Accords de partage de données à Kelowna - Guide des règlements
À Kelowna, Colombie-Britannique, les partenaires et fournisseurs qui échangent des données municipales doivent suivre les politiques de la Ville, la loi provinciale sur la protection de la vie privée et les clauses contractuelles exigées par la Ville. Ce guide explique quand un accord écrit de partage de données est recommandé, qui applique les règles, les étapes pratiques pour préparer un accord et comment demander ou publier des données municipales en partenariat avec la Ville de Kelowna.
Quand utiliser un accord de partage de données
Utilisez un accord de partage de données formel chaque fois que des renseignements personnels non publics, des dossiers sensibles au programme ou des jeux de données opérationnels récurrents sont échangés entre la Ville et un organisme partenaire. Les accords protègent la vie privée, définissent les obligations de conservation et de sécurité et clarifient les usages autorisés.
- Accords recommandés pour les projets pluriannuels, les transferts récurrents ou lorsque les données seront republiées.
- Inclure les registres de traitement, les calendriers de conservation et les délais de notification des incidents.
- Respectez les références à la loi provinciale sur la vie privée et les orientations de la Ville lorsque les données contiennent des informations personnelles; voir la loi FOIPPA de la Colombie-Britannique pour le cadre juridique Loi sur laccès à l'information et la protection de la vie privée de la C.-B.[2].
Principaux éléments de laccord
- Finalité et usages autorisés.
- Description des données, champs, formats et attentes de qualité.
- Contrôles de sécurité, chiffrement et clauses de restriction daccès.
- Conservation, suppression et restitution des données.
- Notification des incidents, délais de notification en cas de violation et mesures correctives.
Sanctions et application
Lapplication pour une mauvaise gestion des données municipales peut inclure des actions administratives par la Ville et des recours juridiques en vertu de la loi provinciale. Les montants précis des amendes pour les violations du partage de données ne sont pas indiqués sur les pages municipales citées et doivent être déterminés à partir de linstrument applicable ou des ordonnances judiciaires Contacts FOI de la Ville de Kelowna[3] et la loi provinciale FOIPPA FOIPPA de la C.-B.[2].
- Montants des amendes : non précisés sur la page citée; des sanctions peuvent résulter des dispositions provinciales ou dordonnances judiciaires.
- Escalade : le traitement des premières et des récidives nest pas précisé sur les pages municipales citées; lapplication peut inclure des ordonnances, des injonctions ou un renvoi aux tribunaux.
- Sanctions non pécuniaires : ordres de conformité, révocation daccès, suspension des privilèges de partenariat et recours judiciaires selon la gravité de la violation.
- Autorité et plaintes : le service des règlements municipaux, la gestion des dossiers ou les équipes des Services corporatifs (FOI) traitent les plaintes; coordonnées sur la page contacts FOI Contacts FOI de la Ville de Kelowna[3].
- Appels et révision : les voies darrêt et les délais déchéance dépendent de linstrument; les délais ne sont pas précisés sur les pages municipales citées et peuvent suivre les délais de la FOIPPA provinciale ou les périodes de notification contractuelles.
Formulaires et demandes
La Ville ne publie pas de formulaire standard universel daccord de partage de données pour les partenaires sur le site public; des programmes spécifiques peuvent utiliser des modèles adaptés. Pour la publication de données ouvertes et les demandes de jeu de données, voir le portail de données ouvertes de la Ville de Kelowna Kelowna Open Data[1]. Pour les demandes formelles daccès ou les demandes FOI, consultez la page de contact FOI de la Ville Contacts FOI de la Ville de Kelowna[3].
Étapes pratiques pour les partenaires
- Identifiez les catégories de données et classez les données personnelles par rapport aux données non personnelles.
- Proposez un jeu de données minimal et indiquez clairement les usages et la durée de conservation.
- Négociez les clauses de sécurité, daudit et de notification de violation avec le contact de la Ville.
- Confirmez tous frais ou récupérations de coûts avec le service municipal responsable lors de la phase de proposition.
FAQ
- Ai-je toujours besoin dun accord écrit pour partager des données avec la Ville?
- Non; les transferts informels ou ponctuels sans données sensibles peuvent ne pas nécessiter daccord écrit mais une approbation documentée est recommandée.
- Qui révise et approuve les accords de partage de données pour Kelowna?
- Les Services corporatifs, la gestion des dossiers et le propriétaire du programme révisent généralement les accords; les équipes FOI ou juridiques fournissent des conseils sur la vie privée et la conformité.
- Comment signaler une violation de données impliquant des informations de la Ville?
- Contactez immédiatement léquipe FOI/Services corporatifs de la Ville via la page de contact FOI et suivez les étapes de signalement prévues dans votre accord Contacts FOI de la Ville de Kelowna[3].
Comment
- Identifiez le jeu de données et les parties prenantes; documentez les champs et la sensibilité.
- Contactez le responsable du programme de la Ville pour discuter de lintention et des contraintes légales.
- Rédigez un accord de partage de données avec des clauses de sécurité, de conservation et de violation; partagez-le avec le service juridique de la Ville pour révision.
- Exécutez laccord, testez les méthodes de transfert sécurisées et planifiez des audits ou rapports selon laccord.
Points clés
- Utilisez des accords écrits pour les échanges de données sensibles ou récurrents.
- Alignez les accords sur la FOIPPA de la C.-B. et les politiques municipales.
- Contactez les services FOI ou le responsable du programme de la Ville dès la phase de planification.
Aide et ressources
- Ville de Kelowna - Application des règlements
- Ville de Kelowna - Planification et développement
- Portail de données ouvertes de Kelowna
- Contacts FOI de la Ville de Kelowna