Rétention des dossiers et exceptions de confidentialité à Vancouver
Vancouver, Colombie-Britannique maintient les dossiers municipaux selon un cadre de gestion des dossiers tout en appliquant des exceptions de confidentialité prévues par la loi provinciale. Cet article explique le fonctionnement des calendriers de conservation, quand les exceptions de confidentialité s'appliquent, qui applique les règles et les démarches pratiques pour demander, conserver ou contester des dossiers détenus par la Ville de Vancouver.
Cadre de rétention des dossiers
La Ville conserve les dossiers conformément aux calendriers de conservation municipaux et aux politiques de gestion des dossiers gérés par le greffier municipal et le personnel de gestion des dossiers. Les périodes de conservation varient selon le type et l'objectif du dossier; les dossiers administratifs, financiers, d'urbanisme et juridiques suivent chacun des calendriers et des processus d'élimination approuvés. Les dossiers municipaux sont conservés pour répondre aux besoins opérationnels, juridiques et d'audit, et pour satisfaire aux exigences provinciales en matière d'accès et de confidentialité.
Exceptions de confidentialité et accès à l'information
Les exceptions de confidentialité interviennent lorsque la divulgation porterait atteinte à la vie privée, à l'application de la loi, au privilège juridique ou aux délibérations internes. La Ville applique les dispositions de la loi provinciale sur la protection de la vie privée, selon qu'elles s'appliquent aux organismes municipaux, lors de l'examen des demandes d'accès. Les exceptions sont évaluées au cas par cas avec caviardage, divulgation partielle ou refus lorsqu'une exception s'applique.
Sanctions et application
L'application des règles de conservation et des divulgations inappropriées est assurée par le bureau municipal responsable et peut impliquer des ordonnances administratives, des mesures disciplinaires et un renvoi aux autorités provinciales. Les montants précis des amendes et les barèmes de sanctions ne sont pas indiqués sur une page municipale unique; lorsqu'il existe des sanctions pécuniaires ou des infractions statutaires, elles sont précisées dans l'instrument de contrôle ou la loi provinciale.
- Autorité: greffier municipal, personnel de gestion des dossiers de la Ville de Vancouver, et application des arrêtés pour les contraventions municipales.
- Voie d'inspection/plaindre: déposer une demande d'accès ou une plainte en matière de confidentialité auprès du greffier municipal ou du contact désigné pour l'accès à l'information.
- Appels/examen: les appels ou examens peuvent être dirigés vers le bureau provincial du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée; les délais précis ne sont pas indiqués sur la page citée.
- Montants des amendes: non précisés sur la page citée.
- Escalade: gestion des premières, répétées et continues infractions non précisée sur la page citée.
Les sanctions non pécuniaires peuvent inclure des ordonnances de conservation ou d'élimination, des injonctions, des mesures disciplinaires internes, la suspension des privilèges d'accès, la saisie de dossiers conservés indûment pour examen juridique, ou des actions en justice dans les cas graves. Les moyens de défense peuvent inclure l'appui sur un calendrier de conservation autorisé, une divulgation légale fondée sur une autorité statutaire, ou une excuse raisonnable; la disponibilité de ces moyens dépend du règlement ou de la loi applicable.
Demandes et formulaires
La Ville utilise des formulaires officiels de demande d'accès à l'information et des procédures de demande de dossiers administrées par le greffier municipal. Les noms précis des formulaires, numéros, frais, mode de soumission et délais doivent être obtenus auprès du greffier municipal ou des pages officielles de gestion des dossiers; si un numéro de formulaire particulier est requis, il n'est pas précisé sur la page citée.
Infractions courantes
- Divulgation non autorisée de renseignements personnels — mène généralement à un examen et à des mesures correctives.
- Non-respect du calendrier de conservation ou d'élimination — peut entraîner des ordres de conservation et des mesures de redressement.
- Tenue de dossiers inadéquate pour les décisions publiques — entraîne souvent des directives administratives.
Étapes à suivre
- Identifier le type de dossier et vérifier le calendrier de conservation du greffier municipal.
- Soumettre une demande d'accès à l'information ou une plainte en matière de confidentialité au greffier municipal selon la procédure de la Ville.
- Si insatisfait, envisager les options d'appel et de révision auprès du Commissaire provincial à l'information et à la protection de la vie privée.
FAQ
- Combien de temps la Ville conserve-t-elle les dossiers?
- Les périodes de conservation varient selon le type de dossier et le calendrier; les périodes précises sont établies dans le calendrier de conservation de la Ville et diffèrent selon les catégories administratives, financières, d'urbanisme et juridiques.
- Peut-on retenir des renseignements personnels?
- Oui. Les exceptions de confidentialité peuvent permettre le caviardage ou le refus lorsque la divulgation porterait atteinte à la vie privée ou est autrement restreinte par la loi applicable.
- Comment contester une décision de conservation ou de divulgation de dossiers?
- Commencez par déposer une plainte ou une demande d'examen auprès du greffier municipal; si elle n'est pas résolue, demandez un examen auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.
How-To
Comment demander un dossier ou soulever une préoccupation de confidentialité auprès de la Ville de Vancouver :
- Identifier le dossier ou la série de dossiers spécifiques et confirmer s'ils relèvent d'un calendrier de conservation publié.
- Remplir le formulaire de demande d'accès à l'information ou le formulaire de plainte en matière de confidentialité exigé par le greffier municipal.
- Soumettre la demande ou la plainte au greffier municipal par la méthode officielle; payer les frais applicables selon les indications.
- Si la décision est insatisfaisante, suivre la procédure d'appel de la Ville et envisager un examen par le Commissaire provincial à l'information et à la protection de la vie privée.
Points clés
- La conservation municipale est basée sur des calendriers et varie selon le type de dossier.
- Les exceptions de confidentialité s'appliquent au cas par cas et peuvent limiter la divulgation.
- Commencez par le greffier municipal pour les demandes et appels; un examen provincial est disponible.
Aide et ressources
- Ville de Vancouver - Accès à l'information
- Greffier municipal, Ville de Vancouver - Contact et gestion des dossiers
- Freedom of Information and Protection of Privacy Act (CB)
- Bureau du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique