Règlement sur les marchés et la sécurité technologique de Surrey
Surrey, Colombie-Britannique exige que les achats technologiques et la gestion des données municipaux respectent les procédures d'approvisionnement de la ville et les règles provinciales applicables. Ce guide explique le processus d'approvisionnement pour les projets technologiques, les attentes en matière de sécurité et de confidentialité, les services responsables, les formulaires habituels et la manière dont fonctionnent l'application et les appels pour les projets fournis à ou contractés par la Ville de Surrey. Utilisez ce résumé pour planifier la sélection des fournisseurs, les clauses contractuelles, les évaluations de sécurité et les permis afin de respecter les exigences municipales et réduire les retards de projet.
Cadre juridique
L'approvisionnement technologique pour les projets de Surrey est régi par les politiques d'achat de la Ville de Surrey et par la Community Charter de la Colombie-Britannique ainsi que la législation connexe qui établissent les règles de passation de marchés municipaux. Consultez les directives d'achat et de contrats de la Ville de Surrey pour l'autorité contractuelle, les achats coopératifs et les seuils d'approvisionnement via la page officielle de la ville City of Surrey Purchasing and Contracts[1]. Pour l'autorité légale et les exceptions d'approvisionnement au titre de la loi provinciale, voir la Community Charter et la législation BC connexe Community Charter (BC)[2].
Exigences d'approvisionnement pour les projets technologiques
Les étapes d'approvisionnement municipales typiques pour les projets technologiques comprennent l'élaboration des exigences, les évaluations de sécurité et de confidentialité, l'approvisionnement concurrentiel (ou une dérogation approuvée), la négociation de contrat avec des clauses de sécurité et le suivi du contrat. Les services responsables des examens d'approvisionnement et techniques comprennent Purchasing & Contracts, l'informatique et le service juridique.
- Élaborez une spécification technique et de sécurité avant de publier une demande.
- Respectez les calendriers publiés et les délais de soumission obligatoires indiqués dans le document de sollicitation.
- Incluez des clauses de sécurité et de confidentialité des données dans les contrats lorsque des systèmes traitent des données personnelles ou municipales.
- Respectez les seuils d'approvisionnement pour les soumissions, les appels d'offres compétitifs ou l'approbation du Conseil tels qu'établis par la politique municipale.
Demandes et formulaires
La Ville publie les documents de sollicitation et tous les formulaires requis sur la page d'approvisionnement officielle pour chaque appel d'offres. Lorsqu'une demande formelle de dérogation aux règles d'approvisionnement est requise, la sollicitation ou le service des achats fournit le formulaire. Si aucun formulaire spécifique n'est publié pour une dérogation ou une variation, cela n'est pas précisé sur la page citée.
Sanctions et application
L'application des exigences d'approvisionnement et des arrêtés municipaux pour les contrats de la Ville est gérée par les services Purchasing & Contracts, Legal Services et By-law Enforcement pour les infractions opérationnelles. Les amendes et sanctions pécuniaires spécifiques pour les irrégularités d'approvisionnement ou le manquement aux conditions contractuelles sont souvent prévues par les recours contractuels ou les arrêtés municipaux; lorsqu'il existe des amendes statutaires ou des pénalités administratives, l'instrument de contrôle est indiqué sur la page officielle correspondante.
- Amendes pécuniaires : non précisé sur la page citée.
- Escalade : montants pour première infraction, récidive ou infractions continues non précisés sur la page citée.
- Sanctions non pécuniaires : recours contractuels, résiliation pour manquement, cautions ou retenues, injonctions ou actions judiciaires.
- Organisme d'application et inspections : Purchasing & Contracts, Legal Services et inspecteurs municipaux selon le cas; les plaintes et signalements de manquement au contrat transitent par le service des achats ou le City Clerk comme indiqué sur la page d'approvisionnement City of Surrey Purchasing and Contracts[1].
- Appels et révisions : procédures de résolution des différends contractuels ou de contestation d'attribution figurant dans la sollicitation; les délais d'appel statutaires ne sont pas précisés sur les pages citées.
Demandes et formulaires
La Ville publie les documents d'approvisionnement (RFP, RFQ, ITT) et tous les formulaires obligatoires sur la page de l'événement d'approvisionnement; si une caution, une garantie ou un formulaire certifié est requis, il sera indiqué dans cette sollicitation. Si un formulaire d'application spécifique pour l'exécution est requis, cela n'est pas précisé sur la page citée.
Violations courantes
- Attribution de contrats sans les approbations requises ou au-delà de l'autorité.
- Absence d'inclusion des protections obligatoires en matière de sécurité et de confidentialité des données dans les contrats.
- Non-conformité aux procédures de soumission ou d'évaluation des offres.
Mesures à prendre
- En amont : consultez Purchasing & Contracts et l'équipe informatique pour aligner les exigences techniques et budgétaires.
- Au moment de l'approvisionnement : incluez des clauses claires sur la sécurité des données et la notification des incidents.
- En cas d'avis de manquement : suivez la procédure de résolution des différends du contrat et informez le contact municipal indiqué dans la sollicitation.
FAQ
- Qui applique les règles d'approvisionnement pour les projets technologiques à Surrey ?
- Purchasing & Contracts et Legal Services de la Ville de Surrey appliquent les exigences d'approvisionnement et contractuelles ; By-law Enforcement peut intervenir pour les arrêtés opérationnels.
- Où sont publiées les règles d'approvisionnement et les sollicitations en cours ?
- Les documents d'approvisionnement et les pages de sollicitation sont publiés sur la page d'approvisionnement de la Ville de Surrey et dans les annonces individuelles.[1]
- Que faire si un fournisseur soupçonne une attribution injuste ?
- Suivez les étapes de contestation ou de résolution des différends indiquées dans la sollicitation; contactez Purchasing & Contracts et Legal Services pour obtenir des conseils.
How-To
- Définir les exigences techniques et de sécurité avec les parties prenantes.
- Consulter Purchasing & Contracts pour choisir la méthode d'approvisionnement appropriée et les seuils.
- Inclure des clauses de protection des données, de notification des incidents et de droits d'audit dans le contrat provisoire.
- Publier la sollicitation, évaluer les offres selon les critères publiés et documenter les décisions pour l'auditabilité.
- Exécuter le contrat avec les garanties requises et commencer la surveillance et les rapports de contrat.
Points clés
- Impliquez tôt Purchasing & IT pour aligner approvisionnement et sécurité.
- Les contrats doivent comporter des obligations claires en matière de sécurité des données et de notification des incidents.
Aide et ressources
- City of Surrey Bylaw Enforcement
- City of Surrey Purchasing & Contracts
- City of Surrey Legal Services / City Clerk