Demander les ordres du jour et procès-verbaux du conseil - Edmonton
À Edmonton, Alberta, les ordres du jour et les procès-verbaux du conseil sont des archives municipales publiques publiées en ligne par la Ville d'Edmonton et disponibles auprès des Services législatifs. Ce guide explique où trouver les ordres du jour et procès-verbaux, comment demander des copies ou des archives, quand utiliser une demande formelle d'accès FOIP et quels bureaux gèrent la production, l'examen et les appels.
Où trouver les ordres du jour et procès-verbaux
La Ville d'Edmonton publie les ordres du jour, les procès-verbaux et les vidéos de réunion sur son site officiel et conserve des archives des réunions passées. Pour la plupart des demandes courantes, commencez par le dépôt en ligne et par le bureau des Services législatifs pour obtenir des copies et des documents certifiés. [1]
- Ordres du jour : généralement publiés avant les réunions du conseil ou des comités; consultez la page de la réunion pour les dates et heures.
- Procès-verbaux : les procès-verbaux définitifs sont publiés après les réunions et peuvent être consultés dans les archives.
- Contactez les Services législatifs pour des copies, des extraits certifiés ou de l'aide pour localiser des archives historiques. [2]
Quand déposer une demande FOIP
Si l'ordre du jour ou le procès-verbal dont vous avez besoin n'est pas publié ou si vous demandez des documents supplémentaires (courriels, pièces jointes, brouillons ou versions expurgées), déposez une demande d'accès à l'information en vertu du régime FOIP de l'Alberta par l'entremise du processus d'accès de la Ville d'Edmonton.[2]
- Utilisez FOIP pour les documents non publiés, les matériaux refusés ou lorsque vous avez besoin d'une décision formelle et de droits d'examen.
- Frais et coûts de traitement : non précisés sur la page de la Ville citée; consultez la page d'accès de la Ville ou communiquez avec les Services législatifs pour connaître les règles de tarification actuelles.[2]
Sanctions et application
Les infractions, amendes ou sanctions non pécuniaires liées au refus de publier ou au traitement inapproprié des ordres du jour et procès-verbaux relèvent des normes provinciales et municipales; les montants d'amendes ou les fourchettes spécifiques ne sont pas précisés sur les pages municipales citées pour la publication et les demandes courantes d'ordres du jour/procès-verbaux.[2]
- Autorité d'application : les plaintes relatives aux décisions d'accès ou aux questions de confidentialité peuvent être portées devant le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta. [3]
- Escalade : la Ville traite les demandes et les examens internes; les différends non résolus peuvent être portés devant le commissaire provincial. Les délais précis pour les appels ou les amendes statutaires ne sont pas précisés sur les pages citées.[2]
- Recours non pécuniaires : le commissaire provincial peut ordonner la divulgation, la correction de documents ou d'autres mesures appropriées.[3]
Formulaires et demandes
La Ville publie des directives et un processus pour les demandes FOIP ou d'accès à l'information; un formulaire de demande d'accès ou des instructions sont disponibles via les Services législatifs. Les frais et les pièces d'identité requises figurent sur la page d'accès de la Ville ou vous seront communiqués lors de la soumission.[2]
- Nom/objet du formulaire : formulaire de demande d'accès pour les documents détenus par la Ville d'Edmonton (voir la page d'accès de la Ville pour le formulaire actuel).
- Frais : non précisés sur la page municipale citée; renseignez-vous auprès des Services législatifs lors de la soumission.
- Soumission : en ligne ou par courrier/téléphone selon les instructions de la page d'accès de la Ville; contactez les Services législatifs pour obtenir de l'aide.
FAQ
- À quel moment les ordres du jour sont-ils publiés ?
- Les ordres du jour sont généralement publiés sur le site Web de la Ville d'Edmonton avant les réunions; consultez la page des réunions du conseil pour le calendrier de publication précis.[1]
- Puis-je obtenir des copies certifiées des procès-verbaux ?
- Oui; contactez les Services législatifs pour demander des copies certifiées ou des extraits officiels et renseignez-vous sur les frais et les délais.
- Que faire si ma demande est refusée ?
- Si la Ville refuse l'accès, demandez un examen interne, puis vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta pour enquête et ordonnances possibles.[3]
How-To
- Trouvez la réunion : recherchez la date et les documents disponibles sur la page des réunions et procès-verbaux de la Ville d'Edmonton.[1]
- Demandez des copies : si le document n'est pas en ligne, contactez les Services législatifs pour demander une copie ou un extrait certifié et suivez leurs instructions.
- Déposez une demande FOIP si nécessaire : soumettez une demande formelle d'accès à l'information par le processus d'accès de la Ville pour les documents non publiés ou refusés.
- Faites appel ou déposez une plainte : si vous n'êtes pas satisfait de la décision de la Ville, déposez une plainte ou une demande d'examen auprès du Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta.[3]
Points clés
- La plupart des ordres du jour et procès-verbaux sont publiés en ligne par la Ville d'Edmonton.
- Contactez les Services législatifs pour des copies, des extraits certifiés ou de l'aide pour trouver des archives.
- Utilisez FOIP et le commissaire provincial si des documents sont refusés ou non disponibles.
Assistance et ressources
- City of Edmonton - Council meetings and minutes
- City of Edmonton - Access to information / Legislative Services
- Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta