Registre et avis - fonctions du greffier municipal à Surrey
Le greffier municipal de Surrey, Colombie-Britannique est l'agent administratif principal pour les registres, avis publics, ordres du jour du conseil et le dépôt des règlements. Cet article explique les fonctions du greffier pour la gestion des documents, la publication des avis et la façon dont les résidents, entreprises et représentants juridiques peuvent demander, contester ou faire appel des décisions relatives aux registres ou aux procédures d'avis en vertu des règles municipales et de la législation provinciale applicable.
Rôles et responsabilités
Le bureau du greffier administre les ordres du jour du conseil, les procès-verbaux, la certification des règlements, la conservation des documents et la réception des demandes d'accès à l'information. Les tâches typiques comprennent la préparation et la publication des avis de réunion, la tenue du registre officiel des règlements et la délivrance de copies certifiées sur demande.
- Préparer et publier les ordres du jour et les procès-verbaux du conseil.
- Tenir les registres officiels, les règlements et délivrer des copies certifiées.
- Gérer les avis publics pour les audiences, les demandes d'aménagement et l'adoption de règlements.
- Recevoir les demandes officielles de documents et coordonner la réponse avec les services concernés.
- Veiller au respect des délais légaux de notification et des exigences de publication pour les affaires du conseil.
Sanctions et application
Les sanctions, amendes ou mécanismes d'exécution pour les manquements à la divulgation des documents ou à la publication des avis sont définis dans les règlements applicables et les politiques administratives. Le greffier municipal ou le solliciteur municipal coordonne les mesures de conformité; l'exécution peut comprendre des ordonnances administratives, des actions judiciaires ou l'orientation vers l'application des règlements selon la nature de l'affaire. Pour contact officiel et orientation procédurale, voir la page du bureau du greffier municipal page[1].
- Montants des amendes : non précisé sur la page citée.
- Escalade : première, récidive et infractions continues : non précisé sur la page citée.
- Sanctions non monétaires : ordonnances administratives, ordonnances de conservation des documents, actions en justice ou injonctions peuvent s'appliquer; les détails dépendent du règlement ou de la loi en cause.
- Recours et appels : suivre les procédures internes de la municipalité ou les voies de contrôle provinciales; délais non précisés sur la page citée.
- Autorité chargée : greffier municipal, solliciteur municipal et services d'application des règlements selon le cas; les plaintes débutent auprès du bureau du greffier municipal.
Demandes et formulaires
Les demandes de documents ou d'accès à l'information commencent généralement par l'accueil FOI de la ville et tout formulaire municipal spécifique. La page officielle sur la liberté d'information indique comment soumettre les demandes et les coordonnées; les frais de demande, les délais de traitement et les noms de formulaires ne sont pas précisés sur la page citée Freedom of Information[2].
- Nom du formulaire : formulaire de demande FOI municipal (voir la page FOI pour le formulaire actuel).
- Frais : non précisé sur la page citée; vérifier la page FOI ou la FOIPPA provinciale pour les frais éventuels.
- Soumission : suivre les instructions sur la page FOI de la ville.
- Délais : les délais statutaires en vertu de la loi provinciale d'accès peuvent s'appliquer; confirmer sur la page FOI.
Comment demander un registre ou une révision d'avis
- Identifiez le document ou l'avis dont vous avez besoin et réunissez les numéros de référence ou les dates de réunion.
- Consultez la page FOI de la ville pour télécharger le formulaire de demande ou suivre les instructions de prise en charge en ligne Freedom of Information[2].
- Acquittez-vous des frais éventuels tels qu'indiqués sur la page FOI ou dans les instructions du formulaire.
- Si la réponse est insatisfaisante, suivez le processus interne de révision de la ville, puis envisagez les options provinciales de révision selon la FOIPPA.
FAQ
- Qui certifie les règlements et registres municipaux ?
- Le greffier municipal certifie les règlements, procès-verbaux et registres officiels et fournit des copies certifiées sur demande.
- Comment obtenir une copie d'un ordre du jour ou d'un procès-verbal ?
- Demandez les ordres du jour et les procès-verbaux auprès du bureau du greffier municipal ou des archives des réunions de la ville; les procédures FOI s'appliquent pour les demandes plus anciennes ou volumineuses.
- Y a-t-il des frais pour une demande d'accès à l'information ?
- La page FOI de la ville doit indiquer les frais éventuels; si aucun montant n'est indiqué, il n'est pas précisé sur la page citée.
How-To
- Repérer le document : localisez les détails du document ou de l'avis, y compris la date, le titre et le numéro de dossier.
- Remplir le formulaire FOI : complétez le formulaire de demande FOI de la ville ou suivez la procédure en ligne.
- Soumettre et payer : envoyez le formulaire avec les frais requis et la vérification d'identité.
- Attendre la réponse et faire appel : attendez la réponse de la ville; si la demande est refusée, demandez une révision ou faites appel dans les délais indiqués sur la lettre de réponse.
Points clés
- Le greffier municipal gère les registres, avis, ordres du jour et copies certifiées.
- Commencez les demandes FOI via l'accueil officiel de la ville pour l'accès à l'information.
- Contactez le greffier municipal dès que possible pour les questions de procédure ou de contestation.
Aide et ressources
- City of Surrey - Bylaws and Consolidated Bylaws
- Agendas, Minutes and Council Meetings
- City Clerk's Office contact