Guide sur le rapport d'équité en approvisionnement de Winnipeg
Ce guide explique comment les soumissionnaires doivent aborder le rapport d'équité en approvisionnement lorsqu'ils sollicitent des contrats auprès de la Ville de Winnipeg, Manitoba. Il résume ce que les soumissionnaires doivent prévoir dans les demandes typiques, comment fournir des renseignements liés à l'équité (propriété, composition de la main-d'œuvre, certifications autochtones ou détenues par des groupes en situation d'équité), où soumettre les données et les voies d'application et de recours administrées par les Services d'approvisionnement de la Ville. Utilisez ceci comme liste de contrôle pratique pour préparer les propositions, protéger les renseignements confidentiels et répondre aux demandes de conformité pendant l'évaluation et l'attribution des marchés.
Qu'est-ce que le rapport d'équité en approvisionnement?
Le rapport d'équité en approvisionnement se réfère à la collecte d'informations sur les fournisseurs, volontaires ou obligatoires, concernant des caractéristiques d'équité telles que la propriété autochtone, la propriété détenue par des femmes, la propriété de personnes racialisées, le statut de handicap ou d'autres indicateurs de diversité que la Ville peut demander pour informer les objectifs d'approvisionnement inclusifs, le rapport sur les progrès ou les programmes de diversité des fournisseurs. Les exigences figurent dans les appels d'offres individuels ou les politiques d'approvisionnement et sont administrées par les Services d'approvisionnement de la Ville de Winnipeg.[1]
Comment on demande aux soumissionnaires de déclarer des renseignements sur l'équité
- Remplissez les sections sur la diversité des fournisseurs ou l'équité dans le formulaire d'appel d'offres ou le portail en ligne tel qu'indiqué par l'appel d'offres.
- Joignez les documents justificatifs tels que déclarations de propriété, certifications ou données sur la main-d'œuvre lorsqu'ils sont demandés.
- Déclarez si les données sont confidentielles et suivez les directives de soumission pour les rapports anonymisés ou agrégés.
- Respectez les délais fixés dans l'appel d'offres pour les informations d'équité supplémentaires; les pièces manquantes peuvent affecter l'évaluation.
Sanctions et application
La Ville de Winnipeg applique les règles d'approvisionnement et peut agir si un soumissionnaire fournit des renseignements d'équité faux ou trompeurs ou ne respecte pas les exigences de l'appel d'offres. Le service responsable est Procurement Services; les soumissionnaires peuvent déposer des plaintes ou demander des révisions via les canaux de contact officiels de la Ville.[2]
- Amendes ou pénalités pécuniaires : non précisées sur la page citée.
- Escalade en cas de récidive : non précisée sur la page citée; les procédures peuvent inclure l'exclusion ou la disqualification des processus d'approvisionnement.
- Sanctions non pécuniaires : disqualification de l'attribution, résiliation de contrat, suspension ou exclusion, ou ordonnances correctives.
- Autorité d'application et voie de plainte : Services d'approvisionnement (voir Ressources). Les plaintes relatives aux processus d'approvisionnement peuvent être soumises par les moyens de contact officiels.
- Recours et voies de révision : non précisé sur la page citée; l'appel d'offres ou la politique d'approvisionnement indiquera les délais de révision et les instances d'appel, si applicables.
- Moyens de défense et pouvoir discrétionnaire : la Ville peut considérer un motif raisonnable, des exemptions permises ou des dérogations acceptées lorsque les règles d'approvisionnement ou l'appel d'offres le prévoient.
Demandes et formulaires
Des formulaires spécifiques de déclaration d'équité peuvent être inclus dans le dossier d'appel d'offres ou disponibles via le portail d'approvisionnement de la Ville. Si aucun formulaire n'est publié pour un appel d'offres, suivez les instructions du document d'appel d'offres ou du portail d'approvisionnement. Si un formulaire officiel autonome de rapport d'équité est exigé par une politique, il sera lié à partir de l'avis d'approvisionnement ou des pages d'approvisionnement de la Ville.[1]
Étapes d'action pour les soumissionnaires
- Avant de soumissionner, passez en revue l'appel d'offres pour trouver les sections de rapport d'équité et enregistrez les modèles requis.
- Rassemblez les documents certifiés et les déclarations de propriété à l'avance pour respecter les délais de soumission.
- En cas d'incertitude, demandez des précisions par écrit via le processus de questions de l'approvisionnement avant la date de clôture.
- Si vous êtes adjudicataire, assurez-vous de respecter les obligations de rapport continues prévues au contrat pour éviter des sanctions.
FAQ
- Les soumissionnaires doivent-ils fournir des données d'équité pour chaque appel d'offres?
- Cela dépend de l'appel d'offres; certains appels demandent des données volontaires tandis que d'autres incluent des obligations de déclaration obligatoires dans les documents d'appel d'offres.
- Les données d'équité influencent-elles le calcul des points?
- Le rapport d'équité peut renseigner des critères d'attribution ou des objectifs de diversité des fournisseurs s'il est indiqué dans l'appel d'offres; consultez les critères d'évaluation pour chaque projet.
- Comment les données d'équité soumises sont-elles protégées?
- La Ville précisera les pratiques de confidentialité ou de divulgation dans l'appel d'offres ou la politique d'approvisionnement; lorsqu'elles ne sont pas précisées, contactez les Services d'approvisionnement pour obtenir des informations sur la protection des données.
How-To
- Lisez les documents d'appel d'offres et identifiez les obligations de rapport d'équité.
- Rassemblez les déclarations de propriété, les certifications et les statistiques de main-d'œuvre demandées.
- Remplissez les sections d'équité du formulaire d'appel d'offres ou téléversez les pièces jointes dans le portail selon les instructions.
- Posez des questions aux Services d'approvisionnement avant la date limite des questions si les instructions ne sont pas claires.
- Conservez des copies des données et de la correspondance soumises pour la conformité contractuelle.
- Si vous êtes informé d'une non-conformité, suivez les étapes de redressement de l'appel d'offres ou contactez les Services d'approvisionnement pour résoudre la situation.
Points clés
- Les exigences de déclaration varient; lisez toujours les documents de l'appel d'offres.
- Préparez les documents à l'avance et utilisez le processus de questions pour clarifier les obligations.
- Les Services d'approvisionnement sont le contact principal pour la conformité, les formulaires et les plaintes.
Aide et soutien / Ressources
- City of Winnipeg Procurement Services
- City Clerk and Bylaws
- City of Winnipeg Council and Public Notices