Calendriers de conservation des dossiers - Règlement municipal d'Edmonton
Edmonton, Alberta, les services municipaux suivent des calendriers de conservation formels pour gérer le cycle de vie des documents municipaux, respecter les obligations légales et protéger l'accès public et la vie privée. Ce guide résume la façon dont les calendriers sont créés et appliqués dans les services de la ville, qui en assure l'application, les actions typiques pour la conservation et la destruction, et les étapes pratiques que le personnel et le public peuvent utiliser pour trouver, demander ou contester des décisions relatives aux dossiers.
Ce que sont les calendriers de conservation
Les calendriers de conservation précisent la durée de conservation de types spécifiques de documents, quand ils sont archivés et quand ils sont détruits. Les calendriers tiennent compte des exigences légales, opérationnelles et historiques et sont utilisés par les services pour assurer une gestion cohérente des documents, courriels, plans et dossiers électroniques.
Comment les calendriers sont élaborés et approuvés
- Les services identifient les types de documents et proposent des périodes de conservation fondées sur des obligations légales et des besoins opérationnels.
- Les Services des dossiers corporatifs ou le greffier municipal coordonnent l'examen, la consultation et la consolidation des calendriers.
- Les calendriers finaux sont approuvés par l'autorité responsable de l'administration municipale et appliqués dans tous les services.
Application pratique des calendriers
Les calendriers s'appliquent aux documents physiques et électroniques. Les services doivent suivre les instructions de conservation lors de la clôture des dossiers, de la migration des systèmes ou de la destruction des documents. Les documents ayant une valeur archivistique ou légale peuvent être transférés aux Archives municipales au lieu d'être détruits.
Sanctions et application
La tenue et la conservation des documents municipaux sont appliquées par des voies administratives et juridiques. Les amendes monétaires spécifiques pour non-respect des calendriers de conservation ne sont pas précisées sur les pages officielles citées.
- Responsable de l'application : Services des dossiers corporatifs, le greffier municipal ou des agents désignés surveillent la conformité et appliquent des mesures administratives.
- Escalade : directives internes, mesures correctives et renvois à l'administration supérieure sont utilisés; les montants des amendes ne sont pas précisés sur les pages citées.
- Sanctions non pécuniaires : ordres de conservation ou de production de documents, suspension administrative de destruction, renvoi aux services juridiques et procédures judiciaires lorsque des obligations statutaires ou des besoins probatoires existent.
- Inspections et plaintes : les questions relatives aux dossiers sont traitées par le greffier municipal/Services des dossiers corporatifs et par la surveillance provinciale pour l'accès et la vie privée.
- Recours et révision : les recours relatifs à l'accès ou à la vie privée sont gérés en vertu de la loi provinciale et par l'organisme de surveillance provincial; les délais exacts de recours ne sont pas précisés sur les pages municipales citées.
- Moyens de défense/discrétion : les décisions de conservation peuvent être influencées par des gelés juridiques, des demandes d'accès ou des exceptions approuvées; les procédures pour les exceptions sont gérées par les agents des dossiers.
Demandes et formulaires
La plupart des actions de conservation et de disposition sont gérées en interne par les services et les Services des dossiers corporatifs ; il n'existe pas de formulaire public unique de « calendrier de conservation » publié pour le public, et aucun numéro de formulaire spécifique n'est précisé sur la page citée.
Étapes pour le personnel et le public
- Personnel : confirmez le calendrier assigné à votre service avant de détruire des documents et consultez les Services des dossiers corporatifs en cas de gel juridique.
- Public : adressez une demande d'accès à l'information ou aux dossiers au greffier municipal pour obtenir des copies ou des détails sur la disposition.
- Signalez toute destruction ou conservation inappropriée présumée au greffier municipal et conservez tout matériau lié.
FAQ
- Qui établit les calendriers de conservation d'Edmonton ?
- L'administration municipale, coordonnée par les Services des dossiers corporatifs ou le greffier municipal, prépare et approuve les calendriers de conservation avec la contribution des services.
- Le public peut-il demander les dates de disposition ou des copies des calendriers ?
- Oui, le public peut demander des documents ou des informations sur la conservation via le greffier municipal ou les processus d'accès à l'information ; la disponibilité publique des calendriers complets varie selon le service.
- Que se passe-t-il si des documents sont détruits par erreur ?
- Les incidents sont traités par les agents des dossiers et les services juridiques ; les procédures comprennent l'examen de l'incident, des mesures administratives possibles et des notifications si la loi l'exige.
How-To
- Identifiez le type de document et le service responsable.
- Contactez les Services des dossiers corporatifs ou le coordonnateur des dossiers du service pour confirmer la période de conservation et tout gel.
- Si vous êtes un membre du public, soumettez une demande d'accès à l'information au greffier municipal pour obtenir des copies ou des détails sur la disposition.
- Si vous découvrez une destruction potentiellement inappropriée, signalez-la immédiatement au greffier municipal et conservez les éléments pertinents.
- Si vous contestez une décision, suivez la voie de recours publiée en vertu de la loi provinciale sur l'accès et la vie privée.
Points clés
- Les calendriers déterminent le moment de la disposition, pas les droits d'accès.
- Les Services des dossiers corporatifs et le greffier municipal coordonnent l'application des calendriers.
Assistance et ressources
- Site principal de la Ville d'Edmonton - Greffier / Dossiers
- Documents et archives de la Ville d'Edmonton
- Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta