtés
- Ville d'Halifax — Faire des affaires avec Halifax
- Ville d'Halifax — Plaintes relatives aux règlements
- Législature de la Nouvelle-Écosse — Lois et règlements